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会议室预定及使用记录模板高效利用资源型

一、适用场景与目标

在企业、团队协作或共享办公环境中，会议室作为核心资源，常因预定冲突、使用率不均或记录缺失导致资源浪费。本模板适用于需要系统化管理会议室预定、实时监控使用状态、通过数据优化资源配置的场景，目标是通过标准化流程减少预定纠纷，提高会议室周转率，保证资源高效利用。

二、操作流程详解

（一）会议室预定阶段

查询可用资源

预定人需提前通过“会议室预定系统”或共享记录表查询目标时间段内会议室的空闲状态（需明确显示会议室编号、名称、位置、容纳人数及设备配置）。

若遇多个会议室可选，优先选择与会议规模、设备需求最匹配的空间，避免“大会议小用”或设备闲置。

填写预定信息

登记会议室编号、预定日期、具体使用时间段（精确到30分钟，如“09:00-10:30”）、预定人姓名（*某某）及所属部门、会议主题、预计参会人数、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板等）及特殊需求（如茶歇、桌型布置）。

若需连续使用或跨部门预定，需提前1个工作日提交至行政部（或资源管理部门）审核，避免资源垄断。

确认预定与通知

系统或记录表自动“预定成功”提示，同步发送会议通知至所有参会人（含会议室位置及注意事项）。

若预定后需变更或取消，需在会议开始前2小时通过系统更新状态，释放资源供他人使用。

（二）会议室使用阶段

使用前准备

预定人需提前10分钟到达会议室，检查设备是否正常运行（如投影仪开关、麦克风电量），按需求调整桌椅布局。

若设备故障，立即联系行政部报修，同时在记录表标注“设备异常”，避免后续使用者重复报修。

使用中规范

严格遵守预定时间段，会议结束时10分钟内完成设备关闭、桌面清理、垃圾带走，保证会议室恢复初始状态。

禁止在会议室存放个人物品，禁止非会议占用（如长时间空置、非会议活动），行政部将不定期巡查，对违规行为记录并提醒。

使用后记录

预定人需在“会议室使用记录表”中填写实际使用时长、设备完好情况（正常/故障/损坏）、卫生状况（合格/需清洁）及会议满意度（可选：1-5分评价）。

若发生设备损坏或场地污染，需第一时间联系行政部登记，明确责任方并跟进处理。

三、记录模板示例

（一）会议室基础信息表（供查询参考）

会议室编号

会议室名称

位置

容纳人数

核心设备

开放时间

备注

A-101

小型会议室

1号楼3层东侧

6-8人

投影仪、白板、无线麦克风

工作日8:00-18:00

无窗，需提前开灯

B-205

中型会议室

2号楼5层

15-20人

视频会议系统、投影仪、音响、茶水台

工作日8:00-20:00，周末需提前申请

含独立储物区

C-301

大型培训室

3号楼1层西侧

50人

LED屏、环绕音响、麦克风、移动桌椅

工作日8:00-18:00

需提前3天申请

（二）会议室预定记录表（动态更新）

预定编号

会议室编号

预定日期

使用时间段

预定人/部门

会议主题

预计人数

所需设备

预定状态

预定时间

变更记录

YD20240501001

A-101

2024-05-01

14:00-15:30

*某某/市场部

客户方案沟通

5

投影仪、白板

已确认

2024-04-28

无

YD20240501002

B-205

2024-05-02

09:30-11:00

*某某/技术部

项目周会

12

视频会议系统、麦克风

待审核

2024-04-29

无

YD20240501003

C-301

2024-05-03

13:00-17:00

*某某/人力资源部

新员工培训

30

LED屏、移动桌椅

已确认

2024-04-27

2024-05-02取消，改为B-205

（三）会议室使用反馈表（事后记录）

使用日期

会议室编号

使用人

实际使用时长

设备使用情况

卫生状况

会议满意度（1-5分）

问题反馈

改进建议

2024-05-01

A-101

*某某

1小时20分钟

投影仪正常，白板笔墨不足

合格

4

白板笔需补充

增备2支白板笔

2024-05-02

B-205

*某某

1小时30分钟

视频会议系统声音轻微杂音

合格

3

麦克风需调试

定期检查设备线路

2024-05-03

C-301

*某某

3小时50分钟

设备全部正常，茶水台有茶渍

需清洁

5

无

增加清洁频次

四、关键注意事项

预定规则

单次会议时长原则上不超过4小时，大型会议需提前3天申请，避免长期占用；

同一部门每日最多预定2间会议室，跨部门会议优先合并使用，减少资源分散；

节假日或非工作时间预定，需提前1个工作日提交特殊申请，经行政部审批后方可生效。

使用规范

禁止携带食物进入会议室（茶水、咖啡需使用带盖水杯，避免泼洒）；

会议期间保持安静，避免大声喧哗影响周边办公；

使用后务必关闭灯光、空调、电子设备，节约能源。

记录与反馈

使用反馈需在会