合同管理与法律风险控制模板.docVIP

合同管理与法律风险控制工具模板

一、适用业务场景

商业合作类：如采购与销售合同、委托加工合同、战略合作协议等，规范交易双方权利义务；

服务外包类：如技术开发、咨询培训、物流服务合同等，明确服务标准与验收流程；

劳动人事类：如劳动合同、保密协议、竞业限制协议等，防范用工风险；

资产处置类：如房屋租赁、设备转让、知识产权许可使用合同等，保障资产权属清晰；

项目合作类：如工程承包、联合研发、合资经营合同等，管控项目进度与责任划分。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同准备阶段

需求梳理与资料收集

业务部门明确合作目的、核心诉求（如价格、交付时间、质量标准）及不可让步的条款；

收集合作方基础资料：营业执照（加盖公章复印件）、法定代表人证件号码明、资质证书（如行业特许经营许可）、过往合作业绩（如有）等，验证其主体资格与履约能力。

风险评估与初步对接

法务或合规部门对合作方背景进行尽职调查，重点核查涉诉记录、失信信息、行政处罚等；

双方就合作框架达成初步共识，形成《合作意向书》（非必需，但复杂建议签订），明确后续谈判重点。

（二）合同起草阶段

模板选择与条款填充

优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无模板时参考国家或行业示范文本；

按模板要求填充核心条款：当事人信息、标的描述（具体、可量化）、权利义务、履行期限与方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等。

条款合规性审查

保证条款符合《民法典》《公司法》等法律法规，如违约责任不得与法定责任冲突，格式条款不得排除对方主要权利；

涉及特殊领域（如房地产、金融、数据安全）的，需同步遵守行业监管规定（如《数据安全法》对个人信息处理的要求）。

（三）合同评审阶段

多部门联合评审

业务部门：审核标的、数量、价格、交付标准等商业条款是否与需求一致；

财务部门：审核付款方式、税费承担、违约金合理性对企业现金流的影响；

法务/合规部门：审核法律风险点（如管辖约定、知识产权归属、不可抗力条款）、条款完整性及表述严谨性；

管理层：重大合同（如金额超万元或涉及核心业务）需审批决策。

评审意见反馈与修订

评审人填写《合同评审表》（见模板1），明确修改意见及“同意”“修改后同意”“不同意”的结论；

起草部门根据意见修订合同，重大分歧需组织双方协商解决，必要时引入第三方专业机构（如律师事务所）出具意见。

（四）合同签署阶段

用印与授权管理

合同文本最终版本需经所有评审部门确认，由授权代表人签字并加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；

涉及分公司的，需加盖总公司公章并附总公司授权书；个人签署的，需核对证件号码原件并由本人签字。

文本交付与备案

合同一式X份（至少3份，双方各执1份，企业存档1份），双方骑缝章确认；

签署后3个工作日内，将合同扫描件原件交档案管理部门归档，同步更新《合同台账》（见模板3）。

（五）合同履行阶段

履行跟踪与记录

业务部门作为履行主体，按合同约定跟踪进度（如交付节点、验收流程），填写《合同履行跟踪表》（见模板2），记录履行中的问题（如延迟交付、质量异议）及沟通情况；

涉及付款、验收等需书面确认的，及时获取对方签字盖章的凭证（如收货单、验收报告）。

风险预警与应对

发觉对方可能违约（如经营异常、未按期供货），立即发《履约催告函》并留存送达证据；

因对方违约造成损失的，及时收集证据（如合同、邮件、照片）并启动索赔程序，必要时通过诉讼/仲裁维权。

（六）合同归档阶段

资料整理与分类

归档资料包括：合同文本、评审记录、签署页、补充协议、履行凭证（发票、验收单）、沟通函件等；

按合同类型（采购/销售等）、签订年度分类存放，电子版备份至企业服务器（加密存储），纸质版装订成册。

保管与查阅权限

合同保管期限：一般合同不少于5年，重大合同（如不动产、长期合作）不少于10年，劳动合同至员工离职后2年；

查阅需经部门负责人审批，涉密合同（如技术秘密）仅限相关人员接触，并记录查阅日志。

三、核心管理工具模板

模板1：合同评审表

合同基本信息

合同名称

合同编号

甲方（签约方）

乙方（签约方）

合同金额

履行期限

评审部门

评审人

评审意见

业务部门

*某某

标的描述与需求一致，但付款周期建议调整为30天

财务部门

*某某

违约金比例过高（建议不超过合同总额的20%），影响现金流

法务部门

*某某

第5条争议解决约定“由甲方所在地法院管辖”存在不公平，建议修改为“被告所在地”

管理层

*某某

同意法务意见，由业务部门与乙方协商管辖条款，3日内反馈

备注：最终修订版合同需附本表及修订说明，作为归档材料。

模板2：合同履行跟踪表

合同信息

履行情况

合同编号

签订日期

当前履行阶段

□准备阶段□履行中□已完成□异常

标的

应履行日期

实际履行日期

关键节点

计划日期

实际日期