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商务合同审批流程及条件检查清单

一、适用范围与核心目标

本模板适用于各类企业（含国企、民企、外企）在开展业务过程中，涉及采购、销售、服务、租赁、合作等各类商务合同的内部审批管理。旨在通过标准化流程与条件检查，保证合同内容合法合规、条款清晰完整、风险可控，同时提升审批效率，明确各环节责任，保障企业合法权益。

二、全流程操作步骤详解

（一）第一步：合同发起与材料准备

操作主体：业务经办人（如销售经理、采购专员等）

明确合同需求：根据业务谈判结果，确定合同标的、数量、价款、履行期限等核心要素，保证与业务目标一致。

起草合同文本：参照企业标准合同模板（或根据业务特殊性拟定新文本），明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。

准备附件材料：包括但不限于对方主体资格证明（营业执照复印件、授权委托书等）、业务背景说明（如项目立项批文、报价单、技术协议等）、过往合作记录（如有）。

输出成果：《合同审批申请表》（含合同草案及全套附件材料）

（二）第二步：前置审核（形式与主体资格检查）

操作主体：行政部/合规专员（或指定前置审核部门）

审核要点：

合同形式规范性：检查合同文本格式是否统一、编号是否唯一、关键条款（如金额、日期、签字页）是否清晰无涂改。

对方主体资格：审核对方营业执照（是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务）、授权委托书（如签约人非法定代表人，需核查授权范围、期限及是否有签字/盖章），保证签约主体合法有效。

输出成果：《前置审核意见表》（通过/不通过，注明需修改事项）

（三）第三步：业务部门审核（业务条款合理性）

操作主体：业务部门负责人（如销售总监、采购经理）

审核要点：

业务逻辑一致性：核对合同标的、数量、价格是否与业务需求、报价单、订单等一致，避免“量价不符”或“标的错误”。

履行可行性：评估合同履行期限、交付标准、验收方式是否符合企业实际能力（如产能、物流、技术条件等）。

合作风险预判：结合过往合作情况，评估对方履约能力（如付款记录、交付质量），明确风险应对措施。

输出成果：《业务部门审核意见表》（通过/需补充说明/不通过，签字确认）

（四）第四步：法务审核（合法合规性）

操作主体：法务专员/外聘律师

审核要点：

主体合法性：再次确认签约主体是否具备完全民事行为能力，无超越经营范围、无重大违法违规记录。

条款合法性：检查合同条款是否违反法律、行政法规强制性规定（如“霸王条款”、无效担保等）。

权利义务对等性：评估双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确、合理（如违约金是否过高或过低），争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确且有利。

特殊条款合规：涉及知识产权、保密、数据安全等特殊条款的，需符合行业监管要求。

输出成果：《法律风险评估意见表》（无风险/低风险/中高风险，附修改建议）

（五）第五步：财务审核（财务风险与资金安排）

操作主体：财务部负责人/财务专员

审核要点：

资金安排合理性：检查合同价款、支付方式（预付款/进度款/尾款比例）、发票类型（专票/普票）是否符合企业财务制度及预算要求。

税费成本核算：明确合同涉及税种（增值税、企业所得税等），保证税费承担方式合法合规，避免税务风险。

对方财务状况：评估对方付款信用（如通过征信报告、过往付款记录），防范坏账风险；若为长期合同，可要求对方提供担保。

输出成果：《财务审核意见表》（同意/调整建议/否决，注明资金风险点）

（六）第六步：管理层审批（重大事项决策）

操作主体：根据合同金额/重要性分级审批（如部门负责人→分管副总→总经理/董事长）

审批标准（示例，企业可自定义）：

金额≤5万元：部门负责人+分管副总审批；

5万元＜金额≤50万元：部门负责人+分管副总+总经理审批；

金额＞50万元或涉及重大战略/合作：总经理办公会/董事会审批。

审批要点：

合同是否符合企业战略发展方向；

投入产出比是否合理，是否在预算范围内；

综合评估业务、法律、财务风险，最终决策是否签署。

输出成果：《管理层审批意见表》（签字/盖章确认审批结果）

（七）第七步：用印与合同签署

操作主体：行政部（用印管理）+业务经办人（签署跟进）

操作流程：

用印申请：审批通过后，经办人持《合同审批申请表》及全套审批材料至行政部申请用印，行政部核对审批材料完整性后，按规定流程加盖企业公章/合同章（严禁“先盖章后补审批”）。

合同签署：用印后，由业务经办人与对方正式签署合同（如为多页合同，需加盖骑缝章），保证双方签字/盖章清晰、日期一致。

输出成果：签署完成的合同正本（至少一式两份，双方各执一份）

（八）第八步：合同履行与归档

操作主体：业务经办人（履行跟踪）+档案管理员（归档）

履行跟踪：合同生效后，业务部门负责跟踪履行进度（如交付、验收、付款等），及时记录履行情况，发觉问题立即上报。

归档管理：合同履行完毕