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综合办公室工作程序规定制订

一、概述

综合办公室是组织日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、资源调配、沟通协调等工作。为确保工作高效、规范、有序进行，特制定本工作程序规定，明确各岗位职责、操作流程及管理要求。

二、基本原则

（一）高效性

确保各项工作在规定时间内完成，提高工作效率，避免冗余环节。

（二）规范性

遵循统一标准，确保操作流程符合实际需求，减少人为误差。

（三）协同性

加强部门间沟通，确保信息畅通，形成工作合力。

三、具体工作程序

（一）行政事务管理

1.文件管理

(1)文件收发：

-收到文件后，核对文件完整性，填写《文件收文登记表》。

-确认文件内容后，按部门或负责人分送，并记录分发情况。

-重要文件需经领导审批后执行。

(2)文件归档：

-定期整理已处理文件，按类别、时间顺序分类。

-电子文件需备份至指定存储设备，确保数据安全。

2.会议管理

(1)会议筹备：

-提前发布会议通知，明确时间、地点、议题及参会人员。

-准备会议材料，如议程、报告等，提前分发。

(2)会议执行：

-主持人控制会议节奏，确保议题得到充分讨论。

-会议记录员详细记录决议及待办事项。

-会后及时整理会议纪要，分发给相关人员。

（二）资源调配

1.办公用品管理

(1)需求申请：

-各部门按需提交办公用品申请表，经审批后采购。

(2)采购与分发：

-采购流程需遵循比价、招标等原则，确保性价比。

-办公用品入库后，按需分发至各部门，并记录使用情况。

2.场地管理

(1)预订流程：

-需用部门提前提交场地使用申请，注明用途、时间及人数。

(2)使用监督：

-确保场地按用途使用，避免浪费。

-使用后清理现场，恢复原状。

（三）沟通协调

1.内部沟通

(1)电话沟通：

-接听电话需礼貌用语，记录关键信息，及时反馈。

(2)邮件沟通：

-发送邮件需明确主题，内容简洁清晰，附件完整。

2.外部协调

(1)对外联络：

-代表组织与外部单位沟通时，需统一口径，维护组织形象。

(2)约谈管理：

-安排约谈需提前确认时间、地点及参与人员，并通知各方。

四、监督与改进

（一）定期检查

-每月对工作程序执行情况进行检查，记录问题并改进。

（二）反馈机制

-鼓励员工提出优化建议，持续完善工作流程。

一、概述

综合办公室是组织日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、资源调配、沟通协调等工作。为确保工作高效、规范、有序进行，特制定本工作程序规定，明确各岗位职责、操作流程及管理要求。

二、基本原则

（一）高效性

确保各项工作在规定时间内完成，提高工作效率，避免冗余环节。

（二）规范性

遵循统一标准，确保操作流程符合实际需求，减少人为误差。

（三）协同性

加强部门间沟通，确保信息畅通，形成工作合力。

三、具体工作程序

（一）行政事务管理

1.文件管理

(1)文件收发：

-收到文件后，核对文件完整性，包括页数、附件、封面等，确保无遗漏。

-填写《文件收文登记表》，记录文件名称、来源、日期、密级（如有）、分发范围等信息。

-依据文件重要性及分发范围，通过内部邮件、纸质传阅或直接递交方式分送文件。

-对于需多部门会审的文件，指定牵头部门并跟踪进度，确保按时完成。

-重要文件需经领导审批后执行，审批流程需按组织内部规定执行。

(2)文件归档：

-定期整理已处理文件，按类别（如会议纪要、报告、合同等）、时间顺序分类。

-纸质文件需编号、装订，存放在指定档案柜中，确保存取方便。

-电子文件需备份至指定存储设备，如服务器或移动硬盘，并定期检查备份有效性。

-归档文件需建立索引，方便后续查找，并明确保管期限。

2.会议管理

(1)会议筹备：

-提前发布会议通知，至少提前3个工作日发布，明确时间、地点、议题及参会人员。

-准备会议材料，如议程、报告、演示文稿等，提前分发至参会人员，确保提前熟悉内容。

-安排会议室，确保设备（如投影仪、音响、麦克风等）正常工作，并测试网络连接（如需）。

-指定会议记录员，并提前提供记录模板，确保记录内容完整。

(2)会议执行：

-主持人控制会议节奏，确保议题得到充分讨论，避免跑题。

-会议记录员详细记录决议及待办事项，包括负责人和完成时限。

-鼓励参会人员积极参与，及时解决讨论中提出的问题。

-会议结束后，清理会场，确保设备归位。

-会后及时整理会议纪要，分发给相关人员，并跟踪待办事项的执行情况。

（二）资源调配

1.办公用品管理

(1)需求申请：

-各部门按需提交办公用品申请表，包括物品名称、数量、用途等信息，经部门负责人签字确认。

-申请表需提交至综合办公室，由综合办公室审核后报采购。

-对于常规办公用品，可设定最低库