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组织架构与岗位描述标准手册

一、手册应用场景

本标准手册适用于企业组织管理体系搭建与优化的全流程，具体场景包括：

初创企业架构搭建：新成立企业需通过标准化设计明确部门划分与岗位权责，为初期运营提供组织保障；

业务扩张架构调整：企业进入新业务领域或规模扩大时，需重构组织架构以适配战略发展需求；

部门职能优化：现有部门存在职责交叉、效率低下等问题时，通过梳理与重新定义岗位职能提升协同效能；

新岗位设立：因业务创新或流程重组新增岗位时，需依据标准规范明确岗位定位与任职要求；

组织效能评估：定期对组织架构与岗位描述进行复盘，保证体系支撑企业战略目标落地。

二、组织架构设计与岗位描述制定流程

（一）组织架构设计步骤

步骤1：明确设计目标

核心任务：结合企业战略（如市场扩张、成本优化、数字化转型等），确定组织架构设计的核心目标（如“提升跨部门协作效率”“强化区域业务管控能力”等）。

输出物：《组织架构设计目标说明书》，明确目标优先级与衡量指标（如“决策链路缩短30%”“部门协作响应时效提升50%”）。

步骤2：梳理现有资源与业务

核心任务：分析现有人员配置、业务流程、部门职能及外部市场环境，识别当前架构的优势与痛点（如“研发与市场部门沟通壁垒”“中层管理冗余”等）。

方法工具：业务流程梳理图、现有组织架构图、员工访谈记录（访谈对象包括部门负责人、核心员工及高层管理者）。

步骤3：设计层级结构与部门划分

核心任务：

确定管理层级（如“三级架构：决策层-管理层-执行层”或“四级架构：集团-事业部-区域-门店”）；

划分部门类型（按职能划分：人力资源部、财务部；按业务划分：销售事业部、研发中心；按区域划分：华东区、华南区等）；

明确部门间汇报关系与协作机制（如“销售部向分管副总裁汇报，与市场部为协作关系”）。

输出物：《组织架构图（草案）》，标注层级、部门名称、负责人及核心职能。

步骤4：界定部门核心职责

核心任务：为每个部门明确3-5项核心职能（如“人力资源部核心职能：人才招聘、培训发展、薪酬绩效、员工关系”），避免职能重叠或空白。

方法工具：RACI矩阵（明确每个任务的负责人Responsible、审批人Accountable、咨询人Consulted、知会人Informed）。

步骤5：审核与发布

核心任务：

部门负责人审核架构草案，确认职责边界与汇报关系；

高层管理者审批通过后，正式发布《组织架构图》及《部门职责说明书》，并同步更新员工花名册与系统权限。

（二）岗位描述制定步骤

步骤1：岗位分析

核心任务：通过访谈、问卷、观察等方式，收集目标岗位的实际工作内容、流程、权限及任职要求，区分“核心任务”与“辅助任务”。

方法工具：岗位分析问卷（示例：“请列出您每天/每周的3项核心工作，每项工作耗时占比”“您认为胜任此岗位需具备哪些关键技能？”）、现场观察记录。

步骤2：确定岗位基本信息

核心任务：明确岗位的“身份标识”，包括：

岗位名称（如“高级软件工程师”“区域销售经理”）；

所属部门、直接上级、下属人数（如“销售部，直接上级为销售总监，下属3名销售代表”）；

岗位编号（按“部门代码-层级-序号”规则编制，如“HR-MGR-001”）；

岗位类型（管理岗、专业岗、操作岗）。

步骤3：描述核心职责与任务

核心任务：按“重要性排序”原则，列出岗位的5-8项核心职责，每项职责分解为1-3项具体任务，使用“动词+宾语+目标”的标准化描述（如“负责制定年度销售计划，保证完成区域目标1200万元”“统筹客户关系维护，提升客户复购率至30%”）。

禁忌：避免使用“协助”“参与”等模糊词汇，明确权责边界（如“负责项目预算审批”而非“参与项目预算审核”）。

步骤4：设定任职资格

核心任务：明确岗位的“准入标准”，区分“必要条件”与“优先条件”：

必要条件：学历（如“本科及以上”）、专业（如“计算机相关专业”）、工作经验（如“5年以上销售管理经验”）、核心技能（如“熟练使用CRM系统，具备数据分析能力”）；

优先条件：行业经验（如“有快消品行业背景者优先”）、资质证书（如“持PMP证书者优先”）、素质要求（如“具备优秀的沟通协调能力与抗压能力”）。

步骤5：编写岗位说明书

核心任务：整合上述信息，形成结构化《岗位说明书》，内容模块包括：岗位基本信息、岗位目标、核心职责与任务、任职资格、工作条件（如“出差频率：每月5-7天”）、考核要点（如“核心考核指标：销售额达成率、团队管理有效性”）。

步骤6：审核与更新

核心任务：

岗位所在部门负责人审核职责与任职要求的准确性；

HR部门复核格式规范性与企业政策一致性；

每年或业务重大调整时，对岗位说明书进行修订更新，保证与实际工作匹配。

三、标准化模板参考

（一）组织架构图模板（示例）

层级

部门名称

负责人

核心职能