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公司法务合同管理规定制定

一、概述

制定公司法务合同管理规定是企业规范化管理合同事务、防范法律风险、提升运营效率的重要举措。本规定旨在明确合同管理流程、职责分工、风险控制及争议解决机制，确保公司合同行为的合法性、合规性和有效性。通过系统化的管理，降低合同履行中的不确定性，保障公司利益。

二、规定制定的目的与原则

（一）目的

1.规范合同管理流程，提高合同签订与履行的效率。

2.明确各部门在合同管理中的职责，避免权责不清。

3.建立风险识别与控制机制，减少合同纠纷。

4.统一合同模板与标准，提升合同质量。

（二）原则

1.合法合规原则：合同内容及管理流程须符合相关法律法规。

2.全面控制原则：覆盖合同从起草、审批到履行、归档的全过程。

3.效率优先原则：在确保合规的前提下，优化管理流程。

4.责任明确原则：清晰界定各部门及岗位的合同管理职责。

三、合同管理组织架构与职责

（一）组织架构

1.设立法务合同管理部门，负责合同管理的整体监督与指导。

2.各业务部门设立合同管理接口人，负责本部门合同的具体执行。

3.财务、技术等部门协同配合，确保合同条款的可行性及合规性。

（二）职责分工

1.法务合同管理部门职责：

(1)制定并修订合同管理规定。

(2)审核重大合同的合法性及风险。

(3)组织合同培训，提升全员合同意识。

(4)跟踪合同履行情况，协调解决争议。

2.业务部门职责：

(1)负责合同草案的初步起草。

(2)收集合同所需业务数据及背景资料。

(3)跟进合同履行进度，及时反馈问题。

3.财务部门职责：

(1)审核合同中的财务条款。

(2)跟踪合同款项支付情况。

(3)提供合同相关的税务建议。

四、合同管理流程

（一）合同起草阶段

1.业务部门根据业务需求起草合同草案。

2.法务合同管理部门提供模板支持及合规性指导。

3.审核合同关键条款，如标的、价款、履行期限等。

（二）合同审批阶段

1.初步审核：业务部门接口人自审，确保内容完整。

2.部门审批：提交至部门负责人审批，明确业务可行性。

3.法务审核：法务部门对合同合法性、风险点进行评估。

4.高级审批：重大合同需经公司管理层审批，如总经理或董事会。

（三）合同签署与履行

1.签署：按审批意见修订合同，双方正式签署。

2.履行：业务部门负责跟进合同执行，法务部门提供支持。

3.变更与解除：合同变更需履行审批流程，解除需符合合同约定。

（四）合同归档与评估

1.归档：合同文本、审批记录及相关附件统一归档，建立电子及纸质档案。

2.评估：定期对合同履行效果及管理流程进行复盘，优化改进。

五、风险管理措施

（一）风险识别

1.法律风险：合同条款不合规、权责约定不清。

2.操作风险：审批流程延误、信息传递失误。

3.信用风险：合作方履约能力不足。

（二）控制措施

1.建立合同风险库，汇总常见风险点及应对方案。

2.定期开展合同培训，提升员工风险意识。

3.对合作方进行信用评估，优先选择优质合作伙伴。

4.引入合同管理系统，实现流程自动化监控。

六、附则

（一）规定解释权归属法务合同管理部门。

（二）本规定自发布之日起施行，原有相关制度同步废止。

（三）各部门需根据本规定调整内部管理流程，确保执行到位。

**五、风险管理措施**（续）

（一）风险识别

1.**法律风险：**合同条款不合规、权责约定不清。

(1)**具体表现：**合同内容违反国家强制性规定（如公平交易原则、禁止垄断条款等，此处仅作示例性描述，非指具体法规名称）；合同主体资格不适格；合同关键条款（如标的物、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式）约定模糊或存在歧义；知识产权归属、保密义务等条款缺失或约定不明确。

(2)**潜在后果：**合同被认定为无效或可撤销；引发诉讼或仲裁，导致经济损失；公司声誉受损；影响后续合作。

2.**操作风险：**审批流程延误、信息传递失误。

(1)**具体表现：**合同草案在不同部门间流转时审批环节超时；审批人员对合同内容理解偏差导致审批意见不当；合同关键信息（如版本号、签署日期、附件清单）在传递过程中丢失或错误；合同管理系统使用不当导致数据录入错误。

(2)**潜在后果：**合同签署延迟，错失商业机会；因信息错误引发合作方误解或纠纷；内部管理效率低下，增加运营成本。

3.**信用风险：**合作方履约能力不足。

(1)**具体表现：**合作方经营状况恶化（如财务报表显示严重负债、现金流断裂）；合作方涉嫌重大诉讼或被列入经营异常名录；合作方实际履约能力与合同要求不符（如技术实力、生产能力不足）；合作方缺乏诚信履约的历史记录。

(2)**潜在后果：**合作方无法