文档编写规范与格式要求标准模板.docVIP

文档编写规范与格式要求标准模板

一、适用范围与对象

二、文档编写全流程操作指南

（一）前期准备：明确需求与框架

定位核心目标

明确文档用途（如指导操作、汇报进度、规范流程等）及核心受众（如技术人员、终端用户、管理层等），保证内容与受众需求匹配。

示例：技术文档需侧重功能实现逻辑，用户手册需侧重操作步骤清晰度。

收集与梳理资料

根据文档目标，收集相关数据、案例、参考资料（如需求文档、设计稿、测试报告等），保证信息来源可靠、数据准确。

对资料进行分类整理，剔除冗余信息，提取核心要点，形成内容素材库。

搭建文档结构

采用“总-分-总”逻辑设计文档章节。通用结构包括：封面、目录、引言（或前言）、（分章节）、结论（或总结）、附录、参考文献等。

示例：项目报告可按“项目背景-目标范围-实施过程-成果展示-问题与改进”搭建结构。

（二）内容编写：规范表达与逻辑

标题与层级规范

标题应简洁明确，概括章节核心内容，避免使用模糊或口语化表述。

层级采用“章-节-条-款”编号，格式

章：如“1项目概述”（黑体，三号，居中）

节：如“1.1项目背景”（黑体，四号，左对齐）

条：如“1.1.1立项依据”（宋体，小四，左对齐，缩进2字符）

款：如“1.1.1.1市场需求”（宋体，小四，左对齐，缩进4字符）

内容要求

语言风格：正式、客观、简洁，避免口语化、主观臆断或情绪化表达。

逻辑连贯：章节间、段落间过渡自然，可采用“首先-其次-最后”“-另”等连接词增强逻辑性。

数据与案例：数据需注明来源（如“根据2023年Q3测试数据”），案例需具体真实，可适当匿名处理（如“某客户A反馈”）。

图表与公式规范

图表：需有编号（如图1、表1）和标题（置于图表上方，宋体，五号，居中），图表内文字清晰可辨，单位统一。

示例：

图1系统架构图

公式：需有编号（如式(1)），公式居中显示，编号右对齐，变量需在中说明含义。

示例：

E=mc2(1)

（三）格式排版：统一视觉呈现

基础格式设置

字体：统一用宋体，英文和数字用TimesNewRoman；标题层级字体加粗。

字号：小四（12pt），章标题三号（16pt），节标题四号（14pt），条标题小四（12pt）加粗。

行距：固定值20磅，段前段后间距0.5行。

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm，页码居中显示在页脚。

特殊元素处理

列表：有序列表用“1.2.3.”，无序列表用“●○△”，列表项首字符对齐。

术语：首次出现的关键术语需标注英文全称（如“API（ApplicationProgrammingInterface，应用程序编程接口）”），并建立术语表（置于附录）。

引用：直接引用需注明来源（如“根据《公司管理制度》第5章规定”），间接引用需标注参考文献编号。

（四）校对与审核：保证质量与合规

自我校对

检查内容准确性：核对数据、案例、公式等是否存在错误或矛盾。

检查格式一致性：标题层级、字体字号、行距页边距等是否符合模板要求。

检查语言表达：修正错别字、语病，优化冗余表述，保证语句通顺。

交叉审核

邀请相关领域同事或专家审核内容专业性和逻辑性（如技术文档需由研发工程师审核）。

邀请目标受众代表审核易读性和实用性（如用户手册需由普通用户测试操作步骤是否清晰）。

修订与定稿

根据审核意见逐条修订，记录修订内容（可在文档末尾添加“修订记录表”，注明版本号、修订人、修订日期、修订内容）。

最终定稿需经项目负责人或部门负责人审批确认，保证文档合规且满足发布要求。

三、标准文档结构模板表

章节标题

内容要点

格式要求示例

备注

封面

文档名称、版本号、密级（如“内部公开”“机密”）、编制人、审核人、发布日期

文档名称：黑体，二号，居中；其他信息：宋体，小四，居中，分两行排列

密级需根据文档敏感度标注，涉密文档需遵守公司保密规定

目录

章节标题及对应页码（自动）

宋体，小四，1.5倍行距，页码右对齐

章节超过3级时建议只显示前3级，目录页码需与一致

引言/前言

文档编写目的、适用范围、背景说明、阅读说明（如“建议先阅读第2章”）

首行缩进2字符，宋体，小四，1.5倍行距

避免与内容重复，侧重说明“为什么编写此文档”

按章节展开核心内容（如“1项目概述”“2功能实现”）

章黑体，三号，居中；节黑体，四号，左对齐；宋体，小四

每章另起一页，章节内容需支撑引言中提出的目标

结论/总结

核心成果提炼、问题与改进建议、后续展望

首行缩进2字符，宋体，小四，1.5倍行距，可分点列出

避免重复内容，侧重“总结与展望”

附录

补充说明材料（如术语表、数据报表、代码片段、图表原图等）

附录“附录A”（黑体，四号，左对齐）；内容：宋体，小四

非必需内容，根据实际需要添加，不影响阅读