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海运物流操作流程标准化手册

引言

本手册旨在规范海运物流操作的各个环节，明确各岗位的职责与操作标准，确保货物从委托到交付的整个流程高效、准确、安全，最大限度降低运营风险，提升客户满意度。本手册适用于公司内部所有涉及海运物流操作的部门及人员，作为日常工作的指导性文件。各相关人员须认真学习并严格遵照执行。

一、海运出口操作流程

1.1客户咨询与订单受理

业务人员在接到客户咨询时，应详细了解客户的货物信息（品名、数量、重量、体积、包装等）、起运港、目的港、预计出运时间、运输条款（如FOB,CIF,EXW等）、特殊要求（如是否需要温控、危险品运输等）及其他客户关切的问题。

与客户确认合作意向后，业务人员需与客户签订正式的运输合同或委托书。合同内容应明确双方权利义务、服务范围、费用明细、结算方式、违约责任等关键条款，确保信息准确无误，避免后续争议。

1.2订舱

根据客户提供的货物信息及运输要求，操作专员应选择合适的船公司或承运人。选择依据包括但不限于：船期稳定性、运价竞争力、服务质量、目的港覆盖能力及历史合作记录等。

选定承运人后，向其或其代理人提交订舱单（BookingNote）。订舱单需包含准确的收发货人信息、货物描述、件重尺、起运港、目的港、预计开航日期等核心内容。

及时跟踪订舱进度，确保在客户要求的时间内获得船公司的订舱确认（BookingConfirmation/ShippingOrder）。收到确认后，仔细核对所有信息，特别是船名航次、提还柜地点、截单截港时间等关键节点，如有不符，立即与船公司沟通更正。

1.3货物入仓/集港与装柜

1.3.1货物入仓

若客户选择送货至指定仓库，需提前通知客户仓库地址、入仓编号及最晚入仓时间。仓库操作人员在货物到达后，应对货物进行数量清点、包装检查，并记录货物状态。如发现货物有破损、短少或包装不合格等情况，应立即通知操作专员及客户，并拍照留存证据。

1.3.2安排拖车与装柜

对于需要到工厂或指定地点装柜的货物，操作专员需提前联系有资质的拖车公司，预约提空柜时间及装柜时间。向拖车公司提供准确的提柜地点、装货地址、联系人及联系方式。

拖车司机按预约时间前往堆场提空柜，并在提柜时检查空柜状况，如有无破损、异味、清洁度等。装柜过程中，应监督工人按照货物积载要求合理摆放，确保货物安全，避免货损。装柜完毕后，核对货物数量、唛头，并拍摄空柜、半柜、满柜及封条的照片存档。

1.3.3重箱还柜

装柜完成后，拖车司机需在船公司规定的截港时间前将重箱归还至指定码头或堆场。操作专员应跟踪还柜情况，确保重箱按时进港。

1.4报关文件准备

操作专员需提前与客户确认并收集完整、准确的报关文件。通常包括：商业发票、装箱单、报关单、报关委托书、合同、原产地证（如需）、特殊监管证件（如商检通关单、濒危物种许可证等，根据货物性质而定）。

对客户提供的文件进行预审，检查单据之间的信息是否一致，是否符合报关规范。如发现问题，及时与客户沟通修改，确保所有文件在规定的截单时间前准备就绪。

1.5出口报关与报检

将预审无误的报关文件提交给合作的报关行或自行向海关系统录入报关数据。申报数据应真实、准确、完整。

如货物涉及法定检验检疫，需在报关前完成报检手续，取得通关单或电子底账。

密切关注报关进度，及时处理海关提出的疑问或查验要求。如遇查验，积极配合海关，提供必要的资料和协助，确保查验顺利进行。

报关放行后，获取报关放行通知书。

1.6提单确认与签发

货物报关放行且重箱顺利进港后，操作专员需根据客户提供的提单补料（BillofLadingSupplement）向船公司或其代理确认提单内容。提单内容应与报关文件及实际货物信息严格一致，特别是收发货人、通知人、货物描述、件重尺、唛头、运费支付方式等。

提单确认过程中，务必仔细核对，确保无任何错误。确认无误后，按照客户要求的提单类型（正本提单、电放提单、海运单等）安排签发。正本提单需妥善保管并按约定方式交付给客户或其指定方。

1.7费用结算与文件交付

根据合同约定，在货物出运后及时整理各项费用明细，向客户开具账单。跟进客户付款进度，确保费用按时收回。

在客户结清费用后，将相关文件（如提单、商业发票、装箱单、原产地证等）按客户要求的方式（快递、邮件等）交付。

二、海运进口操作流程

2.1客户咨询与委托

同出口流程类似，进口业务始于客户咨询。业务人员需了解货物的基本信息（品名、原产国、数量、重量、体积、HS编码等）、起运港、目的港、预计到港时间、贸易条款（如CIF,FOB,EXW等）、是否需要代理清关、送货上门等服务要求。

与客户签订进口代理协议或委托书，明确服务范围、费用结构、双方责任等。

2.2换单

货物到港前或到港后，操作专员需向客户索取正本提单（或