会议记录及行动项跟进模板提升会议效果.docVIP

会议记录及行动项跟踪模板：提升会议效率与执行力的实用工具

一、适用会议类型与场景

本模板适用于各类需要明确结论、分配任务、跟踪结果的会议场景，尤其适合以下类型：

项目推进会议：如项目启动会、周进度同步会、阶段复盘会，用于明确目标、分工节点及问题解决方案；

部门协调会议：跨部门协作需求对接、资源协调会议，用于明确责任边界与协作流程；

问题解决会议：针对突发问题、流程瓶颈或客户投诉的专项讨论会，聚焦问题根因与改进措施；

决策会议：如方案评审、预算审批、战略规划会议，用于记录决策依据及后续执行计划。

二、高效会议记录与行动项跟踪全流程

（一）会前准备：为高效会议奠定基础

明确会议核心目标

召集人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”或“解决部门与部门协作流程卡点”），避免议题发散。

示例：若会议目标为“制定客户投诉处理优化方案”，则需围绕“当前问题分析、改进措施、责任分工、时间节点”展开。

提前分发会议材料

至少提前1天发送会议通知（含目标、议程、预读材料），让参会人员提前准备观点，减少现场讨论时间。

预读材料可包括：数据报表、问题清单、方案初稿等，标注需重点讨论的部分。

确认参会人员与角色

必要参会人员：与议题直接相关的决策者、执行者、资源协调者（如项目经理、部门负责人、技术骨干）；

可选参会人员：提供信息支持的人员（如数据分析师*）；

明确角色：主持人（控场）、记录人（记录关键信息）、汇报人（议题主讲）。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

会议记录需聚焦“结论”与“行动”，避免流水账，重点关注以下内容：

1.会议基本信息

记录会议名称、日期、时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。

2.议程与讨论内容

按议程顺序记录，每个议题需标注：

讨论要点：不同参会人员的核心观点（如“建议增加客户回访频次，认为需先优化回访话术”）；

争议点：未达成一致的意见（如“关于投诉处理时效，部门主张24小时，部门认为需48小时”）；

结论：最终达成的共识（如“确定投诉处理时效为36小时，特殊情况需提前报备*审批”）。

3.行动项记录（核心环节）

每项行动项需包含“5W1H”要素，保证可执行：

Who（负责人）：明确到具体个人（如“负责”“部门协助”），避免“相关负责人”等模糊表述；

What（任务内容）：具体描述要完成的工作（如“整理客户投诉TOP3问题清单”而非“处理客户投诉”）；

When（截止时间）：精确到日期（如“2023年10月20日17:00前”），避免“尽快”“本周内”等模糊时间；

Why（目标）：简述任务目的（如“为制定针对性改进措施提供数据支撑”）；

Where（输出成果）：明确交付物（如“Excel表格提交至*邮箱”“至共享文件夹‘Q3投诉优化’”）；

How（协作方式）：需他人协作时注明（如“提供历史投诉数据，负责分析原因”）。

4.实时确认与补充

记录人需在会议中复述关键结论和行动项（如“确认一下：负责完成需求调研，10月25日前提交报告，审核，是否正确？”），避免信息偏差；

对存疑信息当场核实（如数据、时间节点），会后及时向参会人员确认。

（三）会后整理与跟踪：保证执行落地

24小时内整理并分发记录

记录人需在会后24小时内完成会议记录整理，重点标注“决议事项”和“行动项”，通过邮件或协作工具（如飞书、钉钉）分发至所有参会人员；

分发时注明：“请各位核对信息，如有异议2小时内反馈，逾期视为确认”。

建立行动项跟踪表

将会议中的行动项录入跟踪表（模板见下文），设置“状态更新提醒”（如截止日前2天提醒负责人、逾期未完成自动提醒*）。

定期跟踪与复盘

每周/每日更新行动项状态（如“进行中”“已完成”“已逾期”），在下次会议开始前5分钟回顾上期行动项完成情况；

对逾期未完成的行动项，需分析原因（如资源不足、优先级调整）并制定补救措施，避免不了了之。

三、会议记录表及行动项跟踪表模板

（一）会议记录表模板

会议基本信息

会议名称

Q3产品迭代需求评审会

日期/时间

2023年10月18日14:00-16:00

地点/线上平台

公司3楼会议室/钉钉会议：*

主持人

*

记录人

*

参会人员

（产品负责人）、（记录人）、（研发负责人）、赵六（设计负责人）、*钱七（市场部代表）

缺席人员及原因

*孙八（测试负责人，临时出差）

会议目标

确定Q3产品迭代优先级，明确各需求开发时间节点及负责人

议程与讨论内容

议题1：Q3需求优先级排序

-：建议优先开发“用户权限管理”功能（当前客户投诉率30%）；-赵六：建议优先“UI界面优化”（用户满意度调研得分最低）；-结论：按“用户权限管理（优先级1）→UI界面优化（优先级2）→数据导出功能（优先级3）”排序，*