跨部门沟通协调会议记录表规范格式.docVIP

跨部门沟通协调会议记录表规范格式工具指南

一、工具价值与适用情境

跨部门沟通协调会议是企业解决复杂问题、整合资源、推动目标落地的关键场景。此类会议常涉及多部门职责交叉、利益协调，若记录不规范易导致信息传递失真、责任边界模糊、后续执行脱节。本工具通过标准化会议记录格式，保证会议内容完整留存、决议事项清晰可追溯、责任分工明确到人，适用于以下典型场景：

跨部门项目推进：如新产品上市、市场活动策划等需多团队协作的项目启动会、进度同步会；

资源协调与冲突解决：如部门间人力、预算、设备等资源分配争议，或流程衔接不畅导致的职责推诿问题；

流程优化与制度落地：如跨部门协作流程修订、新制度推行过程中的意见征集与共识达成；

突发问题应急响应：如产品质量、客户投诉等需多部门联合处理的紧急会议。

二、标准化操作流程

（一）会前：信息准备与模板初始化

明确会议目标与议程

会议发起部门需提前1-2个工作日向参会部门发送会议通知，明确会议目标（如“确定Q3产品迭代需求优先级”“解决仓储与物流部门数据对接问题”）、核心议题、预计时长及需参会部门提前准备的资料（如数据报表、初步方案等）。

收集基础信息并初始化模板

记录人根据会议通知，提前在“跨部门沟通协调会议记录表”中填写基础信息字段，包括：

会议名称（需体现核心主题，如“2024年Q3产品需求跨部门协调会”）；

会议时间（起止时间精确到分钟，如“2024年6月15日14:00-16:30”）；

会议地点（线上需注明会议平台及，线下注明具体会议室）；

主持人、记录人（姓名用号代替，如“市场部经理”“运营部*专员”）；

参会部门及人员（列出各部门参会人员姓名及职务，如“技术部主管、设计部专员”）；

缺席人员及原因（如有缺席，需注明部门、姓名及原因，如“销售部*经理：因客户拜访缺席”）。

（二）会中：实时记录与关键信息抓取

会议进行时，记录人需围绕“议题-讨论-决议-行动”四要素进行结构化记录，保证信息准确、无遗漏：

议题记录

按会议议程顺序，逐项记录议题名称（如“议题一：用户反馈‘支付流程卡顿’问题解决方案”），简要说明议题背景（如“近30天用户投诉量上升20%，涉及支付环节响应超时”）。

讨论过程记录

客观记录各部门发言要点，避免主观评价，重点标注：

各方观点分歧（如“技术部认为需优化系统算法，周期约2周；运营部建议优先简化页面交互，1周内可上线”）；

共识点（如“双方同意采用‘短期简化交互+长期算法优化’的分层方案”）；

未达成一致的问题（如“第三方支付接口对接权限需法务部进一步审核”）。

决议事项记录

对已达成的共识或形成的决议，需明确“5W2H”要素：

What（决议内容）：如“上线支付流程简化版交互页面”；

Who（责任人）：明确到具体部门及人员（如“技术部主管牵头，设计部专员配合”）；

When（完成时限）：精确到日期（如“2024年6月30日前完成开发测试”）；

Where（执行范围）：如“面向iOS端1.5版本以上用户”；

Why（决议依据）：如“基于用户反馈优先级及开发资源评估”；

How（执行路径）：简要说明关键步骤（如“需求评审→原型设计→开发→测试→上线”）；

Howmuch（所需资源）：如“需投入开发人力2人，测试人力1人”。

风险与待办记录

对决议执行中可能存在的风险（如“第三方接口审核延迟可能导致上线延期”）及需其他部门配合的事项（如“法务部需在6月25日前反馈接口审核意见”），单独标注并明确责任人。

（三）会后：整理、审核与分发

记录整理与核对

会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议录音（如有）及现场笔记，整理完成会议记录初稿，重点检查：

决议事项是否完整包含5W2H要素；

责任人、时间节点是否清晰无歧义；

讨论过程是否客观反映各部门观点。

多方审核确认

将整理好的会议记录分发给各参会部门负责人，确认内容准确性。如存在异议，记录人需在1个工作日内与相关方沟通修改，最终由主持人审核定稿。

归档与分发执行

定稿后的会议记录需加盖部门公章（或电子章）后归档保存（电子档存共享服务器，纸质档存档于行政部），同时同步至各参会部门及关联人员，并抄送公司管理层（如需）。记录人需在分发后1个工作日内，在项目管理工具（如飞书、钉钉）中创建对应的“任务卡”，明确责任人、时间节点及验收标准，推动决议落地。

三、会议记录表模板

跨部门沟通协调会议记录表

会议基本信息

会议名称

2024年Q3产品需求跨部门协调会

会议时间

2024年6月15日14:00-16:30

会议地点

公司3楼第一会议室（线上：腾讯会议，会议号：*–）

主持人

产品部*总监

记录人

运营部*专员

参会部门及人员

产品部：总监、专员；技术部：主管、工程师；设计部：经理、专员；市场部：*主管

缺席人员及原因

销售部：*经理（因客