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公司采购合同管理手册

一、总则

采购合同管理是公司规范采购行为、控制采购成本、保障供应稳定的重要环节。本手册旨在明确采购合同管理的流程、职责、要求和标准，确保公司采购活动依法合规、高效有序进行。

（一）目的与适用范围

1.目的：通过规范化管理，降低采购风险，提高采购效率，确保采购物资或服务的质量和交付。

2.适用范围：本手册适用于公司所有部门及员工参与的采购合同签订、履行、变更、终止等全流程管理。

（二）基本原则

1.规范性原则：所有采购合同必须符合公司制度及相关法律法规要求。

2.公开透明原则：采购过程及合同内容应确保公开、公平、公正。

3.风险控制原则：通过合同条款设计，防范潜在的法律、财务及运营风险。

4.高效协同原则：各部门应紧密配合，确保合同各环节顺利推进。

二、采购合同管理流程

采购合同管理包括合同准备、签订、履行、变更、终止及归档等阶段，具体流程如下：

（一）合同准备阶段

1.需求申请：采购部门根据业务需求提交《采购申请单》，明确采购物品/服务内容、数量、预算及交付要求。

2.供应商选择：

(1)通过招标、比选、询价等方式确定合格供应商。

(2)供应商资质审核，包括营业执照、行业许可、财务状况等。

3.合同草案拟定：

(1)根据采购需求及市场情况，拟定合同条款，包括价格、付款方式、交付时间、质量标准、违约责任等。

(2)法务部门对合同草案进行审核，确保条款合法合规。

（二）合同签订阶段

1.合同评审：采购部门组织相关部门（如技术、财务）对合同草案进行评审，确保内容完整、合理。

2.签订程序：

(1)双方授权代表签字并加盖公司公章或合同专用章。

(2)签订过程中，需确保合同内容与双方协商一致。

3.合同备案：签订后的合同原件由法务部门统一归档，电子版存入公司合同管理系统。

（三）合同履行阶段

1.交付与验收：

(1)供应商按合同约定交付物资或服务。

(2)采购部门组织相关部门进行验收，并出具《验收报告》。验收合格后方可确认收货。

2.付款管理：

(1)验收合格后，采购部门提交《付款申请单》，财务部门审核合同条款及发票信息。

(2)付款方式按合同约定执行，如分期付款、到货付款等。

3.进度监控：定期跟踪合同履行情况，确保交付时间及质量符合要求。如遇延期或质量问题，应及时与供应商协商解决方案。

（四）合同变更与终止

1.变更管理：

(1)如需变更合同内容（如交付时间、价格等），双方应签署《合同变更协议》，并按原流程审核。

(2)变更协议需经法务部门确认，并补充归档。

2.终止管理：

(1)合同正常履行完毕后，双方办理合同终止手续。

(2)如遇不可抗力或严重违约情况，需按合同条款或法律法规终止合同，并保留相关证据。

（五）合同归档与评估

1.归档要求：

(1)合同原件及附件由法务部门统一管理，建立电子台账。

(2)电子版合同需备份至安全存储系统，并设置访问权限。

2.合同评估：

(1)每年对采购合同进行复盘，总结经验教训。

(2)评估内容包括供应商履约情况、合同风险控制效果等，形成《合同管理评估报告》。

三、职责分工

为确保采购合同管理高效运行，各部门职责如下：

（一）采购部门

1.负责采购需求汇总、供应商选择及合同拟定。

2.监督合同履行过程，协调解决交付及验收问题。

3.维护合同档案，配合财务部门完成付款流程。

（二）法务部门

1.审核合同条款的合法性及合规性。

2.参与合同争议的协商与解决。

3.提供合同管理相关培训及咨询。

（三）财务部门

1.审核付款申请，确保符合合同约定及公司财务制度。

2.管理合同款项支付，监督资金使用情况。

（四）技术/业务部门

1.参与合同条款中的技术标准及验收标准的制定。

2.负责物资或服务的验收工作，出具验收报告。

四、风险控制措施

采购合同管理中需重点关注以下风险，并采取相应控制措施：

（一）履约风险

1.加强供应商背景调查，选择信用良好、实力雄厚的合作方。

2.合同中明确交付时间、质量标准及违约责任。

3.定期跟踪供应商履约情况，建立预警机制。

（二）价格风险

1.通过比价、招标等方式优化采购价格。

2.合同中约定价格调整机制，如遇市场波动可按约定调整。

（三）合规风险

1.确保合同条款符合《民法典》等法律法规要求。

2.对供应商资质进行动态审核，防止合作方资质失效。

（四）争议风险

1.合同中明确争议解决方式（如仲裁、诉讼），选择合适的管辖法院。

2.建立争议应对预案，及时沟通协商。

五、附则

1.本手册由公司法务部门负责解释。

2.各部门及员工应严格遵守本手册规定，违反者将按公司制度处理。

3.本手册自发布之日起施行，原有相关规定与本手册不符的，以本手册为准。