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行政资产采购与库存管理手册

一、手册概述

本手册旨在规范企业行政资产的采购流程与库存管理，保证资产合理配置、高效使用及安全保管。适用于各类企事业单位的行政管理部门、采购部门及资产使用部门，为行政办公设备、家具、低值易耗品等非生产性资产的采购、入库、领用、盘点及处置提供标准化操作指引。通过系统化管理，降低采购成本，提高资产利用率，防范资产流失风险。

二、行政资产采购管理

(一)采购需求发起与审批

需求提交流程

使用部门根据实际工作需要，填写《行政资产采购申请单》（见表1），详细列明所需资产的名称、规格型号、数量、预估单价、用途及期望到货时间。

部门负责人审核需求的合理性与必要性，重点核查资产是否属于重复购置、现有资产是否可替代使用。

行政部汇总各部门需求，进行初步整合与分类，评估是否符合年度资产采购预算。

预算审核与审批

财务部对采购申请进行预算审核，确认资金来源及额度是否充足。

根据采购金额大小执行分级审批：

单笔金额≤5000元：由行政部经理审批

5000元金额≤20000元：由行政总监审批

金额20000元：由总经理审批

审批通过后，行政部正式进入采购执行阶段。

(二)供应商选择与管理

供应商评估标准

建立合格供应商名录，定期更新。评估维度包括：

资质认证（营业执照、相关行业许可证）

产品质量（样品检测报告、用户评价）

价格水平（市场比价、历史成交价）

供货能力（生产规模、交货周期）

售后服务（质保期限、响应速度）

采购方式确定

根据资产特性及金额选择采购方式：

公开招标：单次采购金额≥50000元

邀请招标：30000元≤金额50000元

竞争性谈判：10000元≤金额30000元

询价采购：金额10000元

单一来源采购：符合特定情形（如专利产品、独家代理）

供应商谈判与合同签订

采购人员与候选供应商就价格、付款方式、交货期、质保条款等进行谈判。

达成一致后，签订《行政资产采购合同》（见表2），明确双方权利义务。

合同需经法务部审核，重要合同由总经理签字盖章。

(三)采购执行与验收

订单下达与跟踪

行政部根据审批通过的采购申请及合同，向供应商下达正式采购订单。

采购人员全程跟踪订单执行情况，保证供应商按时交货。

如遇交货延迟或质量问题，及时与供应商沟通解决方案。

到货验收流程

资产送达后，由行政部、使用部门、财务部三方共同验收。

依据采购合同及订单核对：

外观检查：包装是否完好，有无破损变形

数量核对：实物数量与订单是否一致

质量检验：功能测试是否符合技术要求

资料核对：产品说明书、合格证、保修卡等是否齐全

验收合格后，填写《资产入库验收单》（见表3），三方签字确认。

付款与归档

财务部根据验收合格单及发票，按合同约定办理付款。

采购人员将全套资料（申请单、合同、订单、验收单、发票等）整理归档，建立采购档案。

三、行政资产库存管理

(一)资产入库与编码

入库登记流程

验收合格的资产，由行政部资产管理员办理入库手续。

在《行政资产入库登记表》（见表4）中记录资产基本信息：

资产编号（按统一规则）

资产名称及规格型号

供应商信息

采购日期及金额

存放位置

保管责任人

资产编码规则

采用”类别代码-部门代码-流水号”三级编码体系：

类别代码：两位字母（如OF=办公设备，FN=办公家具，CS=办公用品）

部门代码：两位数字（如01=行政部，02=财务部，03=人力资源部）

流水号：四位数字（0001-9999）

示例：OF-01-0023表示行政部第23号办公设备

资产标签管理

为每件资产粘贴唯一标识标签，包含：

资产编号

资产名称

使用部门

购置日期

标签应粘贴在资产明显位置，不易脱落。

(二)资产领用与调拨

领用流程

使用部门填写《行政资产领用申请表》（见表5），注明所需资产编号、数量、用途及使用人。

部门负责人审批后，提交行政部办理领用手续。

资产管理员核对申请信息与库存状态，确认可领用后：

更新库存台账

办理出库手续

指导使用人填写《资产使用责任书》（见表6）

变更资产保管责任人及存放位置信息

内部调拨管理

部门之间资产调拨需填写《行政资产调拨单》（见表7），经调出部门、调入部门及行政部三方签字确认。

调拨流程：

调出部门提出申请，说明调拨原因

调入部门确认接收意愿

行政部审核调拨合理性

更新资产台账，变更保管部门及责任人

办理实物交接手续

借用管理

临时借用资产（如会议设备、展示用品等）需办理借用手续。

填写《行政资产借用登记表》（见表8），明确借用事由、归还时间及责任人。

借用期限一般不超过30天，到期需办理续借或归还手续。

(三)资产盘点与维护

定期盘点制度

实行”月度抽盘、季度全盘、年度总盘”三级盘点机制：

月度抽盘：每月随机抽查20%资产

季度全盘：每季度对所有资产进行全面盘点

年度总盘：每年1