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合同管理与审批标准化模板范例展示

一、标准化模板的应用场景与价值

在企业运营中，合同作为明确双方权利义务、规范商业行为的核心载体，其管理与审批的规范性直接影响业务效率、风险防控及合规性。标准化模板适用于以下场景：

中小企业规范化管理：通过统一模板与流程，解决合同条款不统一、审批环节混乱等问题，降低管理成本；

大型集团跨部门协作：标准化模板可保证不同子公司、部门间的合同格式一致，减少沟通成本，提升协同效率；

合规风险防控：模板预设法律合规条款，降低因条款缺失或模糊导致的法律纠纷风险；

历史合同数据追溯：标准化归档便于后续查询、审计及数据分析，为企业决策提供支持。

二、合同管理与审批标准化操作流程详解

（一）合同发起与材料准备

发起主体：业务部门根据合作需求（如采购、销售、服务等），由经办人（如“张*”）发起合同申请。

必备材料：

合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人身份证明等，需加盖对方公章）；

项目需求说明书或技术协议（明确标的、数量、质量标准等核心要素）；

previous合作记录（如有，需附履约评价表）；

内部审批单（需注明合同类型、预估金额、关键条款等）。

发起方式：通过企业OA系统或合同管理系统材料，填写《合同基本信息表》（见模板表格1），提交至部门负责人初审。

（二）合同评审与部门审核

业务部门初审：部门负责人（如“李*”）审核合同内容与业务需求的匹配度，重点核对标的、数量、价格、交付期限等是否与前期沟通一致，签署审核意见后流转至下一环节。

法务合规审核：法务专员（如“王*”）重点审核合同条款的合法性、合规性，包括：

主体资格是否有效（如合作方是否为中标单位、是否具备相关资质）；

权利义务是否对等（如违约责任、争议解决方式是否公平）；

是否存在法律风险（如知识产权条款、保密条款是否完备）；

涉及特殊行业（如建筑、医疗）的，需审核行业合规性条款。

法务审核需在3个工作日内完成，出具书面审核意见，对需修改条款明确标注修改建议。

财务审核：财务专员（如“赵*”）审核合同中的财务相关条款，包括：

金额计算是否准确（如总价、税费、支付方式是否符合财务制度）；

付款条件是否合理（如预付款比例、进度款节点、质保金约定）；

是否涉及特殊财务安排（如融资、担保等），需评估资金风险。

其他部门审核：如合同涉及技术、人力资源等，需对应部门（如技术部“刘”、人力资源部“陈”）审核专业条款，保证内容符合部门管理规范。

（三）合同审批与权限确认

分级审批权限：根据合同金额及类型，设定不同审批层级（示例）：

金额≤10万元：部门负责人+法务审核通过后，由分管副总（如“孙*”）审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总+总经理（如“周*”）审批；

金额＞50万元或重大合同（如并购、战略合作）：需提交总经理办公会集体审议。

审批意见填写：审批人需在系统中明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，对“修改后同意”的，需注明具体修改要求，发起人完成修改后重新提交审批。

审批时限：各环节审批原则上不超过3个工作日，紧急合同可缩短至1个工作日，但需注明“加急”原因并经分管副总批准。

（四）合同签署与用印管理

签署方式：

纸质合同：审批通过后，由行政部（或指定用印管理人员）根据审批单加盖企业公章或合同专用章，骑缝章需同步加盖；

电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名符合《电子签名法》要求，签署完成后自动归档。

用印申请：用印前需提交《合同用印申请表》（见模板表格2），注明合同编号、对方单位、用印份数、签署人等信息，附已审批的合同文本及审批单，经行政负责人（如“吴*”）审核后方可用印。

签署确认：合同签署后，经办人需及时将合同正本（纸质）或电子文件副本送达合作方，并获取对方签署回执（或电子签约确认函），保证双方合同文本一致。

（五）合同履行与归档管理

履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行跟踪表》（见模板表格3），记录关键节点（如交付、验收、付款）的进展情况，发觉履约异常（如延迟交付、质量不达标）时，及时启动沟通或争议解决程序。

归档要求：

归档时间：合同签署后5个工作日内完成归档；

归档材料：合同正本/电子文件、审批单、用印申请表、对方主体资格证明、附件（如技术协议、补充协议）、履行记录等；

归档方式：纸质合同按“合同编号-年度-类型”分类存放，电子合同至企业档案管理系统，设置查阅权限。

档案查询：因业务需要查询合同档案时，需填写《档案查阅申请表》（见模板表格4），经部门负责人及档案管理员（如“郑*”）审批后，可在指定地点查阅或复印，涉密合同需额外经分管副总批准。

三、合同管理核心模板表格范例

表格1：合同基本信息表

合同编号

合同类型

□采购□销售□服务□技术□其他

合同名称

签署日期

年