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合同审批及风险控制流程说明书

一、适用范围与业务背景

本流程适用于公司各类对外合同的审批管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议等。通过标准化审批流程及风险控制节点，保证合同条款合法合规、权责清晰，有效防范合同签订及履行过程中的法律风险、财务风险及商业风险，保障公司合法权益。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与准备

需求提报

业务部门根据业务需求（如采购物资、提供服务、合作项目等），明确合同主体（合作方名称、统一社会信用代码等）、合同标的（名称、规格、数量等）、核心条款（价款、履行期限、质量标准等）及预期目标。

发起人需填写《合同立项申请单》，附相关依据（如采购订单、项目立项批文、合作方资质初步审核材料等），经部门负责人签字确认后，提交至法务部门备案。

合同起草

业务部门根据立项需求，使用公司《标准合同模板》起草合同文本；若无对应模板，需参考《合同条款指引》拟定，保证合同要素完整（当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等）。

起草人需核对合作方基本信息（如营业执照复印件、法定代表人身份证明等），保证主体资格合法有效（合作方需为存续企业，无经营异常、严重失信等记录）。

（二）合同评审与风险控制

部门内部评审

业务部门负责人组织部门内审，重点审核合同内容与业务需求的一致性、条款可行性（如交付周期是否满足项目进度、付款方式是否符合财务制度等），并签署评审意见。

若合同涉及跨部门协作（如采购合同需技术部门确认参数），需提前征求相关部门意见，形成《部门评审意见表》作为附件。

法务合规评审

法务部门收到合同文本及评审材料后，3个工作日内完成以下内容审核：

合同主体合法性（合作方是否具备相应资质，如特种设备销售需提供生产许可证）；

条款合规性（是否违反法律法规、是否规避公司强制性规定）；

权责对等性（双方权利义务是否明确，违约责任是否合理，是否存在“霸王条款”）；

法律风险点（如知识产权归属、不可抗力条款、争议解决方式约定是否明确）。

法务部门出具《法务评审意见书》，对存在风险的条款提出修改建议，起草人需根据意见调整文本并反馈。

财务风险评审

财务部门重点审核以下内容：

价款及支付方式是否符合公司定价策略及财务审批权限（如大额支付是否约定分期、质保金比例是否合规）；

税费承担、发票开具要求（如是否明确增值税专用发票及开具时间）；

资金风险（如预付款比例是否过高，是否约定履约保证金）；

涉及融资、担保的合同，需评估公司偿债能力及担保风险。

财务部门签署《财务评审意见表》，确认无资金风险后进入下一环节。

（三）合同审批与签署

分级审批

根据合同金额及重要性划分审批权限（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人→法务专员→财务专员；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务经理→财务经理→分管副总；

金额＞50万元或重大合同（如对外投资、并购）：业务部门负责人→法务经理→财务经理→分管副总→总经理→董事会（如需）。

审批人需在《合同审批流程表》中签署明确意见（同意/不同意/修改后同意），不同意需注明理由，发起人根据意见调整后重新提交。

最终审定与签署

合同文本经所有审批节点通过后，由法务部门复核最终版本，保证与审批意见一致，形成《合同签署版》（含所有评审意见及修改记录）。

签署人需为公司法定代表人或授权委托人（需提供《授权委托书》），签署时核对合同文本与审批版本是否一致，避免涂改；若需盖章，保证公章清晰、与合同主体名称一致，骑缝章需完整覆盖合同页缝。

（四）合同履行与归档

履行跟踪

业务部门为合同履行第一责任人，需建立《合同履行跟踪表》，记录履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点），定期向法务、财务部门反馈。

若出现履行异常（如延迟交付、质量不符），业务部门需及时与对方沟通，书面函告对方违约责任，并报分管领导协调处理，保留沟通记录（如邮件、函件签收单）。

验收与结算

合同涉及货物/服务交付的，需按约定组织验收（如技术部门验收质量、仓库部门验收数量），签署《验收合格证明》；涉及付款的，财务部门凭验收证明、发票及审批流程办理付款。

合同归档

合同履行完毕或终止后，业务部门在10个工作日内将合同正本（含附件、审批记录、履行凭证等）移交至档案管理部门，填写《合同归档登记表》；档案部门按“一合同一档”原则编号、保管，电子版同步至合同管理系统，保存期限不少于合同终止后10年。

三、流程配套表单模板

（一）合同审批流程表

审批环节

审批人

审批意见

审批时间

备注

业务部门发起

*（部门负责人）

同意

2023–

附立项申请单

法务评审

*（法务专员）

修改第5条违约责任

2023–

见法务意见书

财务评审

*（财务经理）

同意

2023–

预付款比例30%

分管副总审批

*（