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外贸业务员必备英文函电写作模板

在国际贸易的舞台上，精准、专业的英文函电是连接买卖双方的桥梁，是业务顺利推进的基石。一份措辞得体、信息完整的函电，不仅能高效传递信息，更能展现企业的专业素养与商业信誉，为合作奠定坚实基础。本文将结合外贸业务的实际操作流程，为资深外贸业务员们梳理一套实用的英文函电写作模板，旨在提升沟通效率，规避潜在风险，助力业务拓展。

一、初次接触与客户开发(InitialContactLeadGeneration)

核心目标：引起潜在客户兴趣，简要介绍公司与产品，争取进一步沟通机会。

模板1：初次开发信(FirstContact/ColdEmail)

Dear[Mr./Ms./Mx.LastName,orSir/Madamifnameunknown],

Wehopethisemailfindsyouwell.

Attachedpleasefindourlatestcatalogforyourreview.Wewouldbeparticularlypleasedtohighlightour[mention1-2starproductsornewlaunches]whichhavegainedsignificantpopularity.

Thankyouforyourtimeandconsideration.Welookforwardtohearingfromyousoon.

Sincerely,

[YourFullName]

[YourJobTitle]

[YourPhoneNumber]

[YourEmailAddress]

写作要点：

*SubjectLine要醒目：包含公司名、核心产品和发送者身份。

*Research是前提：提及客户公司的业务或市场，表明你做过功课。

*突出核心优势：简明扼要地说明为什么客户应该选择你。

*CalltoAction要明确：引导客户下一步行动，如查看附件、回复邮件或安排通话。

二、询盘与回复(InquiryResponse)

核心目标：清晰、准确、及时地回应客户查询，提供完整信息，为报价或进一步洽谈铺路。

模板2：回复一般询盘(ReplytoGeneralInquiry)

Dear[Mr./Ms./Mx.LastName],

Thankyouforyourinquirydated[DateofInquiry]regardingour[ProductName/Category].Weappreciateyourinterestinourproducts.

Inresponsetoyourquestions:

1.[Answertotheirfirstquestion,e.g.,Theminimumorderquantity(MOQ)forthisitemis[XX]units.]

2.[Answertotheirsecondquestion,e.g.,Ourstandardleadtimeis[X]weeksuponreceiptofyourconfirmedorderanddeposit.]

3.[Answertotheirthirdquestion,e.g.,WeacceptpaymenttermsofT/T(30%deposit,70%againstB/Lcopy)orL/Catsight.]

Foryourreference,wehaveencloseddetailedspecifications,pricinginformation,andrecentsamplesphotosof[ProductName].Shouldyourequireanyadditionaldetailsorhavespecificrequirements,pleasedonothesitatetoletusknow.

Bestregards,

[YourFullName]

[YourJobTitle]

写作要点：

*针对性回复：逐一回应客户提出的问题，确保无遗漏。

*信息完整：主动提供客户可能需要的相关信息，如规格、MOQ、包装、交货期等。

*附件支持：必要时附上产品详情、图片、报价单等，增强说服力。

*