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合同管理流程及风险防控指南

引言

在当前复杂多变的商业环境下，合同作为企业经营活动中明确权利义务、规范交易行为、防范经营风险的核心法律文件，其管理水平直接关系到企业的运营效率与合规安全。随着企业业务的不断拓展和内外部监管要求的日益严格，传统的合同管理模式已难以满足现代企业治理的需求。为此，构建并推行一套更为精细化、标准化、智能化的新版合同管理流程，强化全生命周期的风险防控，已成为企业提升核心竞争力、实现可持续发展的必然要求。本指南旨在结合最新的管理实践与合规要求，系统阐述新版合同管理的全流程要点及风险防控策略，以期为企业提供具有实操价值的参考。

一、新版合同管理全流程详解

新版合同管理流程强调以风险为导向，以效率为目标，覆盖合同从发起至归档的完整生命周期。

（一）合同发起与立项阶段

合同发起并非凭空产生，而是源于明确的业务需求。在此阶段，业务部门应首先进行充分的市场调研与合作方初步评估，明确合同的商业目的、核心交易条件及预期效益。随后，需提交正式的合同立项申请，详细说明交易背景、合作方基本情况、拟签订合同的主要内容、预计金额、资金来源以及初步的风险评估。此环节的关键在于确保合同的发起具有真实、合法的业务基础，杜绝虚假合同或不必要的合同签订。立项申请需经过相关业务负责人审批，以确保与公司整体战略和经营计划的一致性。

（二）合同谈判与起草阶段

立项获批后，进入合同谈判与起草环节。优先使用公司标准合同文本是降低风险、提高效率的重要原则。标准合同文本应根据法律法规变化及业务实际进行定期修订和完善。若因业务特殊需要使用非标准文本或对方提供的合同文本，业务部门应联合法务部门（或外聘律师）进行严格审核。

谈判过程中，应明确谈判底线与策略，对于关键条款（如价格、付款方式、交付标准、违约责任、知识产权归属等）需进行充分沟通与确认。重要的谈判内容应形成书面记录，作为合同起草的依据。合同文本的起草应遵循“准确、清晰、完整、严谨”的原则，避免使用模糊不清或易产生歧义的表述。对于复杂或重大合同，建议由法务部门主导或深度参与起草工作。

（三）合同审核与审批阶段

合同起草完成后，必须履行严格的内部审核与审批程序，这是合同风险防控的核心关卡。新版流程通常要求线上化流转，以确保审核的规范性和可追溯性。

1.业务部门审核：业务部门作为合同的发起方和主要履行方，需对合同的商业可行性、交易真实性、合作方履约能力及合同主要条款的谈判结果进行再次确认。

2.法务部门审核：法务部门重点审核合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性及争议解决方式的合理性。对审核中发现的风险点，应提出明确的修改意见。

3.财务部门审核：财务部门主要审核合同的付款方式、金额、税务处理、发票开具等财务相关条款是否符合公司财务制度及国家财税法规。

4.其他相关部门审核：根据合同性质及内容，可能还需要涉及技术、风控、合规等其他相关职能部门的审核，以确保合同条款在各专业领域的可行性。

审核通过后，合同需按照公司授权体系逐级上报审批。审批人应基于其职责权限，对合同的整体风险及可行性进行评估并决策。任何环节的审核或审批意见均应得到充分考虑和回应。

（四）合同签署与用印阶段

合同经最终审批通过后，方可进行签署。新版流程对签署环节的规范性要求更高：

1.签署主体确认：严格核实签约对方的主体资格，确保签约人为法定代表人或其授权的委托代理人，并查验授权委托书的真实性与有效性。

2.合同文本确认：签署前，业务部门与法务部门应共同确认最终签署文本与审批通过的版本完全一致，无任何未经审批的修改。

3.签署规范：签署应使用清晰的公章或合同专用章，个人签名应清晰可辨，并注明签署日期。多页合同应加盖骑缝章，以防文本被抽换。

4.用印管理：公司印章的使用应严格执行用印审批制度，登记用印台账，确保每一次用印都有据可查。鼓励采用电子签名技术，以提升签署效率并保障签署的安全性与便捷性。

（五）合同履行与跟踪阶段

合同签署并非结束，而是履行的开始。新版合同管理流程高度重视合同履行过程的动态跟踪与管理：

1.履约交底：合同签署后，业务部门应及时将合同主要条款、履行节点、注意事项等向相关履行人员进行交底。

2.履约跟踪：建立合同履行台账，定期跟踪合同约定的各项义务（如产品交付、服务提供、款项支付等）的履行情况，确保双方均能按约行事。

3.变更与解除管理：如在履行过程中发生情势变更，需要对合同条款进行修改或解除合同，必须履行与原合同同等的审核审批程序，严禁私下变更或解除。

4.争议处理：一旦发生合同争议，业务部门应立即与法务部门沟通，共同制定应对策略，积极通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。

（六）合同归档与后评估阶段

合同履行完毕或终止后，应及时进行归档管理。合同档案