合同履行跟进与续约提醒清单工具.docVIP

合同履行跟踪与续约提醒清单工具使用指南

一、适用工作场景与目标

本工具适用于企业法务部门、业务部门及行政岗位对合同全生命周期管理，尤其适用于需同时跟进多份合同履行进度、避免关键节点遗漏的场景。常见使用场景包括：

企业法务专员需监控数十份合同的付款、交付、验收等履行节点，防范违约风险；

销售经理需跟踪客户合同的续约窗口期，保证业务连续性；

行政部门负责统一归档合同并提醒相关部门履行义务，避免因信息滞后导致纠纷。

通过结构化清单模板与标准化流程，可实现“合同信息集中化、节点跟踪可视化、续约提醒前置化”，降低人为疏漏，提升合同管理效率。

二、工具使用全流程指南

（一）合同信息初始化录入：建立基础档案

目标：完整记录合同核心信息，为后续跟踪奠定数据基础。

操作步骤：

收集合同原件，提取关键信息填入《合同履行跟踪与续约清单》（模板见第三部分），必填字段包括：

合同编号（按公司规则编码，如“HT-2024-X”）；

合同名称（需体现签约主体与核心内容，如“公司与设备采购合同”）；

签约主体（甲方、乙方全称，与合同公章一致）；

签订日期、合同生效日期、合同终止日期；

合同总金额、币种、付款方式（如“分期付款，首付30%验收后付，尾款70%质保期满后付”）；

关键条款摘要（如交付周期、验收标准、违约责任、续约条件等）。

扫描合同原件及补充协议，作为电子附件存档，在清单中标注“附件路径”（如“服务器-合同部-2024年-项目”）。

（二）履行节点与续约条件设置：明确跟踪要点

目标：拆解合同履行流程，识别关键节点并设定提醒时间，避免遗漏。

操作步骤：

梳理合同履行里程碑，按时间顺序列出需跟踪的节点，例如：

付款类：首付款支付日、进度款支付日、尾款支付日；

交付类：货物交付日、服务启动日、阶段性成果提交日；

验收类：预验收日、最终验收日、质保期起始日；

其他：保函提交日、许可证办理日等。

为每个节点设定“计划日期”“负责人”“完成状态”，并配置提醒规则：

节点前3-5天：通过OA系统或邮件向负责人发送“待办提醒”；

节点当天：再次推送“紧急提醒”，确认是否按期履行；

节点逾期：自动标记“异常状态”，触发法务部门介入跟进。

明确续约触发条件，例如：

合同到期前60天（长期合同可提前90天）：自动评估续约资格（如履约评价、客户信用等）；

合同中约定“续约需提前书面通知”的，在提醒中标注“需准备续约函”。

（三）跟踪执行与记录更新：动态监控进度

目标：实时更新节点状态，记录履行过程中的异常情况，保证信息准确。

操作步骤：

负责人需在节点完成后1个工作日内，在清单中更新“实际日期”“完成状态”（如“已完成”“部分完成”“未完成”），并履行证明材料（如验收单、付款凭证、沟通记录）。

对于“未完成”或“部分完成”节点，需在“备注”栏说明原因（如“因客户原因延迟交付”“供应商发票未开”），并制定《问题跟踪表》，明确解决措施、责任人及新时间节点。

法务部门每周核对清单数据，检查是否存在节点逾期未更新情况，对异常节点发起跨部门沟通会议（如销售、采购、财务参与），推动问题解决。

（四）续约提醒与流程启动：提前锁定业务机会

目标：在续约窗口期内完成客户沟通、条款谈判及新合同签订，避免业务中断。

操作步骤：

系统在合同到期前60天自动“续约提醒”，提醒内容包括：合同基本信息、续约条件、历史履约评价（如“近1年按时付款率100%，验收通过率95%”）。

销售经理/业务负责人根据提醒，启动续约流程：

第一步：与客户沟通续约意向，确认是否继续合作；

第二步：若客户同意续约，评估需调整的条款（如价格、服务范围），准备续约草案；

第三步：法务部门审核续约条款，保证合法合规后提交审批；

第四步：与客户签订新合同，更新清单中的“合同编号”“终止日期”等信息。

若客户决定不再续约，需在清单中标注“终止原因”，并完成合同归档（如“客户战略调整，项目停止”）。

（五）数据归档与复盘优化：沉淀管理经验

目标：完成合同闭环管理，通过数据分析优化未来合同管理流程。

操作步骤：

合同终止（或履行完毕）后，将清单、附件、问题跟踪表等整理成“合同档案包”，按“合同编号-年份”分类归档（电子版存服务器，纸质版存档案室）。

每季度/半年组织复盘会议，分析清单数据：

统计高频异常节点（如“验收延迟占比30%”），针对性优化合同条款（如明确验收时限、违约责任）；

评估续约提醒时间是否合理（如“60天提醒是否充足”），根据合同类型（长期/短期）调整提醒周期；

更新模板内容，增加新出现的合同类型或节点（如“数据安全合规条款履行节点”）。

三、合同履行跟踪与续约清单模板

合同基本信息

合同编号

HT-2024-X

合同名称

公司与设备采购合同

签约主体（甲方）

有限公司

签约主体（乙方）

科技有限公司

签订日期

20