机关单位电子档案管理规范及操作流程.docxVIP

机关单位电子档案管理规范及操作流程

在信息化浪潮席卷各行各业的今天，机关单位作为政务信息产生、流转和存储的核心枢纽，其档案管理模式正经历着从传统纸质向电子化、数字化的深刻转型。电子档案以其高效、便捷、节约的独特优势，在提升行政效能、优化决策支持、保障信息安全等方面发挥着日益重要的作用。然而，电子档案的管理并非简单的技术迁移，它涉及到一系列规范的确立和操作流程的重构。因此，建立一套科学、严谨、适用的电子档案管理规范与操作流程，是当前机关单位面临的一项紧迫而重要的任务。

一、电子档案管理的核心规范

机关单位电子档案管理工作，必须在国家相关法律法规和行业标准的框架下进行，遵循以下核心规范：

（一）遵循“四性”原则，确保档案质量

电子档案的管理首要确保其真实性、完整性、可用性和安全性（简称“四性”）。真实性是电子档案的生命线，要通过严格的身份认证、操作日志、电子签章等技术和管理手段，保证电子档案的形成过程可追溯，内容未被篡改。完整性要求电子档案的内容、结构、背景信息和元数据齐全完整，不缺漏、不丢失。可用性指电子档案在规定的时间和条件下，能够被准确检索、读取和理解，并能在不同系统和环境中保持其原有功能。安全性则贯穿于电子档案管理的全过程，包括信息内容的安全、载体的安全以及系统的安全，防止未授权访问、泄露、损坏或丢失。

（二）坚持统一领导，分级管理

电子档案管理工作应实行统一领导、分级管理的体制。单位应明确分管领导，设立或指定专门的档案管理部门（或档案员），负责本单位电子档案工作的统筹规划、制度建设、业务指导和监督检查。各业务部门应指定专人负责本部门电子文件的形成、收集、整理和移交工作，确保电子档案管理责任落实到岗、到人。

（三）实行全程管理，注重前端控制

电子档案管理应贯穿于电子文件从产生、流转、处理、归档到保管、利用、鉴定、销毁的整个生命周期。特别要强调“前端控制”理念，即在电子文件形成之初，就应按照档案管理的要求，对文件的格式、元数据、命名规则、存储路径等进行规范，从源头上保证电子档案的质量，避免后期补救的困难。

（四）推动规范对接，实现互联互通

电子档案管理系统的建设和运行，应尽可能采用国家标准和行业标准，确保电子档案的格式符合长期保存要求，并能与上下级单位、其他部门的档案管理系统以及政务信息资源共享平台实现顺畅对接和数据交换，为跨部门、跨层级的信息共享和业务协同奠定基础。

（五）保障双套制与单套制的有序过渡

在电子档案法律效力得到普遍认可和相关技术保障成熟之前，对于具有永久和长期保存价值的电子档案，可根据实际情况实行纸质档案与电子档案双套制管理。随着技术的进步和管理的规范，逐步向以电子档案为主、纸质档案为辅，最终实现单套制管理的模式过渡。

二、电子档案管理的操作流程

电子档案管理的操作流程是规范落地的具体体现，应细致、明确、可操作。

（一）电子文件的形成与收集

1.文件形成：各业务部门在日常办公中形成的各类电子文件，如公文、报表、会议纪要、研究报告、图像、音频、视频等，均属于电子档案的收集范围。形成电子文件时，应使用符合规定的办公软件和文件格式，确保文件内容准确、规范。

2.元数据采集：电子文件形成的同时，应同步采集必要的元数据，如文件标题、文号、责任者、形成日期、主题词、分类号、保管期限、密级、载体类型、软硬件环境等。元数据是电子档案管理和利用的关键信息，必须保证其准确性和完整性。

3.规范命名：电子文件应按照统一的命名规则进行命名，命名应包含能反映文件特征的关键信息，如文号、日期、主题等，便于识别和管理。

4.定期收集：业务部门档案员应定期（如每月或每季度）对本部门形成的、办理完毕且具有保存价值的电子文件进行收集、整理，确保应归档的电子文件无遗漏。

（二）电子文件的整理与著录

1.分类组卷：按照本单位档案分类方案，对收集到的电子文件进行分类、排列和组卷（或组件）。分类应科学合理，便于检索和管理。

2.著录标引：对已组卷（或组件）的电子文件进行著录，将采集到的元数据录入档案管理系统。著录项目应符合《档案著录规则》的要求，确保著录信息的准确性和规范性。对重要的电子档案，还应进行主题标引，赋予相应的检索词。

3.格式转换与封装：对于不符合长期保存要求的电子文件格式，应在归档前进行格式转换，转换为通用、开放、稳定的格式。有条件的单位，可对电子档案及其元数据进行封装，形成一个独立的、自包含的档案信息包，确保其完整性和可迁移性。

（三）电子档案的鉴定与归档

1.价值鉴定：由档案管理部门会同业务部门，根据国家有关档案保管期限表的规定，对已整理好的电子文件进行价值鉴定，确定其保管期限（永久、长期、短期）和密级。

2.技术审核：档案管理部门对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行技术审核，检查文件是否