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采购需求清单及报价分析模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业各类采购需求的全流程管理，涵盖日常办公用品采购、生产原材料采购、固定资产采购（如设备、仪器）、服务类采购（如IT运维、保洁外包）等场景。通过标准化需求提报、报价收集与分析流程，可帮助采购部门高效对接需求部门，规范采购行为，控制采购成本，保证采购过程透明、合规，同时为管理层决策提供数据支持。

二、模板操作流程详解

步骤1：采购需求发起与提报

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）

需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求清单表》（详见第三节模板），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、技术参数、用途等关键信息；

对采购预算进行初步测算，填写预估单价和总价，保证预算符合公司财务制度；

需求部门负责人对需求合理性及预算准确性进行审核签字后，提交至采购部。

关键控制点：需求描述需清晰、具体，避免使用“类似设备”“高端配置”等模糊表述；技术参数需可量化、可验证（如“分辨率1920×1080”“内存16GB”）。

步骤2：采购需求复核与确认

操作主体：采购部、需求部门

采购部收到需求清单后，重点审核需求的必要性（如是否存在闲置替代品）、预算合理性（参考历史采购数据或市场行情）、技术参数的完整性；

对存在疑问的需求，与需求部门沟通确认，必要时组织技术部门共同评审（如涉及专业设备采购）；

复核无误后，采购部确定采购方式（公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等），并启动后续询价流程。

关键控制点：技术参数过高可能导致成本浪费，过低则无法满足使用需求，需平衡实用性与经济性。

步骤3：供应商询价与资料收集

操作主体：采购部

根据采购金额、物品特性等，选择3家及以上合格供应商（紧急小额采购可不少于2家）；

向供应商发放《询价函》（需包含需求清单、技术参数、报价要求、交付时间、质保条款等），明确报价截止时间；

收集供应商反馈的报价资料，包括但不限于：报价单、营业执照复印件、相关资质证书（如3C认证、ISO认证）、产品样本/服务方案、业绩案例等。

关键控制点：供应商资质需审核（如经营范围是否包含本次采购内容、是否在有效期内），避免不合格供应商参与报价。

步骤4：报价汇总与分析

操作主体：采购部、财务部（必要时）

采购部将收集到的报价信息整理至《报价分析表》（详见第四节模板），对比各供应商的报价明细、总价、付款方式、交货期、质保期等；

计算各供应商的“价差率”（（报价-预算）/预算×100%），分析价格偏离预算的原因（如市场波动、配置差异等）；

结合供应商资质、业绩、服务能力（如售后响应速度）等进行综合评分（可采用加权评分法，价格权重建议不超过60%）；

财务部对预算合规性、报价合理性进行复核，重点关注是否存在超预算采购。

关键控制点：报价分析需综合考量“价格+质量+服务”，避免仅以最低价作为中标唯一标准。

步骤5：评审与审批

操作主体：采购评审小组（由采购部、需求部门、技术部门、财务部负责人组成）、管理层

采购评审小组召开评审会，基于《报价分析表》对各供应商进行综合评议，形成推荐意见（如“推荐A供应商为中标单位，建议签订采购合同”）；

按公司权限审批流程提交审批（如部门负责人审批、分管总审批、总经理审批）；

审批通过后，采购部向中标供应商发出《中标通知书》，未中标的供应商由采购部进行结果反馈（可简要说明未中标原因）。

关键控制点：评审过程需留存书面记录（如评审会议纪要），保证公平、公正、可追溯。

步骤6：合同签订与执行跟进

操作主体：采购部、法务部（必要时）、需求部门

采购部与中标供应商签订采购合同，明确双方权利义务（如产品规格、数量、价格、交付时间、验收标准、违约责任等）；

合同签订后，采购部跟进供应商备货、发货进度，保证按时交付；

需求部门收到货物/服务后，按合同约定进行验收（如数量清点、质量检测、服务效果评估），并签署《验收单》；

财务部凭《采购合同》《验收单》《发票》等资料办理付款手续。

关键控制点：验收环节需严格对照需求清单和技术参数，避免不合格产品/服务入库或投入使用。

三、采购需求清单表模板

字段名称

填写说明

示例

需求编号

由采购部统一编制，格式为“CG-年份-部门代码-序号”（如CG-2024-XZ-001）

CG-2024-XZ-001

申请部门

提出采购需求的部门全称

行政部

申请人

需求部门具体经办人，用“*”代替

*明

联系方式

申请人的办公电话或内线号申请日期

提交需求的日期（年/月/日）

2024-03-15

需求类别

单选：□物资类（办公用品、原材料等）□服务类（保洁、运维等）□固定资产类（设备等）

□物资类

商品/服务名称

全称，避免简称

A4复印纸（70g白色）

规格型号/技术参数

详细描述产品功能或服务要求，