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行政公文撰写与审批标准流程指南

前言

行政公文是企业、机关等组织在管理过程中具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示和答复问题、报告和交流情况的重要工具。为规范行政公文的撰写与审批流程，提高公文处理效率和质量，保证公文的严肃性、规范性和有效性，特制定本指南。本指南适用于各类组织内部行政公文的撰写、审核、审批、印发及归档全流程管理，旨在为相关人员提供清晰的操作规范和参考模板。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本指南适用于组织内部各类行政公文的处理，包括但不限于：通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要、规定、办法等。涵盖从公文发起、撰写、审核、审批到印发、归档的全生命周期管理。

（二）典型应用场景

决策部署传达：如上级单位对下级单位发布工作通知、部署专项任务等；

工作汇报与请示：如各部门向上级汇报月度/季度工作进展、请示重大事项审批等；

跨部门协作沟通：如就某项工作需要其他部门配合时发函协调，或对协作事项进行回复等；

问题反馈与通报：如对工作中出现的问题进行通报批评、对先进典型进行表彰等；

规章制度发布：如组织内部制定或修订管理办法、规定等规范性文件；

会议记录与纪要：如各类工作会议后整理形成会议纪要，明确议定事项和责任分工。

二、行政公文撰写与审批全流程详解

行政公文处理需遵循“拟稿-审核-审批-印发-归档”的闭环管理流程，各环节需明确责任分工和操作要求，保证公文内容准确、程序规范、流转高效。

（一）第一步：明确发文目的与范围，确定公文类型

操作要点

发起人需根据实际工作需求，明确公文的核心目的（如传达信息、请求指示、汇报工作、协调事项等）；

确定公文的发送范围（主送机关、抄送机关）及受众（如上级领导、平行部门、下级单位等）；

根据目的和范围选择合适的公文类型（如请求指示用“请示”，答复审批用“批复”，部署工作用“通知”等）。

示例说明

若需向总经理请示“举办年度团建活动”，应选择“请示”文种；

若需向各部门“明确加班管理规定”，应选择“通知”文种。

（二）第二步：收集与整理基础材料，保证内容支撑

操作要点

围绕公文主题收集相关数据、政策依据、背景资料等（如涉及数据需注明来源，保证真实准确）；

对材料进行分类梳理，剔除冗余信息，提炼核心内容，为公文撰写提供事实支撑；

涉及跨部门事项的，需提前与相关部门沟通确认，保证内容无争议。

示例说明

撰写“关于2024年预算调整的请示”时，需收集原预算方案、调整原因说明、调整金额明细及测算依据等材料；

撰写“关于加强办公室安全管理的通知”时，需引用公司现有安全制度、近期安全隐患排查结果等。

（三）第三步：按照规范格式撰写公文初稿

核心结构

行政公文一般由标题、主送机关、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等部分组成（具体要素根据公文类型调整）。

各部分撰写规范

应准确简明，概括公文主要内容，一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于开展2024年度员工培训的通知”）；

主送机关：指公文的主要受理机关，应使用机关全称或规范化简称，顶格书写，后加冒号；

开头：说明发文缘由（依据、目的、背景等）；

主体：阐述具体事项、要求、措施或意见，内容需逻辑清晰、条理分明（可分条列项，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序号）；

结尾：根据公文类型提出执行要求（如“请遵照执行”“特此通知”）或请示事项（如“妥否，请批示”）；

附件说明：如后有附件，需注明附件名称和件数（如“附件：1.会议议程2.参会人员名单”）；

发文机关署名：应使用机关全称或规范化简称；

成文日期：以公文付印日期为准，使用阿拉伯数字（如“2024年5月20日”）。

语言要求

使用规范、简洁、庄重的书面语言，避免口语化、网络用语或歧义表述；

数据、时间、名称等需准确无误，涉及金额需同时注明大小写；

逻辑严密，层次分明，避免前后矛盾或表述模糊。

（四）第四步：内部审核与修改，保证内容合规

审核主体与职责

拟稿部门负责人：审核公文内容是否与部门工作职责一致、数据是否准确、措施是否可行；

办公室/综合管理部门：审核公文格式是否规范、文种使用是否恰当、主送机关是否明确、行文逻辑是否清晰；

涉及业务关联部门的：需会签审核，保证跨部门事项无争议（如涉及财务、人事等专业内容，需对应部门确认）。

审核重点

内容是否符合法律法规、公司制度及上级要求；

是否存在表述错误、数据偏差、格式不规范等问题；

请示类公文是否“一文一事”，是否多头请示；

通知类公文是否明确执行范围、时间及要求。

修改要求

审核人需在《公文审核表》中明确标注修改意见，拟稿人根据意见逐项修改；

重大修改需重新履行审核程序，保证内容无误后方可进入审批环节。

（五）第五步：按权限逐级审批，保证决策合规

审批权限划分

一般事项公文（如部门内