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档案调取函件规范模板

档案作为记录历史、承载信息的重要载体，其规范管理与合法调取是维护信息真实性、保障相关权益的基础。一份结构清晰、要素完整、表述严谨的档案调取函件，不仅能够提高档案管理部门的工作效率，更能有效规避不必要的误解与纠纷，确保档案调取工作的顺利进行。本文旨在提供一份档案调取函件的规范模板及撰写要点，以期为相关实务工作提供参考。

一、档案调取函件的核心要素与规范要点

档案调取函件作为一种具有特定用途的公务文书，其撰写必须遵循公文的基本规范，并充分考虑档案管理的特殊性。核心要素应包括：

1.函件名称：应明确标识为“档案调取函”或根据具体情况使用更细化的名称，如“关于调取XXX（人名/单位名）XX档案的函”。

2.发送方信息：清晰注明调取单位（或个人，需提供有效身份证明依据）的全称、地址、联系方式（电话、传真、邮箱）及具体经办部门或经办人。

3.接收方信息：准确填写档案保管单位或部门的全称。

4.调取事由：简明扼要地阐述调取档案的原因，此为调取行为的合法性基础，需清晰、正当。例如：办理XX手续需要、案件调查需要、编史修志需要等。

5.调取档案信息：这是函件的核心内容，需准确、具体地描述所要调取的档案。应包括：

*档案所属主体（个人姓名、单位名称）；

*档案的具体类别、形成时间范围、内容概要等，务求明确，避免模糊不清导致无法准确查找。

6.调取目的：说明调取档案的具体用途，确保其与调取事由相符。

7.档案提供方式：明确要求提供档案的形式，如原件查阅、复印件、电子扫描件等，并说明是否需要加盖档案保管单位公章以确认其效力。

8.调取期限：如有明确的时间要求，应注明希望何时收到档案或办理完毕查阅手续。

9.经办人信息及授权：如为单位委托经办人办理，应注明经办人的姓名、职务、联系方式，并附单位介绍信或授权委托书（可作为附件）。

10.联系方式：确保提供准确畅通的联系电话及联系人，以便档案保管单位在需要时进行沟通。

11.落款与日期：发送单位需加盖公章（个人调取需签名），并注明发函日期。

二、档案调取函件规范模板

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档案调取函

[函件编号，可选]

[接收单位/部门全称]：

为[此处填写具体、合法的调取事由，例如：办理XXX同志的XX事项；配合XX案件的调查工作；开展XX课题的研究需要等]，根据[此处可填写相关依据，如：《XXX规定》第X条；XX会议纪要等，如无特定依据可不写]，现需向贵单位（部门）调取[档案所属主体，如：XXX（身份证号：XXX，如有必要且合法）同志/XXX单位]的[档案类别及具体范围，例如：个人人事档案；XX项目立项批复及相关材料；XXXX年至XXXX年的XX财务凭证等，请务必清晰、具体]档案材料。

该档案材料的调取目的是[简明扼要说明用途，例如：核实XXX同志的工作经历；作为XX案件的证据材料；用于XX报告的撰写等]。

请贵单位（部门）协助提供上述档案材料。所需档案材料请以[选择或填写：原件供查阅/复印件（需加盖档案保管单位公章）/电子扫描件（请发送至邮箱：XXX）]方式提供。如为查阅原件，我单位（或本人）将派[经办人姓名]（[经办人身份证号，如有必要]，联系方式：[经办人电话]）前往办理。

如蒙协助，请于[年月日前]（如无明确期限，可写“请尽快”）将相关材料[送达/告知领取方式]至[具体地址或联系人]。

感谢贵单位（部门）的大力支持与配合！

如需进一步沟通，请联系：[联系人姓名]，联系电话：[联系电话]。

顺致崇高敬意！

[调取单位全称并加盖公章]（如为个人，此处为个人签名）

[经办人签字：（如为单位调取且有必要）]

[年月日]

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附件：（如有，例如：单位介绍信、授权委托书、经办人身份证明复印件等）

1.[附件名称]

三、使用说明与注意事项

1.内容真实准确：函件中所填写的各项信息，特别是档案主体、类别、调取事由等，必须真实、准确、完整，避免因信息模糊或错误导致无法调取或延误。

2.依据合法充分：调取事由应符合法律法规及档案管理规定，确保调取行为的合法性。涉及个人隐私或敏感信息的档案，需特别注意合规性。

3.语言规范得体：函件语言应正式、规范、礼貌，体现公文的严肃性和尊重。

4.印章与签名：单位调取必须加盖单位公章，个人调取需本人签名并附上有效身份证明复印件。

5.附件齐全：根据档案保管单位的要求或调取事项的需要，准备好必要的附件，如单位介绍信、授权委托书等，以证明调取人的身份和权限。

6.复印件效力：如调取复印件，务必注明需加盖档案保管单位公章，以确保复印件的证明效力。

7.留存副本：发出函件前，建议留存副本或复印件，以备后续查询。重要函件可采用挂号信、快递等可追踪方式寄送，并保留凭证。

8.及时沟