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企业档案管理合同

合同主体

（一）合同双方

本合同由以下双方自愿签订，旨在规范企业档案管理服务的合作关系。甲方（即委托方）为一家合法注册的企业实体，其主要负责人为__________（法定代表人姓名），注册地址位于____________________（企业地址）；乙方（即服务提供方）为一家专业从事档案管理服务的企业机构，其主要负责人为__________（法定代表人姓名），经营场所位于____________________（服务场所地址）。双方在平等、自愿的基础上，共同遵守本合同的各项条款。双方身份信息由甲方和乙方分别提供，并确保信息的真实性。

（二）合同内容

本合同的核心内容包括档案管理服务的范围、标准和实施细节。档案管理服务涉及甲方企业产生的所有业务文件、历史记录、数据资料等（统称为“企业档案”）。具体服务内容覆盖档案的收集、整理、存储、保管、查询、移交及销毁等全过程。乙方负责提供专业设施设备（如档案库房、防潮防火系统）和技术人员支持，确保档案的安全性和完整性。服务标准要求乙方定期检查和维护档案，防止丢失、损坏或未授权访问，并按照行业最佳实践进行操作。服务期限自本合同生效之日起至_____年期限届满或双方另行约定终止日期为止，服务期间乙方需定期向甲方提交服务报告。

责任与义务

（一）甲方的责任

甲方应全面配合乙方的档案管理工作，包括但不限于及时提供所需的档案文件和数据信息，确保这些资料的真实性和完整性。甲方有义务在签订合同前审查乙方的资质认证（如保密协议和行业许可证），并在合同期内履行支付义务。另外，甲方应指定专人作为档案联系人，负责协调沟通档案移交事宜（联系信息为__________）。如因甲方提供的档案不完整或错误导致服务中断，甲方承担相应责任。甲方还需遵守本合同的保密要求，不得泄露乙方的服务细节。

（二）乙方的责任

乙方承担企业档案的全面管理职责，具体包括专业化的档案分类整理、物理和电子存储方案的优化设计、定期维护和环境控制（如温度、湿度调节）等服务实施。乙方必须确保档案信息的保密性和安全性，防止泄露、丢失或被未授权访问，并在发生突发事件（如自然灾害）时及时采取应急措施保护档案。乙方有责任向甲方提供月度或季度的服务进展报告，涵盖档案存储状态、查询响应时间和风险提示。乙方不得利用档案内容进行任何未授权商业活动或外部宣传。

服务内容与标准

乙方提供的服务细节围绕档案管理生命周期展开。档案收集阶段，乙方负责制定标准化流程接收甲方移交的文件，包括扫描、录入数字档案等操作；存储阶段，乙方使用专业仓库配备防火防盗设施，并对不同敏感度档案分级存放（普通、机密、核心级别）；保管阶段，乙方每季度进行库存清点和维护，确保档案干燥清洁无破损；查询服务方面，乙方建立在线系统供甲方授权人员访问，响应时间不超过______工作日；移交或销毁阶段，乙方根据甲方指令在监督下执行销毁或转交工作，销毁后出具书面证明。服务标准参考国家档案管理规范，要求档案完好率高于百分之九十五，误差率低于百分之二。乙方需提供全天候技术支持热线（联系方式：*），处理突发咨询。

支付条款

双方约定档案管理服务的费用结构及相关支付要求。费用总额基于服务规模（如档案数量、存储空间需求）在合同附件中明确，初步估算为__________元。支付方式采用分期结算形式，甲方按季度预付服务费于签订本合同后______日内支付首付款百分之______，后续每______月支付一次，通过银行转账至乙方指定账户（账号信息保密处理）。任何延期支付需征得乙方书面同意，否则视为违约。费用调整机制规定在服务成本（如材料上涨）显著变化时，双方可协商修订合同金额。支付记录由乙方提供正式发票作为凭证。

保密条款

双方均有义务保护彼此的商业机密和档案数据，不得向任何第三方泄露或不当使用信息。保密范围涵盖本合同内容、档案内容细节、甲方企业策略以及乙方服务技术等敏感信息。乙方在存储和处理档案时需实施加密存储和访问控制，仅限授权人员操作；任何档案查询必须通过乙方内部审计追踪系统记录操作痕迹。保密义务自本合同签订之日起生效，直至合同终止后______年内持续有效。违反保密条款的一方需承担损害赔偿责任，情节严重时构成重大违约。

违约责任

任何一方未履行或不当履行本合同义务将被视为违约行为，违约方需承担相应的法律责任和经济赔偿。轻微违约（如服务延误或支付延迟）的处理流程为先书面通知违约方在______日内纠正，未纠正者支付违约金（金额为合同总额的每日万分之______计算）；重大违约（如档案泄露、服务中断或恶意破坏）时，受损方有权立即终止合同并索赔损失（计算方法以实际损害为依据）。乙方若因自身过失导致档案丢失损坏，需按市场价值赔偿甲方；甲方若拖延支付超过______月，乙方可暂停服务并追加罚款。不可抗力因素（如自然