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采购合同操作规程计划

**一、概述**

采购合同操作规程计划旨在规范企业采购流程，确保合同签订、执行、验收等环节高效、合规。本规程计划通过明确职责分工、标准化操作步骤、强化风险控制，提升采购效率与质量，降低运营成本。适用于企业所有采购活动，包括原材料、设备、服务等的采购合同管理。

**二、采购合同操作流程**

**（一）采购需求确认**

1.**需求提交**

-各部门根据业务需求填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的规格、数量、预算及期望交付时间。

-《采购申请单》需经部门主管审核签字。

2.**需求审批**

-财务部门根据预算审核采购申请，必要时与采购部门沟通调整方案。

-采购申请按权限逐级审批（如部门经理、分管领导），审批通过后生成正式采购需求。

**（二）供应商选择与评估**

1.**供应商筛选**

-采购部门根据需求编制《供应商清单》，优先选择合格供应商（如已通过资质审核）。

-若需新增供应商，需完成《供应商评估报告》（包括资质、业绩、价格对比等）。

2.**商务谈判**

-采购人员与供应商就价格、交期、付款方式等进行谈判，形成《谈判纪要》。

-谈判结果需经采购部负责人确认。

3.**合同条款拟定**

-基于谈判结果，拟定《采购合同草案》，包含以下核心条款：

-采购物品/服务清单及规格

-交付时间与地点

-付款条件（如预付款、货到款）

-质量标准与验收方式

-违约责任与争议解决

**（三）合同审批与签订**

1.**合同内部审核**

-合同草案提交法务部门（若有）或合规专员审核，重点关注权责对等、风险控制。

-审核通过后，按权限提交管理层最终审批。

2.**合同签订**

-审批完成后，采购部门与供应商双方签字盖章，生成正式合同。

-合同正本归档至档案室，电子版存入企业ERP系统。

**（四）合同执行与监控**

1.**交付进度跟踪**

-采购部定期（如每周）与供应商确认交付计划，如遇延期需及时沟通解决方案。

-需要时启动预警机制，提前3天通知相关部门。

2.**质量验收**

-收货部门按合同约定进行验收，填写《验收报告》（合格/不合格）。

-不合格情况需在2个工作日内通知供应商，并协商退换货事宜。

3.**款项支付**

-验收合格后，财务部门核对发票、合同、验收单，确认无误后按约定支付款项。

-支付前需完成《付款审批单》的多级审核（如财务经理、总经理）。

**（五）合同归档与总结**

1.**文件归档**

-合同执行完毕后，采购部整理完整文件（合同、验收单、付款凭证等）归档，保存期限按企业档案管理制度执行（如3年）。

2.**绩效评估**

-每季度采购部对合同执行情况进行分析，形成《采购绩效报告》，内容包括：

-成本控制效果（实际成本vs预算）

-供应商履约率（如按时交付率）

-问题与改进建议

**三、风险控制与优化**

**（一）风险点及应对措施**

1.**交付延迟**

-签约前明确供应商备货能力，合同中设置延迟交付的赔偿条款。

-建立备用供应商库以备不时之需。

2.**质量不符**

-合同中约定质量检验标准及复检机制。

-要求供应商提供出厂检测报告。

3.**付款风险**

-采用分阶段付款（如30%预付、70%验收后支付）。

-严格审核供应商资质，避免信用风险。

**（二）流程优化建议**

1.**数字化管理**

-推广ERP系统，实现合同电子签批、自动提醒等功能。

-利用数据分析工具优化供应商选择。

2.**定期培训**

-每半年对采购团队进行合同条款、谈判技巧等培训。

**四、附则**

1.本规程计划自发布之日起执行，由采购部负责解释。

2.如遇特殊情况需调整流程，需经管理层批准。

**二、采购合同操作流程**

**（一）采购需求确认**

1.**需求提交**

-各部门根据业务运营需求，填写《采购申请单》，详细列明所需采购的物品或服务的具体规格、型号、数量、预期用途及预计使用周期。

-《采购申请单》需包含需求部门的主管签字确认，并简要说明采购的必要性与紧迫性。

2.**需求审批**

-采购部门在收到《采购申请单》后，需进行初步审核，确认需求的合理性与可行性，并核对其是否符合企业内部的预算管理要求。

-财务部门根据企业现行的预算规划，对采购申请进行复核，如预算有限，需与采购部门及需求部门协商调整方案或优先级。

-采购申请经财务部门复核无误后，按照企业内部的审批权限规定逐级提交审批，审批层级可能包括部门主管、分管负责人等，直至获得最终授权人的批准。

-审批通过的采购申请将作为后续采购活动的依据，并生成正式的采购需求文件，由采购部门存档备查。

**（二）供应商选择与评估**

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