会议组织及纪要记录模板.docVIP

会议组织及纪要记录通用模板

一、适用会议类型

二、会议组织与纪要记录全流程

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心要素

明确会议主题：聚焦需解决的核心问题（如“Q3项目进度复盘”“新产品营销方案研讨”），避免主题发散。

确定参会人员：根据议题关联度邀请必要人员（决策层、执行层、相关协作部门），提前3天发送参会确认，标注“必须出席”或“可请假”。

设定会议时间与地点：优先选择工作日上午9:00-11:00（精力集中时段），线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、钉钉），线下会议提前预定会议室并调试设备（投影仪、麦克风、白板）。

准备会议材料

提前2天分发会议议程（含议题顺序、各环节预计时长、主讲人）、背景资料（如项目进展报告、数据报表）及预讨论问题，引导参会者提前思考。

准备签到表（含姓名、部门、联系方式）、会议记录工具（电脑+录音笔，需提前告知参会者录音）、白板或便签纸（用于头脑风暴）。

（二）会中执行：聚焦议题，高效推进

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场：明确会议目标、议程及时长，重申会议纪律（如手机静音、围绕议题发言）。

签到确认：快速核对参会人员，记录缺席者及原因（如“*（市场部）因客户拜访请假”）。

议题讨论与决策（核心环节）

按议程逐项推进，每个议题指定主讲人（如“*（技术部）汇报项目当前瓶颈”），主持人引导发言，避免偏离主题。

记录要点：采用“议题+讨论要点+关键意见+分歧点”结构记录，例如：

议题：如何优化用户注册转化率？

讨论要点：注册流程步骤过多、新用户引导不清晰。

关键意见：（产品部）建议将5步简化为3步，增加视频引导；（运营部）提出首单优惠激励。

分歧点：是否取消手机号强制验证（*（法务部）认为涉及合规风险，需进一步核实）。

决策与行动项：对达成共识的议题明确“决议事项”“负责人”“完成时限”，例如：“决议：简化注册流程，3步完成；负责人：*（产品部）；完成时间：X月X日前”。

会议收尾（5分钟）

主持人总结：复述关键决议、行动项及负责人，确认无遗漏。

明确下一步：约定下次会议时间（如有）或材料提交节点（如“各负责人于X月X日前提交方案初稿”）。

（三）会后整理：及时归档，推动执行

纪要撰写与审核

24小时内完成纪要初稿，内容包括：会议基本信息、议程执行情况、各议题讨论摘要、关键决议、行动项（负责人+时间）、待跟进问题。

提交审核：初稿经主持人*或指定负责人确认，保证信息准确、决议明确，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“X月X日前完成”）。

分发与归档

确认后1小时内通过企业内部系统（如钉钉、飞书）或邮件分发纪要，标注“请相关人员确认执行”，抄送需知会人员。

归档保存：将会议纪要、签到表、录音（需脱敏处理）、相关资料整理至指定文件夹，按“日期+会议主题”命名，保存期限不少于1年。

行动项跟踪

建立“行动项跟踪表”，每周更新负责人进度，对逾期未完成的及时提醒，保证决议落地。

三、会议模板表格

表1：会议基本信息模板

项目

内容示例

会议名称

Q3项目进度复盘会

日期

2023年X月X日

时间

9:00-11:00

地点

公司3楼会议室A（线上：腾讯会议号X）

主持人

*（项目经理）

记录人

*（行政助理）

参会人员

（研发部）、（市场部）、*（财务部）等共12人

缺席人员及原因

*（运营部）因客户拜访请假

会议主题

reviewQ3各项目进度，解决瓶颈问题

会议目标

明确Q4项目调整方向，输出关键行动项

表2：会议议程安排模板

序号

议题

主讲人

预计时长

实际时长

备注（如是否需提前准备材料）

1

Q3项目整体进展汇报

*（研发部）

20分钟

25分钟

含数据图表

2

市场反馈问题及需求梳理

*（市场部）

30分钟

28分钟

用户调研报告

3

资源协调与预算调整讨论

*（财务部）

25分钟

30分钟

4

Q4行动计划确认

全体

15分钟

12分钟

输出行动项清单

表3：会议纪要核心内容模板

议题

讨论内容摘要

关键意见（发言人+观点）

决议事项

负责人

完成时间

备注

项目进度滞后

A项目原定X月X日上线，当前开发进度延迟30%，主要因第三方接口对接问题。

（研发部）：第三方接口文档不清晰，已沟通对方，需2个工作日反馈；（项目经理）：建议优先完成核心功能，次要模块延后。

1.第三方接口问题由*（研发部）对接，X月X日前解决；2.A项目核心功能优先开发，次要模块延至X月X日。

*（研发部）

X月X日

需每日同步进度

用户反馈优化

用户反馈注册流程复杂，放弃率高达40%；建议简化步骤并增加引导。

（产品部）：可将5步注册简化为3步（手机号+验证码+设置密码）；（运营部）：增加“老用户带新”引导视频。

1.注册流程优化由（产品部）负责，X月X日前完成新版本设计；2.引导视频由（运