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采购审批流程可配置模板集

一、适用范围与典型应用场景

本模板集适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的采购审批管理场景，尤其适合需要规范化、标准化采购流程的机构。具体应用场景包括：

日常办公采购：如办公用品、耗材、低值易耗品的采购申请与审批；

资产设备采购：如电脑、打印机、生产设备等固定资产的采购流程管控；

服务类采购：如咨询、设计、维修、外包服务等项目的采购审批；

项目专项采购：如研发项目、工程建设项目中的材料、服务等采购审批；

紧急采购：需快速响应的突发性采购需求（如应急维修、临时物资补充）；

集团化企业采购：跨部门、跨分支机构的协同采购审批，需统一流程但可差异化配置权限。

二、采购审批流程操作步骤详解

（一）采购申请发起

申请人填写采购申请表

申请人根据实际需求，填写《采购申请表》（详见模板一），明确以下信息：

采购基本信息（采购名称、编号、申请部门、申请人、联系方式、申请日期）；

采购明细（物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明）；

附件材料（如市场询价单、需求说明书、技术参数要求等，根据采购金额或类型选择性）。

注意：预估金额需准确，若为多物品采购需分项列示并汇总总价。

提交申请

线上提交：通过单位OA系统、采购管理系统或指定审批平台提交申请，附件需同步；

线下提交：将纸质版《采购申请表》及附件提交至部门负责人处，同步在系统中登记备案（若有）。

（二）部门初审

部门负责人审核

部门负责人（如经理、主管）需在1个工作日内完成初审，重点审核：

采购需求的合理性（是否符合部门工作计划、预算额度）；

采购明细的完整性（规格、数量、用途是否清晰）；

附件材料的规范性（如技术参数是否明确、询价是否符合公司规定）。

初审处理

审核通过：在审批流程中“通过”，流转至下一环节（如财务审核或采购部门审核）；

审核不通过：注明驳回理由（如“超预算”“需求不明确”），退回申请人修改后重新提交。

（三）财务预算审核

财务部门审核

财务专员（如会计）或财务负责人（如财务主管）在1-2个工作日内完成审核，重点审核：

采购项目是否在年度/季度预算范围内；

预估金额与预算额度是否匹配，超预算部分是否有对应的预算调整申请；

付款方式、资金来源是否符合公司财务制度。

审核结果反馈

预算内且金额合理：通过审核，流转至采购部门或下一级审批人；

超预算或预算外：要求申请人补充《预算调整申请表》，按预算调整流程审批后再行处理；

金额或预算信息不符：驳回并要求申请人补充说明或修改。

（四）分级审批（根据采购金额/类型配置权限）

根据单位规模和管理需求，可设置多级审批权限，以下为通用分级参考（单位可根据实际调整）：

采购金额（人民币）

审批权限

审批时限

5,000元以下

部门负责人+采购部门负责人

1个工作日

5,000元-50,000元

部门负责人+采购部门负责人+分管副总（如副总）

2-3个工作日

50,000元-200,000元

部门负责人+采购部门负责人+分管副总+总经理

3-5个工作日

200,000元以上

部门负责人+采购部门负责人+分管副总+总经理+董事会（如需）

5-7个工作日

操作说明：

审批人需在规定时限内完成审批，若需延长时间需在系统中备注说明；

审批意见需明确“同意”“补充说明后同意”或“不同意”，并注明具体理由；

涉及跨部门采购（如生产部采购原材料），需增加相关业务部门（如生产部负责人）会签环节。

（五）特殊情况处理

紧急采购

定义：因突发情况（如设备故障、生产急需）需缩短采购周期的采购需求；

流程：申请人填写《紧急采购申请表》，注明紧急原因及预计完成时间，经部门负责人直接审批后（可跳过常规初审环节），同步抄送财务及采购部门，优先处理；

后续：紧急采购完成后3个工作日内，需补全常规审批手续及附件材料。

预算外采购

定义：未纳入年度/季度预算，但因业务必需需新增的采购需求；

流程：申请人填写《预算外采购申请表》，说明预算外原因（如市场变化、新增项目），经部门负责人、财务负责人、分管副总审批后，按“超200,000元”流程报总经理/董事会审批；

要求：预算外采购需严格控制，原则上每季度不超过部门预算总额的5%（单位可根据实际调整）。

（六）审批完成与执行

审批结果通知

所有审批环节完成后，系统自动《采购审批意见汇总表》（详见模板二），通知申请人及采购部门；

审批通过：采购部门根据审批结果启动采购流程（如供应商选择、合同签订）；

审批驳回：采购部门同步驳回结果给申请人，无需采购。

采购执行与反馈

采购部门在5个工作日内完成供应商选择（比价、招标等方式），并将采购结果反馈给申请人；

申请人确认采购结果无误后，配合办理入库、领用或服务验收手续。

（七）归档与记录

材料归档

审批完成的《采购申请表》《采购审批意见汇总