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学校综合办公室协作方式指南

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，承担着沟通协调、事务管理、信息传递等多重职能。为确保高效协作，特制定本指南，明确各部门及人员的工作职责、协作流程及沟通规范。

二、协作原则

（一）明确分工

1.各部门职责清晰，避免交叉重叠。

2.事务处理遵循“谁主管、谁负责”原则。

3.重要事项需经主管领导审批确认。

（二）高效沟通

1.建立多层次沟通渠道，包括例会、即时通讯、邮件等。

2.沟通内容需简洁明确，避免歧义。

3.重大事项需同步多部门知晓。

（三）协同配合

1.主动对接，及时响应跨部门需求。

2.资源共享，避免重复劳动。

3.定期复盘协作效率，持续优化流程。

三、具体协作流程

（一）日常事务协作

1.**文件流转**：

(1)各部门提交文件需经审核后转交综合办公室。

(2)综合办公室汇总文件后分发给相关单位。

(3)处理完毕的文件按编号归档。

2.**会议安排**：

(1)提前3天提交会议申请，注明参会人员、时间、地点。

(2)综合办公室确认并通知所有参会方。

(3)会后整理会议纪要并分发给相关人员。

（二）突发事件协作

1.**应急响应**：

(1)发现事件后第一时间上报综合办公室。

(2)综合办公室协调相关部门启动应急预案。

(3)各部门按分工配合处置。

2.**信息通报**：

(1)综合办公室统一发布信息，确保口径一致。

(2)各部门需及时反馈处置进展。

(3)事件结束后形成总结报告。

（三）资源协调

1.**物资管理**：

(1)各部门需提前提交物资申请清单。

(2)综合办公室统筹采购并分配。

(3)定期盘点物资，避免浪费。

2.**场地使用**：

(1)提前预约场地需注明用途、时长。

(2)综合办公室检查场地状态并安排使用。

(3)使用后确认场地完好并恢复原状。

四、沟通规范

（一）信息传递

1.重要通知需通过邮件、公告栏等多渠道发布。

2.紧急事项需优先使用即时通讯工具。

3.沟通记录需存档备查。

（二）反馈机制

1.各部门需定期向综合办公室反馈协作情况。

2.发现问题及时提出，共同解决。

3.每季度开展协作满意度测评。

五、附则

本指南自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。各部门需严格遵守，确保协作顺畅。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，承担着沟通协调、事务管理、信息传递等多重职能。为确保高效协作，特制定本指南，明确各部门及人员的工作职责、协作流程及沟通规范。

二、协作原则

（一）明确分工

1.各部门职责清晰，避免交叉重叠。例如，教学相关的排课、成绩管理由教务处负责；人事相关的招聘、考勤由人事处负责；后勤相关的维修、采购由后勤处负责。综合办公室负责统筹协调，但不直接承担上述核心业务。

2.事务处理遵循“谁主管、谁负责”原则。例如，学生请假需由班主任审批，但需经综合办公室备案；教师请假需由系部负责人审批，但需经综合办公室备案。综合办公室负责监督流程的合规性，但不直接审批核心业务。

3.重要事项需经主管领导审批确认。例如，大型活动方案需经主管副校长审批；预算调整需经校长审批。综合办公室负责收集材料、传达意见，但不参与决策。

（二）高效沟通

1.建立多层次沟通渠道，包括例会、即时通讯、邮件等。

-**例会**：每周召开一次跨部门协调会，各部门负责人及必要人员参加，讨论本周重点事项及协作需求。

-**即时通讯**：使用学校指定的即时通讯工具（如钉钉、企业微信等），用于紧急事项的快速沟通。

-**邮件**：正式文件、通知需通过邮件发送，并抄送相关方。

2.沟通内容需简洁明确，避免歧义。例如，会议通知需注明时间、地点、参会人员、议题；文件转交需注明接收部门、处理要求、截止时间。

3.重大事项需同步多部门知晓。例如，学校政策调整需同步通知教务处、人事处、后勤处等相关部门，确保信息一致。

（三）协同配合

1.主动对接，及时响应跨部门需求。例如，教务处需提前一周向综合办公室提交考试安排需求，综合办公室需协调考场、监考人员等资源。

2.资源共享，避免重复劳动。例如，各部门需共享会议室使用情况；人事处和后勤处需共享供应商信息。

3.定期复盘协作效率，持续优化流程。例如，每季度召开一次协作复盘会，各部门总结协作中的问题及改进建议，综合办公室整理并发布优化方案。

三、具体协作流程

（一）日常事务协作

1.**文件流转**：

(1)各部门提交文件需经审核后转交综合办公室。审核内容包括：文件内容是否完整、格式是否规范、签字是否齐全。

(2)综合办公室汇总文件后分发给相关单位。分发需记录分发时间、签收人等信息。

(3)处理完毕的文件按编号归档。归档需分类别、分批次，并建立索