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办公室文件归档存储规定

一、总则

为规范办公室文件归档存储工作，确保文件安全、完整、便于查阅利用，提高工作效率，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门和员工，旨在建立科学、规范的文件归档存储体系。

（一）文件归档范围

1.公司重大决策文件

2.项目管理文件

3.员工人事档案

4.财务会计凭证

5.行政管理文件

6.业务往来函件

7.技术研发资料

8.会议纪要

9.法律法规文件

（二）归档要求

1.及时性：文件形成后应及时整理归档，不得积压。

2.完整性：确保归档文件内容完整、无缺漏。

3.准确性：文件内容真实准确，格式规范。

4.系统性：文件按类别、时间等要素系统排列。

5.安全性：采取防火、防潮、防盗措施，确保文件安全。

二、文件整理与分类

（一）文件整理步骤

1.收集：将需要归档的文件集中收集。

2.分类：按文件性质、形成时间等进行分类。

3.排序：同一类文件按时间顺序或编号排序。

4.编目：制作文件目录，注明文件名称、日期、编号等信息。

5.装订：将文件整理成册，统一装订。

（二）文件分类标准

1.按文件性质分类：

(1)行政管理类

(2)业务管理类

(3)人事管理类

(4)财务管理类

(5)技术研发类

2.按形成时间分类：

(1)年度归档

(2)季度归档

(3)月度归档

三、归档存储方法

（一）纸质文件存储

1.选择合适的档案柜或档案箱，确保通风、防潮、防火。

2.文件存放时，保持竖直放置，避免堆叠过高。

3.定期检查文件存放环境，防止虫蛀、霉变。

4.重要文件可制作副本，异地存放。

（二）电子文件存储

1.建立电子文件管理系统，实现统一管理。

2.定期备份电子文件，防止数据丢失。

3.设置访问权限，确保文件安全。

4.电子文件命名规范，便于检索。

四、文件查阅与借阅

（一）查阅流程

1.提出申请：查阅人填写文件查阅申请表，注明查阅目的、文件范围。

2.审核批准：部门负责人审核申请，同意后签字。

3.查阅登记：档案管理员登记查阅人、查阅时间、文件名称等信息。

4.文件提供：档案管理员提供文件供查阅。

5.归还确认：查阅完毕后，档案管理员确认文件归还。

（二）借阅规定

1.借阅期限：一般文件借阅期限不超过30天，特殊情况需经批准。

2.借阅数量：每次借阅数量不超过5份，重要文件不得外借。

3.借阅责任：借阅人负责文件安全，不得损坏、涂改。

4.归还检查：归还时，档案管理员检查文件完好性。

五、档案保管期限

（一）保管期限划分

1.保管期限分为短期（1-5年）、中期（6-10年）、长期（11-30年）。

2.重要文件、永久文件需单独登记，长期保管。

（二）保管期限确定

1.根据文件性质、利用价值确定保管期限。

2.财务、人事文件一般保管期限为长期。

3.行政管理文件一般保管期限为中期。

六、档案销毁规定

（一）销毁条件

1.保管期满且无利用价值的文件。

2.涉密文件按规定程序销毁。

3.销毁文件需经审批，不得私自处理。

（二）销毁程序

1.提出申请：填写文件销毁申请表，注明销毁文件名称、数量。

2.审核批准：部门负责人及档案管理员审核，签字批准。

3.销毁实施：指定专人监督销毁过程，确保彻底销毁。

4.记录存档：销毁后，档案管理员记录销毁时间、地点、经办人等信息。

七、监督与责任

（一）监督机制

1.档案管理部门定期检查文件归档存储工作。

2.设立监督电话，接受员工举报。

3.每年进行一次档案工作评估。

（二）责任追究

1.未按规定归档文件，对责任人进行批评教育。

2.造成文件丢失、损坏，视情节轻重给予处分。

3.档案管理员玩忽职守，追究相关责任。

八、附则

（一）本规定自发布之日起施行。

（二）本规定由档案管理部门负责解释。

（三）各部门应根据本规定制定具体实施细则。

一、总则

为规范办公室文件归档存储工作，确保文件安全、完整、便于查阅利用，提高工作效率，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门和员工，旨在建立科学、规范的文件归档存储体系。

（一）文件归档范围

1.公司重大决策文件：包括公司发展战略规划、年度经营计划、重大投资决策报告、重要会议决议、公司章程及修订案等。

2.项目管理文件：包括项目立项申请、项目计划书、项目进度报告、项目验收报告、项目总结报告等。

3.员工人事档案：包括员工入职登记表、劳动合同、员工培训记录、绩效考核表、员工奖惩记录、员工离职证明等。

4.财务会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、财务报表、银行对账单、纳税申报表、资产盘点表等。

5.行政管理文件：包括公司规章制度、行政通知、办公用品采购记录、固定资产清单、会议纪要、活动方案等。

6.业务往来函件：包括客户询