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供应商选择与合作关系管理工具应用指南

一、适用场景与背景

本工具适用于企业采购、供应链管理、项目合作等场景，旨在通过标准化流程规范供应商的选择、评估与管理，降低合作风险，提升供应链效率。具体包括：

新供应商引入：企业首次合作或拓展新品类时，需系统筛选合格供应商；

现有供应商优化：定期评估现有供应商绩效，淘汰不合格者，优化合作结构；

战略供应商管理：针对核心业务供应商，建立长期合作机制，提升协同效率；

项目制合作管理：如工程建设、活动策划等短期项目，对合作供应商进行全周期管控。

二、工具应用全流程操作指南

（一）前期准备：明确需求与合作目标

梳理采购需求

明确采购品类（如原材料、服务、设备等）、技术标准、质量要求、交付周期、预算范围等核心要素；

区分“常规采购”与“战略采购”，优先保障战略类供应商的稳定性。

组建评估小组

成员应包括采购负责人、技术专家、质量专员、财务代表及使用部门负责人（如生产部、市场部），保证评估维度全面；

明确小组职责：制定评估标准、实施筛选、谈判签约、绩效跟踪等。

制定供应商准入标准

根据需求设定硬性门槛（如营业执照、行业资质、ISO认证等）和软性指标（如企业规模、行业口碑、研发能力等）。

（二）供应商筛选与初步评估

信息收集

通过行业展会、招标平台、企业自荐、同行推荐等渠道收集供应商信息；

要求供应商提供《供应商基本信息表》（见模板1），包括公司背景、组织架构、主营产品、产能、合作案例等。

资质审核

核查供应商营业执照、生产许可证、相关认证证书（如ISO9001、环境认证等）的真实性与有效性；

对涉及特殊行业的供应商（如食品、医疗器械），需额外审核行业专属资质。

初步筛选

对照准入标准，剔除不符合基本要求的供应商（如产能不足、资质缺失等）；

筛选3-5家候选供应商进入详细评估环节。

（三）现场考察与深度评估

制定考察计划

明确考察重点：生产/服务流程、质量控制体系、仓储物流能力、研发实力、财务状况等；

提前3个工作日通知供应商，准备考察资料（如流程文件、检测报告、财务报表等）。

实施现场考察

评估小组按计划实地查看，记录关键信息（如设备新旧度、工人操作规范性、库存周转率等）；

与供应商负责人（如总经理、技术总监、销售经理*）沟通，知晓其合作意愿、应急处理机制等。

综合评分与排名

使用《供应商综合评估打分表》（见模板2），从“资质能力（20%）、价格水平（25%）、交货能力（20%）、服务质量（20%）、合作意愿（15%）”五个维度打分；

按总分高低排名，确定1-2家候选供应商进入谈判环节。

（四）商务谈判与合作签约

谈判准备

明确谈判核心条款：价格、付款方式、交付周期、质量违约责任、保密协议、知识产权归属等；

收集市场同类产品/服务价格数据，设定谈判底线。

开展谈判

由采购负责人主导，技术、财务人员配合，与供应商就关键条款进行磋商；

重点平衡双方利益，避免因过度压价导致供应商降低服务质量。

签订合作协议

起草《供应商合作协议》，明确双方权利义务、合作期限、终止条件、争议解决方式等；

协议需经法务审核无误后，双方法定代表人或授权代表签字盖章生效。

（五）合作过程管理与绩效跟踪

建立供应商档案

为每家合作供应商建立独立档案，记录基本信息、评估报告、合作协议、往来订单、绩效数据等；

档案需动态更新，保证信息与实际合作情况一致。

实施绩效监控

按《供应商绩效跟踪表》（见模板3）每月/季度跟踪关键指标：交货准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度、问题解决效率等；

对异常数据（如连续2次交货延迟）及时预警，要求供应商提交改进计划。

定期沟通与复盘

每季度召开供应商沟通会，反馈绩效问题，收集改进建议；

每年开展一次合作复盘，评估供应商是否满足长期合作需求，调整合作策略。

（六）供应商优化与关系维护

分级管理

根据绩效评分将供应商分为A类（战略级）、B类（优先级）、C类（合格级）、D类（淘汰级）；

A类供应商：加大合作份额，提供长期合作优惠；D类供应商：6个月内未改进则终止合作。

激励机制

对年度绩效优秀的供应商（如A类），给予“年度优秀供应商”称号、订单倾斜、付款周期缩短等奖励；

鼓励供应商参与企业新产品研发，建立创新合作机制。

风险应对

定期评估供应商经营风险（如财务危机、政策变动、供应链中断等），制定应急预案；

关键品类需储备2-3家备选供应商，避免单一供应风险。

三、核心工具模板清单

模板1：供应商基本信息表

项目

内容

公司名称

统一社会信用代码

成立时间

注册资本

企业性质

□国企□民企□外企□其他

主营业务

核心产品/服务

产能规模

主要客户案例

（近3年合作企业名称、合作项目、合作时长）

联系人信息

姓名：*职位：电话：（仅用于工作联系）

资质证书

（列出ISO9001、行业认证等证书名