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合同编号管理制度

合同编号管理制度

一、总则

为加强公司合同管理，规范合同编号的编制、使用和管理，确保合同信息的准确识别、快速查询和有效跟踪，提高合同管理的效率和质量，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门、各分支机构签订的各类合同。

二、合同编号的定义和作用

合同编号是公司为每份合同赋予的唯一识别代码，它贯穿于合同从签订到履行完毕的全过程。通过合同编号，能够快速准确地定位合同，便于合同的分类统计、存档管理以及对合同执行情况的跟踪和监督。同时，合同编号也有助于在合同出现纠纷或查询历史合同时，为相关人员提供明确的线索，提高工作效率和决策的科学性。

三、合同编号的编制原则

1.唯一性原则：每个合同编号在公司范围内必须是唯一的，不得重复使用，以确保合同的准确识别和管理。

2.系统性原则：合同编号应具有一定的系统性和逻辑性，能够反映合同的基本信息，如合同类型、签订时间、签订部门等，便于分类管理和查询。

3.简洁性原则：合同编号应简洁明了，易于记忆和使用，避免过于复杂的编码规则，以提高工作效率。

4.稳定性原则：合同编号的编制规则应保持相对稳定，避免频繁更改，以保证合同编号的连续性和一致性。

四、合同编号的构成要素及编码规则

1.合同类型代码

根据公司常见的合同类型，设定相应的代码。例如：

销售合同：XS

采购合同：CG

租赁合同：ZL

服务合同：FW

技术合同：JS

借款合同：JK

建设工程合同：JSGC

对于一些特殊类型的合同，可以根据实际情况进行补充和调整。

2.签订年份

采用公元纪年的后两位数字表示。例如，2024年签订的合同，年份代码为“24”。

3.签订月份

用两位数字表示，从“01”到“12”。例如，1月份签订的合同，月份代码为“01”；12月份签订的合同，月份代码为“12”。

4.签订部门代码

根据公司的部门设置，为每个部门设定一个特定的代码。例如：

销售部：XS

采购部：CG

法务部：FW

财务部：CW

技术部：JS

行政部：XZ

对于下属分支机构，可以在部门代码后添加分支机构的序号。例如，销售部下属的第一分支机构，代码为“XS01”。

5.合同序号

同一部门在同一月份内签订的合同，按照签订的先后顺序依次编号，用三位数字表示，从“001”开始。例如，销售部在2024年3月份签订的第一份合同，合同序号为“001”；第二份合同，合同序号为“002”，以此类推。

6.完整的合同编号格式

合同编号由上述各要素按照以下格式组合而成：合同类型代码-签订年份-签订月份-签订部门代码-合同序号。

例如，销售部在2024年5月份签订的第10份销售合同，合同编号为：XS-24-05-XS-010。

五、合同编号的分配和使用

1.分配流程

合同承办部门在起草合同初稿后，应及时向合同管理部门申请合同编号。申请时，需填写《合同编号申请表》，注明合同类型、签订时间、签订部门等相关信息。

合同管理部门收到申请后，根据合同编号的编制规则，为该合同分配唯一的合同编号，并在《合同编号分配台账》中进行登记。登记内容包括合同编号、合同名称、合同类型、签订时间、签订部门、承办人等信息。

合同管理部门将分配好的合同编号反馈给合同承办部门，合同承办部门将合同编号填写在合同文本的相应位置。

2.使用要求

合同编号一经分配，不得随意更改。如因特殊情况需要更改合同编号，必须经合同管理部门批准，并在《合同编号更改记录》中进行详细记录，注明更改原因、更改时间、原合同编号和新合同编号等信息。

在合同的签订、履行、变更、终止等各个环节，都应使用统一分配的合同编号。合同相关的文件、资料，如合同审批表、合同履行情况报告、合同变更协议等，也应注明合同编号，以便于关联和查询。

公司内部各部门在进行合同管理和业务操作时，应严格按照合同编号进行查询、统计和分析，确保合同信息的准确性和一致性。

六、合同编号的管理和监督

1.合同管理部门的职责

负责制定和完善合同编号管理制度，确保合同编号的编制、分配和使用符合公司的规定。

统一管理合同编号的分配工作，建立和维护《合同编号分配台账》和《合同编号更改记录》，定期对合同编号的使用情况进行检查和统计分析。

对合同承办部门的合同编号使用情况进行指导和监督，及时发现和纠正存在的问题。

负责与其他部门的沟通协调，确保合同编号在公司内部的有效使用和信息共享。

2.合同承办部门的职责

严格按照合同编号管理制度的要求，及时申请合同编号，并在合同文本及相关文件中正确使用合同编号。

对本部门签订的合同编号进行妥善保管，防止合同编号泄露或被滥用。

配合合同管理部门的工作，提供合同编号使用情况的相关信息和资料。

3.监督检查

公司审计部门和法务部门应定期对合同编号的管理和使用情况进行监督