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行政文件管理流程模板

一、适用工作情境

本流程模板适用于各类企事业单位、社会团体在行政文件全生命周期管理中的规范操作，涵盖制度类、通知类、报告类、会议纪要类、合同类等行政公文的起草、审核、签发、分发、执行、归档等环节，旨在保证文件管理标准化、流程化、可追溯，提升行政工作效率与规范性。

二、详细操作流程

（一）文件发起与起草

发起主体：各部门负责人或指定岗位人员（如行政专员、部门文秘）根据工作需要发起文件，明确文件目的、适用范围及核心内容。

起草要求：

文件标题应简明扼要，准确概括文件核心内容（如“2024年春节放假安排的通知”）；

需逻辑清晰，包含背景依据、具体事项、执行要求、责任主体等要素；

涉及跨部门协作的文件，需提前与相关部门沟通内容，保证信息一致；

文件格式需符合公司行政规范（如字体、字号、行距、页边距等，参照《公司公文格式标准》）。

输出物：文件初稿（含电子版及纸质版，若需签批）。

（二）部门内部审核

审核主体：文件发起部门负责人或指定审核人（如部门经理、主管）。

审核内容：

文件内容是否符合部门职责及工作实际；

数据、信息是否准确无误（如日期、金额、部门名称等）；

表述是否清晰、无歧义，是否存在错别字、语法错误；

涉及其他部门的职责或资源协调时，是否已达成共识。

处理结果：

审核通过：流转至下一环节（如跨部门会签或领导签发）；

审核不通过：退回发起部门修改，注明修改意见，修改后重新提交审核。

（三）跨部门会签（如涉及）

会签范围：文件内容涉及其他部门职责、权限或资源时，需启动跨部门会签（如人事制度需会签人力资源部，财务制度需会签财务部）。

会签流程：

发起部门将文件初稿及《文件会签单》（模板见附件1）发送至相关部门负责人；

各部门在1-2个工作日内完成会签，签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由）；

若存在意见分歧，由发起部门组织协调，达成一致后继续流转；分歧无法解决的，报请分管领导裁定。

（四）领导签发

签发权限：根据文件重要性及公司规定，明确不同层级领导的签发权限（如：

一般性通知、部门内部制度：部门负责人签发；

公司级制度、重要报告：分管副总经理签发；

战略性文件、重大事项：总经理签发）。

签发要求：

领核文件内容是否与公司战略、政策一致；

审批流程是否完整，会签手续是否齐全；

对文件最终稿确认无误后，签署姓名及日期（手写或电子签批均可，需保证可追溯）。

输出物：签发完成的文件正式稿（标注“签发人”“签发日期”，文件编号规则参照《公司文件编号管理办法》）。

（五）编号与登记

文件编号：行政部根据签发完成的文件，按统一规则赋予唯一编号（示例：

公司简称-年份-文件类别-流水号（如：公司-2024-制-001，代表公司2024年第1号制度文件）；

通知类：公司-2024-通-005；

报告类：公司-2024-报-010）。

登记备案：

行政部在《文件管理台账》（模板见附件2）中登记文件编号、名称、签发人、签发日期、密级（公开、内部秘密、机密）、分发范围、归档期限等信息；

电子文件同步至公司文件管理系统（如OA系统），标注编号及关键词，便于检索；

纸质文件正式稿交行政部统一存档（原件1份，复印件根据分发范围准备）。

（六）分发与传阅

分发范围：根据文件内容确定分发对象（如全体员工、各部门负责人、特定岗位人员等），由行政部统一分发。

分发方式：

电子文件：通过OA系统、企业等平台发送，要求接收方签阅确认；

纸质文件：填写《文件分发签收表》（模板见附件3），由接收人签字确认，保证“一人一签、一事一记”。

传阅要求：

限制性文件（如内部秘密、机密）需严格控制传阅范围，传阅人不得擅自复制、外传；

传阅过程中文件不得折叠、涂改，阅后及时交回行政部。

（七）执行与反馈

执行责任：文件中明确的责任部门或人员需在规定期限内落实文件要求（如制度执行、通知事项落地、报告数据报送等）。

跟踪反馈：

发起部门或行政部定期跟踪文件执行情况，记录执行进度及问题；

执行过程中遇到问题，责任部门需及时向发起部门或分管领导反馈，提出调整建议（如需修改文件，参照“文件修订流程”）。

（八）归档管理

归档范围：所有已签发、执行完毕或具有长期保存价值的行政文件（包括电子版及纸质版）。

归档时间：

年度总结类、制度类文件：次年第一季度前完成归档；

项目类、临时性文件：项目结束后1个月内完成归档；

日常通知、会议纪要：每季度末汇总归档。

归档要求：

电子文件：按“年份-文件类别-编号”文件夹分类存储，刻录光盘或备份至专用服务器，保证数据安全；

纸质文件：使用档案盒统一存放，标注“文件名称、编号、年度、盒号”，便于查阅；

归档文件需保持完整性，包含初稿、审核意见、签发稿、分发签收表等全流程材料。

三、配套表格模板

附件1：文件会签单

文件名称