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企业行政工作自动化操作手册模板

一、手册说明

本手册旨在通过自动化工具与标准化流程，提升企业行政工作效率，减少重复性操作，降低人为误差。手册适用于各类企业行政人员，涵盖会议管理、办公用品、费用报销、访客接待、员工入离职等高频行政场景，可根据企业实际需求调整工具配置与流程细节。

二、智能会议安排与管理系统

（一）适用工作场景

适用于企业内部部门例会、跨部门协调会、外部合作会议、大型会议（如年会、发布会）等各类会议的全流程管理，包括会议发起、时间协调、资源分配、通知发送、签到记录、纪要归档等环节。

（二）详细操作步骤

1.会议发起与信息填写

操作人：会议发起人（如部门主管*）

操作内容：

（1）登录企业会议管理系统（如钉钉会议、腾讯会议企业版），“新建会议”；

（2）填写会议基本信息：会议名称（如“2024年Q3销售目标研讨会”）、会议类型（内部/外部）、会议时间（起止时间，支持时区选择）、会议地点（线下会议室/线上）；

（3）添加参会人员：通过企业通讯录导入或手动输入邮箱/手机号，支持设置“可选参会人”与“必选参会人”；

（4）填写会议议程：明确各议题时间分配（如“15:00-15:30销售部汇报Q3业绩”），可相关材料（如PPT、数据报表）。

2.系统自动协调资源

触发条件：会议发起人“提交审批”后，系统自动触发资源协调流程。

操作内容：

（1）时间协调：系统同步关联参会人员的企业日历，标记冲突时间，推荐3个无冲突的备选时段供发起人选择；

（2）会议室协调：若选择线下会议，系统自动查询企业会议室库，根据参会人数、设备需求（如投影仪、视频会议设备）推荐空闲会议室，若会议室已被占用，提示更换时段或申请临时调换（需会议室管理员*审批）；

（3）设备确认：系统自动关联会议室设备清单，提前1天向设备管理员*发送设备调试提醒（如“请确认301会议室视频会议系统正常”）。

3.会议通知与提醒

触发条件：会议信息最终确认后，系统自动发送通知。

操作内容：

（1）通知方式：通过企业/邮件向参会人员发送会议通知，包含会议时间、地点/、议程、参会人员名单、附件材料；

（2）定时提醒：系统支持设置“提前1小时”“提前30分钟”“会议开始前15分钟”三次提醒，提醒消息包含“日历添加会议”“一键加入线上会议”快捷入口；

（3）外部参会人通知：对外部嘉宾，系统自动专属参会码（线上会议）或线下访客邀请函（含二维码，扫码可导航至会议室）。

4.会议签到与记录

操作人：参会人员、会议助理*

操作内容：

（1）线上签到：线上会议参会人员进入会议室时，系统自动记录签到时间（精确到分钟）；

（2）线下签到：会议室门口设置扫码签到设备（或企业签到码），参会人员扫码完成签到，系统实时签到报表（支持“迟到”“未到”“请假”状态标记）；

（3）会议纪要：会议助理通过系统“会议纪要”模块，实时记录讨论要点、决议事项、待办任务（支持语音转文字，需人工校对），关联对应参会人及截止时间。

5.会议后流程自动化

触发条件：会议结束后，系统自动触发后续流程。

操作内容：

（1）纪要与材料归档：会议纪要经会议发起人审核后，系统自动至企业知识库（按“部门+日期+会议名称”分类），同步关联会议附件材料；

（2）待办任务推送：系统向任务负责人推送待办提醒（如“请销售部*于2024年8月10日前提交Q3目标分解表”），每日更新任务进度；

（3）会议室释放：若为线下会议，系统自动释放会议室占用状态，并发送设备使用反馈问卷（如“本次会议室设备是否满足需求？”）。

（三）相关模板参考

表1：会议申请表（系统自动）

字段名称

填写示例

会议名称

2024年Q3销售目标研讨会

发起人

销售部*

会议类型

内部部门会议

会议时间

2024-08-0515:00-17:00

会议地点

3楼301会议室（线下）/腾讯会议

必选参会人

销售部全体成员、市场部*

可选参会人

产品部*

会议议程

1.Q2销售业绩回顾（30分钟）2.Q3目标分解（60分钟）3.跨部门协作讨论（30分钟）

附件材料

《Q2销售业绩报告.ppt》《Q3目标草案.xlsx》

表2：会议签到表（系统自动导出）

姓名

部门

签到时间

状态

备注（如迟到原因）

张*

销售部

2024-08-0514:55

正常

-

李*

市场部

2024-08-0515:10

迟到

路上堵车

王*

产品部

未签到

请假

事前申请

（四）操作要点与风险提示

提前测试：线上会议需提前测试网络稳定性、音视频设备，避免会议中途故障；

信息准确：会议时间、地点、参会人等信息变更时，需在系统内及时更新，系统自动重新发送通知；

权限管理：外部会议需设置“仅受邀人员可加入”，避免无关人员进入；

纪要追溯：会议纪要需经所有参会人确认后归档，保证决议内容准确，