企业费用申请及审批流程规范说明书.docVIP

企业费用申请及审批流程规范说明书

一、适用范围与场景说明

本规范适用于企业内部各部门员工因公开展业务活动所产生的各项费用的申请、审批及报销管理，涵盖以下常见场景：

日常办公费用：包括办公用品采购、打印复印、通讯费、快递费等维持日常运营的支出；

差旅费用：员工因公出差的交通费（机票、火车票、打车费）、住宿费、伙食补贴、市内交通补贴等；

业务招待费用：因业务拓展需要接待客户、合作伙伴发生的餐费、礼品费、活动场地费等；

采购与市场费用：包括原材料采购、设备租赁、广告宣传、展会参展、市场调研等与业务直接相关的支出；

其他特殊费用：如员工培训费、车辆使用费、应急维修费等，需提前说明事由的特殊支出。

不适用范围：员工个人消费（如家庭购物、私人娱乐）、非工作相关的支出、未提前申请的超预算费用等。

二、费用申请及审批全流程操作指引

（一）费用申请发起

明确费用需求与类型

申请人需根据业务需求确定费用类型（如差旅费、招待费），并确认费用是否符合公司预算及费用管理制度（如差旅住宿标准、招待费人均限额等）。

准备证明材料

根据费用类型准备相应附件，保证材料真实、完整：

办公费用：采购清单、供应商报价单（如金额较大）、发票/收据；

差旅费用：出差审批单（注明出差事由、地点、时间、同行人员）、交通票据（需注明往返路线）、住宿发票（需注明入住日期、天数）；

业务招待费：招待事由说明、招待对象单位/姓名、参与人数、消费清单、发票；

采购费用：采购申请单、合同/订单、供应商资质证明、发票。

填写费用申请单

通过公司OA系统或纸质《费用申请单》填写信息，需包含以下核心内容（详见“三、费用申请单模板”）：

申请人基本信息：姓名、所属部门、联系方式、申请日期；

费用基本信息：费用类型、费用归属项目/事由、预算金额、申请金额（大小写一致）；

费用明细：分项列明费用内容、发生日期、金额、用途说明；

附件清单：注明附件名称、数量、张数；

申请人签字：确认信息真实无误，承担相应责任。

（二）部门负责人审核

提交与流转

申请人将填写完整的《费用申请单》及附件提交至直接部门负责人（如部门经理/主管），通过OA系统提交后需在系统内确认流转至部门负责人审批节点。

审核要点

部门负责人需重点审核以下内容：

费用必要性：费用是否与部门业务目标相关，是否存在可替代方案（如线上会议替代差旅）；

预算合理性：申请金额是否在部门年度/季度预算范围内，超预算费用需说明额外预算来源；

附件完整性：证明材料是否齐全、合规（如发票抬头需为公司全称）；

标准符合性：费用是否符合公司《费用管理制度》中的标准（如差旅住宿星级上限、招待费审批权限）。

审核结果处理

审核通过：部门负责人在《费用申请单》上签字（或OA系统内“同意”），流转至下一环节（财务审核）；

审核不通过：注明退回原因（如“超预算”“附件不全”“事由不合理”），退回申请人修改后重新提交。

（三）财务合规性审核

审核主体

财务部门指定专人（如费用会计）负责审核，保证费用符合财务制度及税务规定。

审核要点

票据合规性：发票是否为合规增值税发票（电子发票需验证真伪），发票抬头、税号、项目名称等信息是否准确无误，是否存在涂改、伪造情况；

金额准确性：申请金额与发票、附件中的金额是否一致，大小写是否规范；

标准符合性：费用标准是否严格执行（如差旅补贴按地区标准发放，招待费需注明招待对象职务）；

预算匹配性：核对费用归属项目预算，避免跨项目串用预算（如无特殊说明）。

审核结果处理

审核通过：财务人员在系统内标记“审核通过”，流转至下一审批层级（根据金额确定审批权限）；

审核不通过：注明退回原因（如“发票无效”“金额计算错误”“超标准”），退回申请人补充材料或重新申请。

（四）分级审批（根据金额确定）

根据公司费用审批权限表，不同金额/类型的费用需由不同层级领导审批，具体如下（示例）：

费用类型

金额范围

审批人

日常办公费用≤5,000元

部门负责人

日常办公费用5,000-20,000元

部门负责人+分管副总

日常办公费用＞20,000元

部门负责人+分管副总+总经理

差旅费用≤10,000元

部门负责人+分管副总

差旅费用＞10,000元

部门负责人+分管副总+总经理

业务招待费≤3,000元

部门负责人

业务招待费3,000-8,000元

部门负责人+分管副总

业务招待费＞8,000元

部门负责人+分管副总+总经理

审批操作：审批人需在收到审批申请后【1-2个工作日】内完成审批，重点审核费用合理性、必要性及是否符合公司战略目标，通过后签字确认（或OA系统内“同意”），最终流转至财务部门。

（五）费用支付与报销

审批通过后处理

财务部门收到最终审批通过的《费用申请单》及附件后，进行以下操作：

预付款支付：如为采购类、差旅类等