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员工电脑采购管理规范制度

一、总则

1.1目的与依据

为规范公司员工电脑的采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高资金使用效益，保障公司信息系统的稳定运行和数据安全，满足各部门日常办公及业务开展的合理需求，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司内部财务管理、资产管理等规定，并结合公司实际情况制定。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工因工作需要进行的台式电脑、笔记本电脑（含便携式工作站）的采购管理活动。特殊岗位或项目所需的专业计算设备，如服务器、高性能图形工作站等，可参照本制度另行制定专项采购规范。

1.3基本原则

1.按需配置原则：根据员工实际工作岗位、职责及业务需求，科学合理确定电脑配置标准，避免资源浪费。

2.经济适用原则：在满足工作需求的前提下，优先选择性能稳定、性价比高、售后服务有保障的产品，控制采购成本。

3.安全稳定原则：采购的电脑硬件及预装软件必须符合国家相关标准，确保其安全性、稳定性和兼容性，能够有效支撑公司信息安全策略的实施。

4.统一规范原则：逐步推行电脑品牌、主要配置及操作系统的标准化，便于后期的集中管理、维护和技术支持，降低运维成本。

二、组织与职责

2.1IT部门

1.负责本制度的制定、修订、解释与监督执行。

2.根据公司业务发展和技术进步，制定和更新员工电脑配置标准及选型指南。

3.负责电脑采购的技术审核，包括配置合理性、兼容性、安全性评估。

4.参与供应商的评估与选择，协助采购部门进行技术谈判。

5.负责新购电脑的验收、操作系统及必要办公软件的安装调试、资产标签粘贴。

6.建立和维护公司电脑资产台账，记录设备的采购、领用、变更、维修、报废等信息。

2.2行政部/采购部（或指定采购执行部门）

1.负责电脑采购的具体执行工作，包括供应商询价、比价、招标（如需）、合同洽谈与签订。

2.建立合格供应商名录，并对供应商的履约情况进行跟踪评估。

3.负责采购合同的管理及采购款项的申请与支付流程对接。

4.协同IT部门进行新购电脑的到货接收与初步外观检查。

2.3财务部

1.负责电脑采购预算的审核与控制，确保采购行为在预算范围内进行。

2.负责采购合同款项的审核与支付。

3.负责电脑资产的账务处理，包括固定资产登记、折旧计提等。

2.4需求部门

1.根据本部门员工的实际工作需要，提出电脑采购申请，并对申请的真实性、必要性负责。

2.协助IT部门进行新员工入职或岗位变动时的电脑需求评估。

3.负责本部门员工领用电脑的日常保管、使用规范教育及信息安全意识培养。

4.员工离职、调动或电脑报废时，负责督促相关人员办理电脑及配件的交还手续。

三、采购申请与审批

3.1采购申请

1.新员工入职：人力资源部门在新员工入职通知发出后，通知相关需求部门，由需求部门为新员工提交《电脑采购申请表》。

2.岗位新增/调整：因业务发展或岗位职责调整，现有电脑无法满足工作需求时，由所在部门提交《电脑采购申请表》。

3.旧机更换：符合以下条件之一者，可申请更换电脑：

*电脑使用年限达到或超过公司规定的更新周期，且性能无法满足当前工作需求。

*电脑出现重大硬件故障，维修成本过高或维修后仍无法保证稳定工作。

*因工作内容发生重大变化（如从普通办公转为设计、开发等），现有配置已不能满足新工作需求。

4.《电脑采购申请表》需详细填写申请人信息、部门、申请理由、所需电脑类型（台式/笔记本）、建议配置（或直接选择标准配置型号）、预算金额、预计使用人等信息，并由部门负责人签字确认。

3.2审批流程

1.部门审核：《电脑采购申请表》首先由申请部门负责人对申请的必要性、合理性进行审核签字。

2.IT部门审核：IT部门根据配置标准对申请的电脑配置进行技术审核，确认是否符合标准，或提出调整建议，并对预算合理性给出初步意见。

3.财务部门审核（如涉及大额或超预算）：财务部门对采购预算的可用性及合规性进行审核。

4.审批：经上述部门审核通过后，按公司规定的审批权限逐级上报审批。审批通过后，方可进入采购流程。

四、配置标准与选型

4.1配置标准制定与更新

IT部门应根据不同岗位的工作性质（如普通办公、设计、开发、管理等），划分电脑配置档次，明确各档次的主要硬件参数范围（如处理器型号、内存容量、硬盘类型及容量、显示器尺寸及分辨率等）和推荐品牌系列。配置标准应定期（如每年）评估更新，以适应技术发展和业务需求变化。

4.2选型原则

1.在配置标准范围内，优先选择经过市场验证、质量可靠、口碑良好的主流品牌产品。

2.硬件配置应能满足至少未来2-3年内的基本工作需求。

3.优先选择支持正