企业费用报销申请单填写规范及审核流程模板.docVIP

企业日常费用报销申请单填写规范及审核流程模板

一、适用场景

二、操作流程详解

步骤一：填写费用报销申请单

员工需在费用发生后3个工作日内，通过企业指定系统或纸质表格填写《企业日常费用报销申请单》，保证信息完整、真实。填写内容包括：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、费用归属项目（若有）；

费用明细：按费用类别（如交通费、住宿费等）逐项填写，每项需注明费用发生日期、具体事由、金额、支付方式（如现金、转账等）；

附件清单：列明所附凭证名称及数量（如行程单、消费记录、采购清单等）。

步骤二：整理并粘贴合规凭证

员工需将与费用相关的原始凭证按顺序整理，保证凭证清晰、完整，无涂改或缺失。凭证类型包括但不限于：

交通费：公共交通票据、行程单、打车记录（含时间、起点、终点）；

住宿费：酒店开具的结算单（含入住/退房日期、金额）；

餐饮/办公采购：消费明细清单、付款凭证；

所有凭证需注明“因公使用”并由申请人签字确认。

步骤三：部门负责人初审

申请人将填写完整的申请单及凭证提交至部门负责人（*）进行初审。部门负责人需核对以下内容：

费用是否属于部门预算范围内；

费用发生事由是否与部门业务相关；

凭证是否齐全、填写是否符合规范。

初审通过后，部门负责人在申请单“部门审核”栏签字并注明日期；若不符合要求，需退回申请人补充或修改。

步骤四：财务部门复审

部门审核通过后，申请单流转至财务部门（*）进行复审。财务人员重点审核：

费用是否符合企业报销标准（如交通方式限额、住宿费标准等）；

凭证的真实性、合法性（如票据抬头是否为企业全称、金额是否与申请单一致）；

计算是否准确（如总金额、税费等）。

复审通过后，财务人员在“财务审核”栏签字并录入报销系统；若发觉问题，与申请人沟通核实并要求补充材料。

步骤五：分管领导审批

根据费用金额及企业权限规定，需由分管领导（*）进行最终审批：

金额在部门权限内的，由部门负责人审批即可；

超出部门权限的，提交至分管领导审批，领导需确认费用的必要性与合规性后签字。

步骤六：报销发放

审批完成后，财务部门在5个工作日内完成报销款项支付：

线上支付：通过企业工资账户或对公账户转账至申请人指定账户；

线下支付：通知申请人领取现金或报销款。

财务人员需在系统中标记报销完成状态，并将申请单及凭证归档保存。

三、申请单模板规范

企业日常费用报销申请单

基础信息

申请人姓名

*

所属部门

申请日期

年月日

费用归属项目

（如无则填“无”）

费用明细

费用类别（如交通/住宿等）

发生日期

费用合计

（大写：）

附件清单

凭证名称（如行程单/消费记录等）

数量（份）

审批流程

部门负责人审核意见

签字：日期：

财务部门审核意见

签字：日期：

分管领导审批意见

签字：日期：

备注

（如需说明的其他事项）

四、填写与审核要点

（一）填写注意事项

信息真实准确：申请人需如实填写费用发生事由、金额等信息，不得虚报、冒领费用；

分类清晰明确：费用明细需按类别逐项填写，避免合并填写导致审核困难；

凭证完整规范：原始凭证需与申请单内容一致，缺失凭证的需在备注栏说明原因并提交证明材料；

签字确认齐全：申请人需在申请单及凭证上签字，保证责任可追溯。

（二）审核注意事项

预算符合性：部门负责人需优先审核费用是否在部门年度预算内，超预算费用需提前申请；

标准一致性：财务人员需严格按照企业《费用报销管理办法》审核标准（如住宿费上限、交通工具等级等），不得擅自放宽；

时限管理：整个审核流程需在10个工作日内完成（特殊情况除外），避免因流程延误影响员工报销；

特殊情况处理：对无法提供完整凭证的特殊情况（如紧急采购），需申请人提交书面说明并由部门负责人及分管领导共同签字确认后方可报销。

（三）违规处理

若发觉虚假报销、重复报销或违规使用报销资金等行为，企业将根据情节轻重给予申请人批评教育、扣减绩效、纪律处分等处理，情节严重者将追究法律责任。