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采购申请与审批流程标准化模板规范采购

一、适用范围与应用场景

本模板适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖办公用品、生产设备、原材料、服务外包等所有采购类型。具体应用场景包括：

日常采购需求：各部门因工作需要采购常规物资（如文具、耗材等）；

专项采购需求：项目实施所需设备、材料或技术服务的采购；

紧急采购需求：突发情况下需快速响应的临时性采购（如设备故障维修备件）；

预算内采购：年度预算计划内的常规及专项采购；

预算外采购：超年度预算或新增需求的特殊采购（需额外说明超预算原因）。

二、采购申请与审批标准化操作流程

（一）第一步：需求部门发起采购申请

责任主体：需求部门申请人（如部门专员/主管）

操作内容：

填写《采购申请单》（详见模板表格1），明确以下信息：

采购物品/服务的具体名称、规格型号、技术参数、数量；

预算金额（需参考历史采购价格或市场询价预估，并注明预算来源）；

采购用途（需关联具体项目或日常工作需求）；

期望到货日期（紧急采购需标注“紧急”及原因）；

供应商推荐意见（如有固定供应商或指定品牌，需说明理由）。

附上相关证明材料（如项目立项批复、技术规格说明书、比价报价单等），保证材料真实、完整。

提交申请至需求部门负责人审批。

输出文档：《采购申请单》及相关附件

（二）第二步：需求部门负责人审核

责任主体：需求部门负责人（如部门经理）

操作内容：

核对采购需求的合理性：确认采购物品/服务与部门职能、工作计划的匹配度；

审核预算合规性：检查预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算需求需确认补充预算流程是否完成；

审核材料完整性：保证《采购申请单》填写无遗漏，附件齐全。

审批通过后，将申请流转至采购部门；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人修改。

输出文档：审批通过的《采购申请单》（部门负责人签字）

（三）第三步：采购部门审核

责任主体：采购部门专员/主管

操作内容：

需求合规性复核：确认采购内容是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要招标等）；

市场调研与比价：

常规采购：收集至少3家供应商报价，填写《比价记录表》（详见模板表格2）；

紧急采购：可简化比价流程，但需留存2家以上供应商报价记录；

单一来源采购：需提供唯一性证明（如专利产品、独家代理授权等），并填写《单一来源采购说明表》。

审核采购方式：根据采购金额、类型确定适用方式（如招标、询价、竞争性谈判、直接采购等）；

审核供应商资质：确认推荐供应商是否在公司合格供应商名录内，若为新供应商，需完成资质审查（营业执照、相关资质证书等）。

审批通过后，将申请及比价材料流转至财务部门；若不通过，注明原因并退回需求部门。

输出文档：《采购申请单》（采购部门审核意见）、《比价记录表》/《单一来源采购说明表》

（四）第四步：财务部门审核

责任主体：财务部门专员/主管

操作内容：

预算符合性审核：确认采购金额是否在审批预算内，超预算部分需检查是否履行超预算审批流程；

成本合理性审核：参考历史采购数据、市场价格水平，评估预算金额是否合理；

付款方式审核：确认付款条件（如预付款比例、分期付款节点等）是否符合公司财务制度；

资金计划匹配度：检查采购时间与公司资金安排是否冲突。

审批通过后，将申请流转至对应审批权限的领导；若不通过，注明财务意见并退回采购部门。

输出文档：《采购申请单》（财务部门审核意见）

（五）第五步：领导审批

责任主体：根据采购金额及类型划分审批权限（示例）：

采购金额≤5000元：部门总监审批；

5000元＜采购金额≤50000元：分管副总审批；

采购金额＞50000元：总经理审批；

重大采购（如战略物资、金额＞10万元）：需提交总经理办公会集体审批。

操作内容：

综合审核采购需求的必要性、预算合理性、采购方式合规性；

审批通过后，在《采购申请单》签字确认，流转至采购部门执行；若不通过，注明退回理由并终止流程。

输出文档：审批通过的《采购申请单》（领导签字）

（六）第六步：采购部门执行采购

责任主体：采购部门专员

操作内容：

根据审批结果，向选定供应商发出《采购订单》（详见模板表格3），明确交货期、质量标准、验收要求、付款方式等条款；

跟踪订单进度：与供应商确认生产/备货情况，保证按时交付；

特殊采购（如定制化产品）需与供应商签订正式《采购合同》，经法务部门审核（如需）后盖章生效。

输出文档：《采购订单》/《采购合同》

（七）第七步：验收与入库

责任主体：需求部门、仓储部门（如需）、质检部门（如需）

操作内容：

到货后，需求部门联合质检部门（涉及质量标准的采购）对照《采购订单》进行验收：

核对物品名称、规格型号、数量、外观等是否符合要求；

进行质量检测（如功能测试、合格证查验等）；

填写《采购验收单》（详见模板表格4），验收人签字确认。

涉及