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采购管理流程与成本控制指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门及相关岗位，旨在规范采购全流程操作、强化成本管控意识。具体应用场景包括：

新成立采购部门：搭建标准化采购流程，明确各环节职责分工；

采购成本偏高：通过流程优化与成本控制手段，降低采购支出；

供应商管理混乱：建立供应商准入、评估与淘汰机制，保证供应链稳定性；

跨部门协作低效：明确需求部门、采购部门、财务部门等在采购流程中的权责，减少推诿扯皮；

审计合规需求：规范采购文件与数据留存，满足内部审计与外部监管要求。

二、采购全流程操作指引

采购管理流程需遵循“需求导向、合规优先、成本可控”原则，分为需求提报与审批、供应商选择与管理、订单执行与跟踪、验收入库、付款结算、成本分析与优化六大核心环节，具体操作

（一）需求提报与审批：源头把控需求合理性

目标：保证采购需求真实、必要，且符合预算要求，避免盲目采购。

责任主体：需求部门（提报）、采购部门（审核）、财务部门（预算复核）、管理层（审批）。

操作步骤：

需求发起

需求部门根据业务计划（如生产计划、项目计划），填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预计单价、用途、需求时间、预算来源（如部门年度预算、专项项目预算）等信息，并附相关支撑材料（如BOM清单、技术参数文档、项目立项批复）。

需求初审

采购部门收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核查：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确（避免“模糊采购”，如“一批办公用品”需细化为“A4纸100包、签字笔50支”等）；

需求数量与历史消耗、业务计划是否匹配（参考历史采购数据，避免过量采购导致库存积压）；

是否存在更优替代方案（如租赁vs采购、国产vs进口）。

预算复核

财务部门对需求的预算金额进行复核，确认是否在预算范围内，若超预算需需求部门提交《预算调整申请》，说明超预算原因及解决方案。

终审与归档

根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人审批；

5000元＜金额≤5万元：采购部门负责人+财务部门负责人联合审批；

金额＞5万元：分管副总+总经理审批。

审批通过后，采购部门将《采购需求申请表》及附件归档，作为后续采购执行依据。

（二）供应商选择与管理：构建优质供应链体系

目标：通过科学筛选与动态管理，选择性价比高、服务稳定的供应商，降低合作风险。

责任主体：采购部门（主导）、需求部门（技术参数确认）、质量部门（资质审核，如涉及）。

操作步骤：

供应商寻源

公开寻源：通过行业展会、专业平台（如中国招标投标公共服务平台）、媒体广告等渠道收集供应商信息；

定向寻源：针对稀缺物料或高端服务，邀请3-5家行业内口碑较好的供应商参与；

内部推荐：鼓励公司内部员工推荐供应商（需经背景调查后方可纳入候选池）。

资质审核

采购部门对候选供应商进行资质初审，必备条件包括：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

特殊行业资质（如食品行业需《食品生产许可证》，医疗器械需《医疗器械经营许可证》）；

质量体系认证（如ISO9001、ISO14001，根据行业要求选择）；

近3年无重大违法记录（通过“信用中国”等官方渠道核查）。

询比价与评估

询价：向资质审核通过的供应商发出《询价单》，明确物料/服务规格、数量、交货期、付款方式等要求，要求供应商在2个工作日内提供书面报价（需加盖公章）。

比价：采购部门整理报价信息，填写《供应商比价表》，对比分析价格差异（需考虑运费、税费、售后服务等隐性成本）。

综合评估：成立评估小组（采购、需求、质量部门代表），从价格（权重30%）、质量（权重25%）、交货期（权重20%）、服务（权重15%）、合作稳定性（权重10%）五个维度打分（满分100分），选择得分≥80分的供应商作为候选对象。

确定供应商与合同签订

评估小组确定最终供应商后，采购部门与供应商洽谈合同条款，重点明确：

质量标准（需符合国家/行业标准及企业技术要求）；

交货期与违约责任（逾期交货按日收取货款总额0.5%的违约金）；

付款方式（如“验收合格后30天付全款”）；

知识产权与保密条款。

合同文本需经法务部门（或指定法务人员）审核无误后，双方法定代表人或授权代表签字盖章，原件交采购部门归档。

供应商动态管理

绩效评估：每季度对合作供应商进行绩效评估，指标包括：交货准时率（≥95%）、质量合格率（≥98%）、服务响应速度（24小时内反馈问题）、价格竞争力（与市场均价对比），评估结果分为优秀（≥90分）、合格（70-89分）、不合格（＜70分）。

分级管理：优秀供应商优先分配订单，可给予付款周期优惠；合格供应商维持合作；不合格供应商发出整改通知书，连续两次不合格则纳入淘汰名单，终止合作。

（三）订单执