行政办公用品申请表模板.docVIP

适用情形

行政办公用品申请表主要用于规范公司内部办公用品的申领与管理流程，保证资源合理配置、避免浪费，适用于以下场景：

新员工入职：为新增员工配备基础办公用品（如笔记本、签字笔、文件夹等）；

日常消耗补充：部门现有办公用品（如打印纸、墨盒、订书机等）使用完毕需批量补充；

临时性需求：因会议、活动、项目临时增加的办公用品需求（如横幅、便利贴、白板笔等）；

特殊物品申领：非日常但工作必需的物品（如专业计算器、绘图工具等），需说明具体用途。

申请流程详解

第一步：申请人填写申请表

申请人需登录公司行政管理系统或纸质模板，完整填写以下信息：

个人信息：姓名（*）、所属部门、工号；

物品信息：物品名称（需明确规格型号，如“A4复印纸80g”）、单位（个/包/箱等）、数量（需预估合理用量，避免超额申领）；

用途说明：简述物品使用场景（如“市场部日常会议记录”“新员工张*入职配备”）；

预估金额：根据公司采购价格填写单件及总价（若不确定可留空，由行政部补充）。

注意：填写需真实准确，模糊表述（如“一批”“若干”）可能导致审批延误。

第二步：部门负责人审核

申请人将填写完整的申请表提交至直属部门负责人（如部门经理*）审批；

部门负责人需核对：

需求的必要性（是否为工作必需，是否存在可替代方案）；

数量的合理性（是否符合部门日常消耗规律，避免囤积）；

预算是否符合部门年度办公用品预算。

审核通过后，部门负责人在“审批意见”栏签字并注明日期；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

第三步：行政部审批

部门审批通过后，申请表流转至行政部（或综合管理部）；

行政部工作人员核对：

物品库存情况（若库存充足，可直接调拨并通知申请人领取；若库存不足，则启动采购流程）；

申领频次（对高频申领物品，可建议申请人按月统一申请，减少流程次数）；

预算总额（保证不超过公司年度办公用品总预算）。

审批通过后，行政部在“审批意见”栏签字并注明日期；若需调整数量或规格，与申请人沟通后修改。

第四步：采购与入库（仅库存不足时适用）

行政部根据审批结果，向合格供应商下达采购订单（优先选择公司合作供应商）；

采购完成后，物品送达行政部仓库，由仓管员核对物品名称、规格、数量与采购订单一致，办理入库手续，并在系统中更新库存信息。

第五步：领用与登记

申请人凭审批通过的申请表（电子或纸质）到行政部仓库领用物品；

仓管员核对申请表信息与实物，确认无误后发放物品，申请人在“领用记录”栏签字（包括领用日期、领用人姓名、发放人姓名）；

领用后，行政部在系统中更新物品领用记录，保证账实相符。

申请表模板

行政办公用品申请表

申请单号：

申请日期：年月日

申请人*：

所属部门：

工号：

联系方式（内线）：

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

用途说明

预估单价（元）

预估总价（元）

1

2

3

…

…

…

…

…

…

…

…

合计

部门负责人审批

行政部审批

分管领导审批

意见：

签字*：

意见：

签字*：

意见：

签字*：

日期：年月日

日期：年月日

日期：年月日

领用记录

领用日期

领用人*

发放人*

物品核对情况

备注

填写与使用须知

信息完整性：所有带“*”为必填项，物品名称需具体（如“黑色签字笔”而非“笔”），用途说明需清晰（如“财务部凭证装订”），避免因信息模糊导致审批退回；

审批时限：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，行政部需在收到申请后2个工作日内完成审批（紧急物品可标注“加急”，优先处理）；

库存查询：申领前建议通过行政部系统或仓管员查询库存，避免重复申领已有物品；

领用时效：审批通过后，需在5个工作日内领取物品，逾期未领需重新申请；

禁止行为：严禁虚报、冒领或挪用办公用品，严禁将申领物品用于非工作场景；

定期反馈：行政部每月汇总各部门申领情况，对异常高频申领部门进行沟通，优化资源配置。