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学校综合办公室资料归档规定

一、总则

为规范学校综合办公室资料归档工作，确保档案资料的系统化、科学化、规范化管理，提高档案利用效率，特制定本规定。本规定适用于综合办公室所有文件、记录、报表等资料的收集、整理、归档和保管工作。

二、资料归档范围

（一）行政管理类资料

1.学校年度工作计划、总结

2.会议纪要、会议记录

3.通知、公告、批复文件

4.人员任免、奖惩文件

5.财务报表、预算执行情况

（二）事务管理类资料

1.考勤记录、请假审批表

2.培训计划、培训记录

3.活动方案、活动总结

4.外联函件、合作协议

（三）设备管理类资料

1.资产购置清单、使用记录

2.维修记录、保养报告

3.设备报废申请及审批

三、资料归档流程

（一）资料收集

1.各部门每月5日前将上月形成的资料汇总至综合办公室。

2.综合办公室对资料进行初步审核，确保完整性、准确性。

（二）资料整理

1.按资料类别进行分类，统一编号。

2.重要资料需附目录清单，便于查阅。

3.电子资料与纸质资料同步整理，确保存储安全。

（三）资料归档

1.纸质资料使用档案盒存放，标注清晰标签。

2.电子资料存储于专用硬盘，定期备份。

3.每季度对归档资料进行一次盘点，确保无遗失、无损坏。

四、资料保管与利用

（一）保管要求

1.档案存放环境需干燥、防尘、防火。

2.重要资料需进行双备份，存放于不同地点。

3.保管期限分为短期（1-3年）、中期（4-10年）、长期（10年以上），具体根据资料重要性确定。

（二）利用流程

1.需要查阅资料时，填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后领取。

2.查阅完毕后及时归还，如有损坏需说明原因并赔偿。

3.档案借阅时间不超过5个工作日，特殊情况需延长审批。

五、资料销毁

（一）销毁条件

1.保管期满的资料。

2.无保存价值的资料（如重复文件、错误记录）。

（二）销毁流程

1.需销毁的资料需填写《档案销毁申请表》，经主管领导审批。

2.销毁过程需两人以上监督，确保资料彻底销毁，避免泄密。

3.销毁后填写《档案销毁记录表》，存档备查。

六、责任与监督

（一）责任分工

1.综合办公室负责资料归档工作的组织实施。

2.各部门负责人对本部门资料的形成和归档负责。

（二）监督机制

1.学校定期对资料归档工作进行抽查，确保符合规定。

2.发现问题及时整改，情节严重者按制度处理。

一、总则

为规范学校综合办公室资料归档工作，确保档案资料的系统化、科学化、规范化管理，提高档案利用效率，特制定本规定。本规定适用于综合办公室所有文件、记录、报表等资料的收集、整理、归档和保管工作。资料归档工作应遵循统一领导、分级负责、及时准确、安全保密的原则，确保档案资料的完整性、真实性和有效性。

二、资料归档范围

（一）行政管理类资料

1.学校年度工作计划、总结：包括学校年度工作计划草案、修订稿、最终版以及年度工作总结报告。

2.会议纪要、会议记录：包括全校性会议、部门会议等各类会议的纪要和详细记录，需注明会议时间、地点、参会人员、主要议题和决议。

3.通知、公告、批复文件：包括学校发布的各类通知、公告，以及上级部门或外部单位的批复文件。

4.人员任免、奖惩文件：包括人员任免通知、奖惩决定、表彰通报等，需附相关证明材料。

5.财务报表、预算执行情况：包括年度财务预算、决算报告，以及各季度财务报表、预算执行情况分析。

（二）事务管理类资料

1.考勤记录、请假审批表：包括员工每日考勤记录、请假申请表、审批表，以及月度考勤汇总表。

2.培训计划、培训记录：包括年度培训计划、培训课程安排、培训签到表、培训考核记录。

3.活动方案、活动总结：包括各类活动的策划方案、活动流程、参与人员名单、活动总结报告。

4.外联函件、合作协议：包括与外部单位往来函件、合作协议、会议纪要等。

（三）设备管理类资料

1.资产购置清单、使用记录：包括设备购置申请表、购置合同、验收报告、使用记录表。

2.维修记录、保养报告：包括设备维修申请表、维修合同、维修记录、保养报告。

3.设备报废申请及审批：包括设备报废申请表、报废原因说明、审批表。

三、资料归档流程

（一）资料收集

1.各部门每月5日前将上月形成的资料汇总至综合办公室，确保资料齐全、完整。

2.综合办公室对资料进行初步审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的资料及时反馈给相关部门进行补充或修改。

（二）资料整理

1.按资料类别进行分类，统一编号。例如，行政管理类资料编号为“Admin-YYYYMMDD-XXX”，事务管理类资料编号为“Mgmt-YYYYMMDD-XXX”，设备管理类资料编号为“Equip-YYYYMMDD-XXX”，其中“YY