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供应商信息管理标准化表单

适用场景说明

本表单适用于企业全生命周期中供应商信息的规范化管理，具体场景包括：

新供应商准入：首次合作前，需通过表单收集供应商基础信息、资质文件及合作需求，完成初步评估与备案；

供应商信息变更：现有供应商的注册信息、联系方式、资质证书等发生更新时，用于记录变更内容并同步更新档案；

年度供应商审核：每年固定周期内，对合作中的供应商资质有效性、合作表现等信息进行复核与登记；

合作终止归档：与供应商结束合作时，通过表单确认信息结清状态，并完成历史资料的归档留存。

标准化操作流程

第一步：信息收集与资料准备

根据供应商类型（如原材料供应商、服务提供商等），提前准备需收集的资料清单，包括但不限于：

?营业执照（加盖公章复印件）；

?相关行业资质证书（如ISO认证、经营许可证等）；

?法定代表人证件号码明及委托代理人授权书（如需）；

?开户银行信息及一般纳税人资格证明（如涉及财务结算）。

保证资料原件与复印件一致，复印件需加盖供应商公章，避免模糊或缺失关键页。

第二步：表单填写与信息核对

依据收集的资料，逐项填写《供应商信息管理表单》，保证信息真实、准确、完整，重点核对以下字段：

?统一社会信用代码、注册地址、经营范围等基础信息与营业执照一致；

?资质证书名称、编号、有效期与原件无误，避免超期资质；

?联系人信息（姓名、职位、办公电话）需可正常联系，避免空号或错号。

填写完成后，由供应商经办人签字确认（电子表单需加盖电子公章），并注明填写日期。

第三步：多级审核与备案

表单提交至采购部门负责人，审核供应商资质是否符合合作要求、信息是否完整；

涉及法律风险或大额合作的供应商，需同步提交法务部门审核合同条款与资质合规性；

审核通过后，由信息管理部门将供应商信息录入企业ERP或供应商管理系统，唯一供应商编码，并将纸质表单归档至供应商档案库（电子表单同步备份至指定服务器）。

第四步：动态更新与定期复核

供应商信息发生变更时（如地址迁移、联系人更换、资质续期等），由采购专员发起信息更新流程，重新填写表单并经原审核部门确认；

每年12月，组织年度供应商信息复核，向供应商发送《信息确认函》，未在规定时间内反馈的供应商，暂停合作直至信息更新完成。

供应商信息管理表单

信息类别

信息项

填写要求

示例（参考）

基本信息

供应商全称

与营业执照一致，不得简称

科技有限公司

统一社会信用代码

18位字符，准确无误注册地址

填写详细地址，包含省市区及街道门牌号

北京市海淀区路号大厦5层

经营地址

如与注册地址不同，需单独填写

上海市浦东新区路号

成立日期

营业执照载明的成立日期

2015年3月15日

注册资本

填写货币单位及金额（如：人民币1000万元）

人民币5000万元

企业性质

如：国企、民企、外资、合资等

有限责任公司（自然人独资）

经营范围

填写主营业务，可参考营业执照描述

技术开发、技术咨询、销售电子产品

资质信息

资质证书名称

如：ISO9001质量管理体系认证、食品经营许可证

高新技术企业证书

证书编号

填写证书官方编号

GR2021

发证日期

证书获批日期

2021年6月30日

有效期至

证书到期日期，提前3个月提醒更新

2024年6月29日

发证机关

填写发证单位全称

北京市科学技术委员会

业务信息

主要合作产品/服务

填写具体品类，如：原材料A、技术服务B

电子元器件、软件开发

合作历史

首次合作时间及累计合作年限（如适用）

2020年至今，累计3年

年度合作金额（上一年度）

填写自然年度合作总额，货币单位明确

人民币800万元

付款周期

如：月结30天、预付30%等

月结60天

质量评级（内部评定）

如：A级（优秀）、B级（合格）、C级（待改进）

B级

联系人信息

主要联系人姓名*

填写对接负责人真实姓名，用*代替

*明华

职位

如：销售总监、采购经理

采购部经理

办公电话*

填写固定电话或手机号，用*代替

*

邮箱（可选）

填写常用工作邮箱

examplesupplier

紧急联系人姓名*

填写备用联系人姓名，用*代替

*张磊

紧急联系人职位

如：副总经理

运营总监

紧急联系人电话*

填写备用联系方式，用*代替

*139

其他信息

开户银行

填写开户行全称

中国工商银行北京支行

银行账号

填写对公账户账号

6222X

备注说明

填写特殊合作条款、获奖记录等补充信息

2022年获“优秀供应商”称号

签字确认

供应商经办人签字

（纸质表单需手写签字，电子表单则电子签章）

供应商单位盖章

（纸质表单加盖公章，电子表单则电子公章）

填写日期

年-月-日

2023年10月25日

填写注意事项

信息真实性原则：所有填写内容必须与供应商提供的原件一致，禁止虚构、篡改信息，如发觉虚假信息，立