会议纪要撰写模板重点内容记录与总结功能.docVIP

会议纪要撰写模板：重点内容记录与总结功能工具指南

一、适用场景与价值定位

会议纪要作为会议成果的书面载体，其核心价值在于精准传递会议信息、明确行动责任、追溯决策依据。本模板主要适用于以下场景：

常规例会：如部门周会、月度总结会，需同步工作进展、明确下一阶段任务；

项目推进会：针对项目节点、风险问题集中讨论，需记录决议方案及责任人；

跨部门协调会：涉及多部门协作事项，需明确职责边界、协作流程及时间要求；

专题研讨会：围绕特定议题（如政策解读、方案优化）进行深度探讨，需提炼核心观点、分歧共识；

决策评审会：对重大事项或方案进行审议，需记录决策依据、最终结论及后续安排。

通过标准化记录与总结功能，可避免信息遗漏、责任模糊，提升会议成果落地效率，为后续工作复盘、追溯提供依据。

二、会议纪要撰写全流程操作指南

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议目标与议程

提前获取会议通知，梳理会议核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目延期风险”），重点关注议程中的关键议题（如需决策事项、待解决问题）。

若议程未明确，提前与主持人*沟通，确认讨论重点及预期成果，避免记录偏离方向。

准备会议资料与工具

收集与会议相关的背景资料（如上次会议纪要、项目方案、数据报表），便于记录时交叉核对信息；

准备记录工具：推荐使用电子文档（如Word、在线协作文档）便于实时编辑，或纸质笔记本+录音设备（需提前征得主持人*同意）辅助记录，避免遗漏关键发言。

熟悉模板结构

预览本模板“会议纪要标准化模板结构”，明确各字段填写要求（如“决议事项”需标注责任人与截止时间，“待办事项”需区分优先级），快速定位记录重点。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

记录会议基本信息

开场5分钟内，快速填写模板中的“会议基本信息”部分：包括会议名称（需体现核心议题，如“2023年Q3产品迭代方案评审会”）、时间（精确到上/下午，如“2023年7月15日14:00-16:30”）、地点（线上会议需注明平台，如“腾讯会议号X”）、主持人、参会人员（按部门/职务列出，如“市场部经理、研发部主管、设计部专员”）、缺席人员（需注明原因，如“产品部总监因出差缺席”）及记录人。

聚焦议程核心内容

按议程顺序逐项记录，重点关注“汇报类内容”的核心数据（如“项目当前进度完成70%，较计划滞后10%”）、“讨论类内容”的分歧与共识（如“市场部建议增加推广预算，研发部认为需优先优化功能，最终决议：先优化核心功能，预算暂不调整”）、“决策类内容”的明确结论（如“同意采用方案A，由设计部*专员负责3日内输出细化图纸”）。

区分“事实陈述”与“个人观点”：对发言人的观点，需标注“经理认为”“*主管提出”，避免混淆主观判断与客观事实。

标注待办与决议事项

对会议明确的“任务”“责任”“时间”三类信息，实时用特殊符号标注（如“□”待办、“△”责任、“?”时间），例如：“□下周前完成用户调研报告（△负责人：市场部*助理，?截止时间：7月22日）”。

（三）会后整理：提炼总结与完善内容

信息核对与补全

会议结束后2小时内，整理记录内容，对照录音（如有）或与参会人员*确认，补充遗漏的关键信息（如具体数据、专业术语解释），保证“决议事项”“待办事项”无遗漏、无偏差。

对模糊表述进行梳理（如“尽快推进”修改为“8月10日前完成需求评审”），避免歧义。

结构化梳理重点

按模板框架整理内容：

议程概要：用1-2句话总结每个议程项的讨论结果（如“议程1：Q3营销方案讨论→通过方案框架，预算暂按80万执行”）；

发言要点记录：按议题分类提炼核心观点（如“议题2：项目延期风险→研发部主管：因第三方接口对接延迟导致进度滞后；市场部经理：建议协调第三方优先处理，同时内部并行测试”）；

决议事项：单独列出，明确“决议内容+责任部门/人+完成时间”（如“决议1：协调第三方接口优先级→△负责人：项目经理*，?完成时间：7月18日”）；

待办事项：按优先级排序（高/中/低），标注“任务描述+负责人+协作人+截止日期”（如“待办1：用户调研报告→△负责人：市场部助理，★协作人：设计部专员，?截止：7月22日，优先级：高”）。

总结会议价值与后续计划

在“后续计划与总结”部分，提炼会议核心成果（如“明确Q3产品迭代方向，解决项目延期风险”）、遗留问题（如“第三方接口对接需持续跟踪”）及下一步关键动作（如“8月5日召开项目复盘会”）。

（四）定稿前审核：保证规范性与准确性

逻辑校验：检查会议流程是否连贯，决议与讨论内容是否一致，待办事项是否与会议结论对应。

信息补全：确认所有必填字段（如参会人员、时间、决议责任方）无遗漏，数据准确无误。

格式规范：统一字体（如标题微软雅黑加粗、宋体）、字号（标题三号、小四）、行间距（1.5倍），段落分明，重