会议记录与决策跟进模板会议成果与执行计划记录.docVIP

会议记录与决策跟踪模板：会议成果与执行计划记录

一、适用场景与核心价值

本模板适用于各类需要明确成果、跟踪执行的会议场景，包括但不限于：项目启动会、周/月度例会、跨部门协调会、问题复盘会、阶段性评审会等。通过结构化记录会议关键信息，可有效解决“会议结论模糊、责任划分不清、执行进度滞后”等常见问题，保证团队对齐目标、行动一致，推动会议成果落地。

二、模板使用全流程指南

（一）会前：明确目标与准备材料

确定会议核心目标：组织者需提前明确本次会议需达成的具体成果（如“确定项目Q3里程碑”“解决部门协作卡点”），并告知参会人员。

梳理会议议程：按“议题-目标-预计时长”制定议程，提前发送给参会人，保证大家带着准备参会。

准备模板基础信息：指定记录人提前在模板中填写“会议基本信息”（会议名称、时间、地点、参会人等），避免会中遗漏。

（二）会中：聚焦关键信息记录

记录人需围绕“讨论-决策-行动”核心逻辑记录，重点捕捉以下内容：

议程概要与讨论过程：简要记录各议题的讨论要点，区分“事实陈述”（如“当前项目进度滞后5天”）、“不同观点”（如“市场部建议优先推广A功能，技术部认为需先解决Bbug”），避免记录冗余细节。

明确决策结果：对每个议题的最终结论需标注“决策编号”（如D-001、D-002），清晰记录决策内容、依据及达成共识的过程（如“经讨论，决定优先解决Bbug，依据是用户反馈中Bbug投诉占比达40%”）。

细化行动项：对需执行的任务，逐项记录“任务描述”“负责人”“截止日期”“交付物”，保证“谁来做、做什么、何时完成、交付什么”四要素明确（如“负责人：*小明；任务：完成Bbug修复方案；截止日期：2023年X月X日；交付物：《Bbug修复方案V1.0》”）。

（三）会后：整理确认与分发

24小时内完成整理：记录人根据会中记录，补充完善模板内容，保证信息准确、逻辑清晰。

参会人确认：通过邮件或即时通讯工具发送会议记录，要求参会人（尤其是行动项负责人）在2个工作日内确认，如有异议需反馈修改。

归档与同步：确认无误后，将会议记录归档至团队共享文档（如企业网盘、项目管理工具），并同步给相关方（如项目组、上级领导）。

（四）执行中：跟踪进度与更新状态

定期更新行动项状态：行动项负责人需按截止日期推进任务，每周/双周在模板中更新“完成状态”（未开始/进行中/已完成/延期）及“进展说明”（如“进行中：已完成代码修复，进入测试阶段”）。

设置跟踪节点：对长期任务（如截止日期超过1周），负责人需在模板中标注“关键节点”（如“2023年X月X日完成测试”），便于提前预警风险。

会议前回顾执行情况：每次例会前，记录人需汇总行动项执行状态，在会议中重点讨论“未按时完成”的任务，分析原因并调整计划。

三、会议记录与决策跟踪模板（示例）

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

项目Q3启动会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3号会议室/线上会议（腾讯会议ID：X）

主持人

*张经理

记录人

*李秘书

参会人员

张经理（项目总监）、王工（技术负责人）、刘主管（市场负责人）、赵专员（产品经理）

缺席人员

无

分发范围

项目组全体成员、相关部门负责人

（二）会议议程与讨论概要

序号

议题

讨论要点

1

Q3项目目标与里程碑

王工：技术团队需在8月底完成核心功能开发；刘主管：市场部目标Q3新增用户10万，需配合9月上线推广。

2

跨部门协作流程优化

赵专员：当前需求评审周期过长（平均5天），建议缩短至3天；*张经理：明确需求提报模板，技术部每日17:00前反馈评审意见。

3

资源分配与风险预案

王工：开发人员缺口2人，建议优先招聘；刘主管：推广预算需预留10%作为应急资金，应对突发舆情。

（三）会议决策记录

决策编号

决策内容

决策依据

责任人

D-001

Q3项目里程碑定为：8月31日完成核心功能开发，9月15日上线推广，9月30日达成10万新增用户

结合技术可行性、市场目标综合评估

*张经理

D-002

需求评审流程优化：需求方需提交《需求说明模板》（含背景、目标、优先级），技术部每日17:00前反馈评审意见

缩短需求周期，提升响应效率

*赵专员

D-003

增加开发人员招聘预算2万元，推广预算预留10%作为应急资金

解决资源缺口，降低风险

王工、刘主管

（四）行动项跟踪表

任务ID

任务描述

负责人

截止日期

优先级

完成状态

进展说明/备注

A-001

制定《需求说明模板》V1.0

*赵专员

2023-7-31

高

进行中

已完成初稿，待技术部反馈意见

A-002

启动开发人员招聘流程

*王工

2023-8-7

高

未开始

需对接HR发布招聘信息

A-003

制定推广预算应急资金使用方案

*刘主管

2023-8-15

中