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办公室文档管理规定

一、总则

办公室文档管理是保障公司信息有序、安全、高效流转的重要环节。为规范文档的创建、存储、使用、归档和销毁等全流程操作，特制定本管理规定。本规定适用于公司所有部门和员工，旨在提升文档管理效率，降低信息丢失风险，确保文档使用的合规性。

二、文档分类与编号

（一）文档分类

1.**业务类文档**：包括客户资料、项目方案、工作报告、会议纪要等。

2.**行政类文档**：包括公司规章制度、员工信息、办公用品采购记录等。

3.**财务类文档**：包括发票、报销单、预算表、财务报表等。

4.**技术类文档**：包括产品说明书、研发报告、操作手册等。

（二）文档编号规则

1.**编号结构**：类别代码（1位）+年份（4位）+部门代码（2位）+序号（6位），例如：业务001。

2.**代码定义**：

-类别代码：业务类（1）、行政类（2）、财务类（3）、技术类（4）。

-部门代码：按组织架构分配（如市场部01、技术部02）。

三、文档创建与存储

（一）文档创建要求

1.**格式规范**：正式文档需使用Word、Excel或PDF格式，确保字体、字号、行距统一。

2.**内容要求**：标题清晰、数据准确、无错别字，涉及日期、金额等内容需核对两次。

（二）文档存储要求

1.**电子文档**：

-存储于公司统一云盘，按部门分类建立文件夹结构。

-重要文档需备份至本地硬盘，并定期同步云端。

2.**纸质文档**：

-存储于档案柜，按编号排序，加锁保管。

-超过两年的归档文档可移至专用仓库。

四、文档使用与权限管理

（一）使用规范

1.**查阅权限**：非核心文档默认部门内共享，核心文档需经主管审批。

2.**复制限制**：禁止私自复印涉密文档，需填写《文档借用申请表》。

（二）权限申请流程

1.**申请步骤**：

(1)员工填写《文档权限申请表》，说明使用目的。

(2)部门主管审核签字。

(3)行政部登记并开通权限。

2.**权限变更**：离职或岗位变动时，需及时撤销或调整权限。

五、文档归档与销毁

（一）归档流程

1.**归档时间**：纸质文档每月终后1个月内整理归档，电子文档按季度同步。

2.**归档要求**：附目录清单，标注编号、创建日期、密级等信息。

（二）销毁规范

1.**销毁条件**：超过保管期限或内容失效的文档需销毁。

2.**销毁步骤**：

(1)填写《文档销毁申请表》，经主管审批。

(2)使用碎纸机粉碎，确保无法还原。

(3)销毁记录存档备查。

六、监督与责任

（一）监督机制

1.行政部每季度抽查文档管理情况，对违规行为进行通报。

2.全年组织一次文档管理培训，更新操作规范。

（二）责任划分

1.**员工责任**：妥善保管个人负责的文档，及时更新电子版。

2.**部门责任**：部门主管对文档分类、编号的准确性负责。

七、附则

本规定自发布之日起生效，由行政部负责解释。如遇系统升级或组织架构调整，另行修订。

一、总则

办公室文档管理是保障公司信息有序、安全、高效流转的重要环节。为规范文档的创建、存储、使用、归档和销毁等全流程操作，特制定本管理规定。本规定适用于公司所有部门和员工，旨在提升文档管理效率，降低信息丢失风险，确保文档使用的合规性。

二、文档分类与编号

（一）文档分类

1.**业务类文档**：包括客户资料、项目方案、工作报告、会议纪要等。

(1)**客户资料**：涵盖客户基本信息、沟通记录、合作历史等。

(2)**项目方案**：包含项目目标、时间表、资源分配、风险预案等。

(3)**工作报告**：分月度、季度、年度报告，涉及数据汇总、问题分析、改进建议。

(4)**会议纪要**：记录会议主题、参与者、决议事项、后续跟进人。

2.**行政类文档**：包括公司规章制度、员工信息、办公用品采购记录等。

(1)**规章制度**：涵盖考勤管理、报销流程、保密协议等。

(2)**员工信息**：包括入职登记表、培训记录、绩效评估等。

(3)**办公用品采购记录**：记录采购时间、供应商、数量、价格。

3.**财务类文档**：包括发票、报销单、预算表、财务报表等。

(1)**发票**：分类存储增值税发票、普通发票，标注开票日期、金额。

(2)**报销单**：明确报销人、事由、金额、审批流程。

(3)**预算表**：按部门、季度、年度制定，包含收入、支出预测。

(4)**财务报表**：月度利润表、资产负债表、现金流量表。

4.**技术类文档**：包括产品说明书、研发报告、操作手册等。

(1)**产品说明书**：涵盖产品功能、使用方法、技术参数。

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