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采购流程规范化操作步骤详解模板
一、适用范围与场景
二、标准化操作流程详解
步骤1：需求提出与确认
操作内容：
需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息。
需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，确认采购需求与部门工作计划、预算匹配。
对于技术类或复杂采购需求，需组织技术部门*对规格参数进行专业评审，保证需求描述准确、可执行。
输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人*及技术评审意见，如需）。
步骤2：采购预算审核
操作内容：
财务部门*根据《采购需求申请表》核对采购预算，重点检查预算科目是否正确、金额是否在预算范围内。
若超预算，需求部门需提交《预算调整申请表》，说明调整理由，经分管领导*审批后方可进入下一步流程。
财务部门*在审核完成后反馈预算审核结果，并在《采购需求申请表》上签字确认。
输出成果：预算审核通过的《采购需求申请表》或《预算调整申请表》。
步骤3：采购方式确定
操作内容：
采购专员*根据采购金额、物资特性及公司制度，选择合适的采购方式：
公开招标：适用于金额较大（如超过10万元）、标准化的物资采购，需通过指定媒体发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与。
邀请招标：适用于技术复杂或有特殊要求的采购，邀请3家及以上具备资质的供应商投标。
-询价采购：适用于金额较小（如1万-10万元）、规格标准的物资，向至少3家供应商询价，比价后选择性价比最优供应商。
-单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况（如专利产品），需经采购经理及分管领导审批。
-紧急采购：适用于突发需求，需经部门负责人及分管领导口头审批后，2个工作日内补办书面手续，优先选择合作良好、响应及时的供应商。
输出成果：《采购方式审批表》（明确采购方式及理由）。
步骤4：供应商选择与管理
操作内容：
供应商信息收集：通过企业供应商库、公开平台推荐、行业推荐等渠道收集供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）。
供应商评估：组织相关部门*（如技术、质量、采购）成立评估小组，从资质、价格、供货能力、服务质量、合作历史等维度进行评分，填写《供应商评估表》。
确定供应商：根据评估结果及采购方式，选择最优供应商，保证价格公允、资质合规、服务可靠。
供应商信息更新：将新供应商信息录入《供应商名录》，定期对合作供应商进行绩效评估（如季度/年度），动态调整供应商等级。
输出成果：《供应商评估表》《中标通知书》（如适用）、《供应商名录》。
步骤5：合同拟定与审批
操作内容：
采购专员*根据采购需求及供应商谈判结果，拟定采购合同，明确双方权利义务，包括标的物名称、规格、数量、价格、付款方式、交货期、验收标准、违约责任等条款。
法务部门*对合同条款的合规性、完整性进行审核，重点检查法律风险点，提出修改意见。
采购经理、分管领导及总经理*（根据合同金额）依次审批合同，审批通过后加盖公司公章，供应商盖章后生效。
输出成果：经双方签字盖章的《采购合同》。
步骤6：订单下达与执行
操作内容：
采购专员*根据审批通过的《采购需求申请表》及《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确交货时间、地点、运输方式等细节。
供应商确认订单后，采购专员*跟踪生产/备货进度，保证按期交付；若需变更订单，需书面通知供应商并经双方确认。
物流部门*协调收货事宜，提前确认收货地址、联系人及收货时间。
输出成果：《采购订单》《订单变更确认函》（如需）。
步骤7：物资验收与入库
操作内容：
供应商送货到指定地点后，需求部门、仓储部门及质检部门*共同到场验收：
数量验收：核对实物数量与订单、合同是否一致。
质量验收：检查物资外观、规格、包装是否符合要求；需质检的物资，由质检部门*出具《质量检验报告》。
单据验收：核对供应商提供的送货单、出厂合格证等文件是否齐全。
验收合格后，需求部门、仓储部门在《到货验收单》上签字确认；不合格物资则按合同约定拒收或作退换货处理，填写《不合格品处理记录》。
仓储部门*办理入库手续，更新库存台账。
输出成果：《到货验收单》《质量检验报告》（如需）、《不合格品处理记录》（如需）。
步骤8：付款申请与结算
操作内容：
采购专员*收集《采购合同》《到货验收单》《发票》等付款凭证，核对信息一致后填写《付款申请单》。
财务部门*对付款凭证的真实性、合规性进行审核，确认无误后提交审批。
按合同约定的付款流程（如预付款、进度款、尾款），经财务经理、分管领导审批后，由财务部门*安排付款。
输出成果：《付款申请单》《付款凭证》。
步骤9：采购资料归档
操作内容：
采购专员将采购全流程资料（含需求申请、预算审核、供应商评估、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理成册，标注编号后移交档案管理
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