保密文档管理制度.docxVIP

保密文档管理制度

一、概述

保密文档管理制度旨在规范公司内部各类涉密信息的收集、存储、使用、传输和销毁等环节，确保信息安全，防止信息泄露，维护公司利益。本制度适用于公司所有员工，涵盖所有涉密文档，包括纸质文档、电子文档及其他形式载体。

二、保密文档分类

（一）文档分类标准

1.根据敏感程度，涉密文档分为三级：

(1)**核心机密**：涉及公司重大商业秘密、核心技术、财务数据等，泄露可能导致重大损失。

(2)**内部机密**：涉及部门级敏感信息、未公开的经营计划、客户数据等，泄露可能造成一般性损失。

(3)**一般秘密**：涉及内部管理、非核心业务信息，泄露影响较小。

（二）分类标识

1.核心机密文档标注“★核心机密”，内部机密标注“☆内部机密”，一般秘密标注“★一般秘密”。

2.电子文档需在标题或属性中明确标注分类，并设置相应权限。

三、文档管理流程

（一）文档创建与收集

1.创建涉密文档时，需明确文档分类，并在标题或封面注明。

2.收集外部涉密文件时，需通过正式渠道交接，并记录来源和用途。

（二）文档存储与保管

1.纸质文档需存放在带锁的文件柜中，由专人保管。

(1)核心机密需双锁管理，至少两名责任人共同授权。

(2)内部机密和一般秘密由部门负责人指定专人保管。

2.电子文档需存储在加密服务器或加密文件夹中，访问需经授权。

(1)核心机密文档需设置强密码（至少12位混合字符）。

(2)定期备份，备份文件需与原文件隔离存放。

（三）文档使用与传输

1.内部使用时，需按需授权，并记录使用人及时间。

(1)核心机密文档仅限核心团队使用。

(2)内部机密文档需经部门主管审批。

2.传输涉密文档时，需通过加密渠道（如加密邮件、专用传输平台）。

(1)纸质文档需通过机要或专人递送，禁止公共渠道传输。

(2)电子文档传输需验证接收方身份，并设置自动销毁功能（如72小时后失效）。

（四）文档销毁

1.纸质文档销毁需采用碎纸机粉碎，核心机密需多次粉碎。

(1)销毁过程需有两名见证人签字确认。

(2)销毁记录存档三年。

2.电子文档销毁需通过专业软件彻底清除，不可恢复。

(1)删除前需备份重要数据，并记录销毁时间及操作人。

四、责任与监督

（一）责任划分

1.**文档创建人**：负责文档分类及初始标注。

(1)核心机密文档需经法务或高管审核。

2.**文档保管人**：负责文档安全，定期检查存放环境。

(2)违规存储将承担相应责任。

3.**使用人**：需按授权范围使用，离职时需归还所有涉密文档。

（二）监督机制

1.**定期审计**：每月抽查文档管理情况，记录存档。

(1)核心机密文档抽查比例不低于20%。

2.**违规处理**：

(1)初次违规：警告并通报批评。

(2)重复或严重违规：解除劳动合同，并追究法律责任。

五、附则

1.本制度适用于所有员工，包括临时人员及外包团队。

2.制度修订需经管理层批准，并通知全体员工。

3.未尽事宜由公司信息安全部门解释。

一、概述

保密文档管理制度旨在规范公司内部各类涉密信息的收集、存储、使用、传输和销毁等环节，确保信息安全，防止信息泄露，维护公司利益。本制度适用于公司所有员工，涵盖所有涉密文档，包括纸质文档、电子文档及其他形式载体。建立并执行本制度，是每位员工的基本职责，对于保护公司核心竞争力、规避潜在风险具有重要意义。本制度明确了不同级别文档的管理要求，规定了相关流程和责任，旨在构建全面的信息安全防护体系。

二、保密文档分类

（一）文档分类标准

1.根据敏感程度和泄露可能造成的损害，涉密文档分为三级，具体定义及影响如下：

(1)**核心机密**：指对公司具有极高风险的敏感信息，一旦泄露可能对公司造成重大经济损失、严重损害市场声誉或影响核心业务的正常运营。例如，未公开的研发技术细节、关键客户的核心商业条款、核心财务预测数据、重要的战略规划蓝图等。泄露此类信息可能导致竞争对手获得重大优势或公司面临诉讼风险。

(2)**内部机密**：指对公司具有较高风险的敏感信息，泄露可能对公司造成一般性经济损失或声誉损害，或影响部门级业务的正常开展。例如，部门级的年度工作计划、未公开的市场分析报告、非公开的内部人事变动信息、特定项目的阶段性成果（尚未对外发布）、部分客户的基本信息或合作意向等。泄露此类信息可能导致内部管理混乱或错失市场机会。

(3)**一般秘密**：指对公司风险较低，泄露仅可能造成轻微损失或无显著影响的信息。例如，内部通知（非涉及敏感数据）、一般性会议纪要（不含决策）、员工培训材料（非核心内容）、已公开或即将公开的产品信息等。泄露此类信息通常不会对公司的核心利益构成直接威胁。

（二）文档分类标识

1.为便于识别和管理，所