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工程项目合同信息记录与管理表使用指南
一、适用场景与价值
在工程项目全生命周期中，合同是明确各方权责、规范履约行为的核心依据。本管理表适用于业主单位、承包商、监理方等多主体对工程合同的集中管理，涵盖合同签订、执行、变更、结算等关键环节。通过系统化记录合同信息，可实现以下价值：
信息追溯：快速查询合同条款、履行状态、变更记录等关键信息；
风险预警：通过工期、付款节点等动态跟踪，提前识别逾期、违约风险；
协同管理：统一多方合同数据口径，避免信息孤岛与沟通偏差；
合规支撑：为审计、结算、纠纷处理提供标准化数据依据。
二、操作流程与步骤详解
1.前期准备：基础资料收集
在填写表格前，需整理以下核心资料，保证信息来源准确：
合同双方主体信息（甲方、乙方全称、统一社会信用代码、法定代表人）；
合同文本（含主合同、补充协议、附件等，需标注版本号及生效日期）；
项目背景资料（如立项批复、招标文件、中标通知书等）；
双方授权代表信息（签字人姓名、职务、联系方式，内部编号替代真实联系方式）。
2.表格填写：分模块录入信息
按照模板表格字段分模块填写，保证“完整、准确、规范”，具体要求
基础信息：合同编号需按“项目代码-年份-序号”规则编制（如“GC2024-001”），合同名称需与文本完全一致，签订日期精确到日；
主体信息：甲方/乙方名称需与公章一致，联系人信息仅填写内部对接人（如甲方代表经理，乙方项目经理工）；
核心条款：合同金额需区分含税/不含税，工期明确起止日期及总日历天数，付款方式按节点（如预付款、进度款、质保金）列明比例及条件；
项目关联：填写对应项目名称、工程地点、项目类型（如房建、市政、公路），便于按项目维度筛选；
执行跟踪：首次填写时“当前状态”默认为“已签订”，履约过程中动态更新为“履行中”“已完成”“变更中”“争议中”等。
3.信息更新：动态维护履约状态
合同执行过程中，需及时更新以下动态信息，保证表格时效性：
进度节点：记录实际开工/竣工日期、关键里程碑完成情况（如“主体结构封顶，较计划提前3天”）；
变更记录：补充协议或合同变更需单独记录变更编号、变更内容（如“合同金额增加5%，因设计变更”）、生效日期，并关联原合同条款；
付款记录：按节点登记已支付金额、支付日期、剩余应付金额，逾期付款需标注原因（如“甲方资金审批延迟”）；
问题记录：对履约中的争议、违约情况（如“乙方施工质量不符第3.2条约定”）需详细描述处理进展及责任方。
4.归档管理：分类存储与权限控制
分类存储：按项目名称建立文件夹，电子表格与合同扫描件（PDF格式）同步存储，命名规则为“合同编号-合同名称-版本号”；
权限管理：根据岗位设置查看/编辑权限（如项目经理可编辑所有字段，普通员工仅可查看基础信息），避免信息误删或泄露；
定期备份：每月对表格数据进行异地备份，防止因设备故障导致数据丢失。
5.复盘分析：阶段性总结优化
每季度或项目关键节点后，通过表格数据复盘合同管理情况：
统计合同履约率（“已完成合同数/总合同数”）、变更率（“变更金额/原合同金额”）、逾期付款频次等指标；
分析高频问题（如“某承包商工期延误率达20%”），针对性优化后续合同条款或供应商选择标准。
三、模板表格结构与字段说明
模块
字段名称
填写要求
示例
基础信息
合同编号
按项目代码-年份-序号编制，唯一且不可重复
GC2024-003
合同名称
与合同文本标题完全一致
市高新区基础设施建设项目施工合同
签订日期
YYYY-MM-DD格式
2024-03-15
主体信息
甲方信息
单位全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人（*经理）、联系方式（内部分机号）
市城市建设集团有限公司，联系人*经理，分机801
乙方信息
同甲方信息
建筑工程有限公司，联系人*工，分机802
核心条款
合同金额（元）
含税/不含税需标注，保留两位小数
含税，10,500,000.00
合同工期
起止日期及总日历天数
2024-04-01至2025-03-31（总365天）
质量标准
按国家/行业规范填写，或约定具体标准
《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300
付款方式
列明各节点比例及条件
预付款10%，进度款60%（按月完成量），质保金10%
项目关联
对应项目名称
关联立项批复中的项目全称
市高新区基础设施建设项目
工程地点
具体到区县、街道
市高新区路号
项目类型
房建/市政/公路/水利等
市政工程
执行跟踪
当前状态
已签订/履行中/已完成/变更中/争议中/解除
履行中
实际开工日期
首次进场施工日期，YYYY-MM-DD格式
2024-04-05
最新变更记录
变更编号、变更内容摘要（不超过50字）
变更001：增加绿化工程，合同金额+50万元
付款记录
累计支付金额、剩余应
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