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合同管理制度范本与流程

合同管理制度

一、总则

为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构签订的各类合同。

二、合同管理部门及职责

公司设立合同管理部门，负责公司合同的全面管理工作。合同管理部门的主要职责包括：

1.制定和完善公司合同管理制度和流程；

2.组织合同的评审工作，对合同的合法性、合规性、可行性进行审查；

3.监督合同的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题；

4.建立合同档案，对合同进行分类、编号、归档和保管；

5.组织合同管理人员的培训和学习，提高合同管理水平；

6.处理合同纠纷，维护公司的合法权益。

各业务部门负责本部门业务范围内合同的谈判、起草、签订和履行工作，并配合合同管理部门做好合同的评审、归档等工作。

三、合同签订前的准备工作

1.市场调研与需求分析

业务部门在签订合同前，应进行充分的市场调研，了解市场行情、供应商或客户的信誉和实力等情况。同时，结合公司的实际需求，明确合同的标的、数量、质量、价格、履行期限等主要条款。

2.对方主体资格审查

业务部门应对合同对方的主体资格进行严格审查，要求对方提供营业执照、税务登记证、资质证书等相关证件的原件或复印件，并进行核实。对于重要合同，还应进行实地考察，了解对方的生产经营状况、财务状况等。

3.拟定合同条款

业务部门应根据市场调研和对方主体资格审查的结果，拟定合同条款。合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义的语言。对于合同中的主要条款，如标的、数量、质量、价格、履行期限、违约责任等，应进行详细约定。

4.合同文本选择

业务部门应优先使用公司制定的合同示范文本。如果没有合适的合同示范文本，可以参考相关法律法规和行业惯例，拟定合同文本。在使用对方提供的合同文本时，应进行认真审查，确保合同条款符合公司的利益。

四、合同的评审

1.评审流程

业务部门拟定合同文本后，应将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行评审。合同管理部门收到合同文本后，应组织相关部门和人员进行评审。评审人员应根据各自的职责，对合同的合法性、合规性、可行性等方面进行审查，并提出评审意见。

2.评审内容

合法性审查：审查合同是否符合国家法律法规的规定，是否存在违反法律法规强制性规定的条款。

合规性审查：审查合同是否符合公司的规章制度和内部管理要求，是否存在损害公司利益的条款。

可行性审查：审查合同的履行是否具有可行性，是否存在履行困难或无法履行的情况。

风险评估：对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，并提出相应的防范措施。

3.评审意见处理

合同管理部门应将评审意见反馈给业务部门。业务部门应根据评审意见对合同文本进行修改和完善。如果业务部门对评审意见有异议，可以与合同管理部门进行沟通协商，达成一致意见后对合同文本进行修改。

五、合同的签订

1.授权委托

公司法定代表人是公司签订合同的法定代表人。法定代表人可以根据需要授权其他人员签订合同。被授权人员应在授权范围内签订合同，并承担相应的法律责任。

2.签字盖章

合同经评审通过后，由业务部门负责与对方签订合同。合同签订时，应确保合同双方的签字、盖章真实有效。对于重要合同，应要求对方提供法定代表人身份证明书或授权委托书。

3.合同备案

合同签订后，业务部门应将合同副本一份及时送交合同管理部门备案。合同管理部门应将合同备案信息录入合同管理系统，并建立合同档案。

六、合同的履行

1.履行跟踪

业务部门应负责合同的履行跟踪工作，及时了解合同对方的履行情况。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与对方沟通协商，寻求解决方案。

2.变更与解除

在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面变更或解除协议。变更或解除协议应经合同管理部门评审通过后生效。

3.验收与结算

合同履行完毕后，业务部门应组织相关人员对合同标的进行验收。验收合格后，业务部门应按照合同约定及时办理结算手续。

七、合同的归档与保管

1.归档要求

合同管理部门应按照合同的类别、签订时间、履行情况等进行分类归档。合同档案应包括合同文本、评审意见、变更或解除协议、验收报告、结算凭证等相关资料。

2.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和履行情况确定。一般情况下，合同档案的保管期限为合同履行完毕后[X]年。对于重要合同，合同档案的保管期限应适当延长。

3.查阅与借阅

公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅人员应妥善保管合同档案，不得泄露合