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企业行政公文撰写及审核标准模板

一、适用范围与应用场景

日常管理类：如通知、通报、会议纪要、工作计划、总结报告等；

人事管理类：如任免决定、岗位调整通知、员工奖惩通报等；

制度规范类：如管理办法、规定、细则、操作流程等；

对外联络类：如函件、邀请函、合作意向书（内部审批用）等；

专项工作类：如项目请示、预算申请、验收报告等。

二、公文撰写与审核流程步骤

（一）公文起草

明确起草依据：根据企业战略、上级要求或实际工作需要，确定公文的目的、适用范围及核心内容，保证内容符合国家法律法规及企业内部制度。

收集整理素材：收集相关数据、政策文件、会议记录等素材，保证内容真实、准确，必要时征求业务部门意见。

拟定公文框架：按标准格式搭建公文结构，通常包括标题、主送机关、附件说明、发文机关、成文日期等要素。

撰写内容：

标题应简洁明了，一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于加强办公区域管理的通知”）；

主送机关顶格书写，指公文的接收部门或人员；

逻辑清晰，层次分明，可分章节、条款表述，语言正式、简洁，避免口语化；

涉及具体数据、时间、任务的，需明确量化表述。

（二）部门初审

起草人自查：完成初稿后，起草人需检查内容完整性、格式规范性、文字准确性（如错别字、标点符号），并填写《公文起草自查表》（见附件1）。

部门负责人审核：部门负责人对公文内容的真实性、业务合规性及部门间协调性进行审核，重点确认是否与其他部门工作存在冲突，审核通过后签字确认。

（三）跨部门会签（如需）

公文内容涉及多个部门职责时，需由起草人送相关部门会签。会签部门应在1个工作日内反馈意见，对有异议的内容需与起草部门协商达成一致，未通过会签的公文不得进入下一环节。

（四）合规与法务审核（如需）

涉及重大制度、对外法律文书、资金审批等内容的公文，需提交法务部门或合规专员审核，保证内容合法合规，规避法律风险。审核通过后，法务部门在《公文合规审核表》上签字反馈。

（五）领导签发

分级签发：根据公文重要性及审批权限，由相应层级领导签发：

一般事务性公文（如通知、会议纪要）：由分管部门工作的副总经理签发；

重大事项公文（如制度文件、人事任免、项目请示）：由总经理或董事长签发。

签发要求：领导重点审核公文内容的政策性、必要性及可行性，确认无误后签字并注明签发日期。

（六）编号与排版

公文编号：由企业行政管理部门按统一规则编号（如“公司办〔2024〕X号”），保证编号唯一性。

格式排版：按《标准公文格式模板》（见第二部分）调整字体、字号、行距、页边距等，保证格式规范、美观。

（七）发布与归档

正式发布：公文经签发编号后，由行政管理部门通过企业内部办公系统、公告栏或正式文件形式发布，明确接收范围及执行要求。

归档管理：发布后的公文原件（含签批页）及电子版由行政管理部门统一归档，保存期限按企业档案管理规定执行。

三、标准公文格式模板表格

要素

位置与格式要求

内容示例

文件头

页面顶端，居中，二号小标宋体字

公司文件

发文字号

文件头下方，居中，三号仿宋体字，格式为“机关代字〔年份〕序号号”

公司办〔2024〕12号

签发人

发文字号右侧，三号仿宋体字，标注“签发人：”后领导姓名（用*代替）

签发人：*

标题

页面第二行，居中，二号小标宋体字，长度一般不超过30字

关于2024年春节放假安排的通知

主送机关

标题下方顶格书写，三号仿宋体字，后加冒号；多个机关用顿号分隔

公司各部门、各子公司：

主送机关下方，首行缩进2字符，三号仿宋体字，行距28磅；分章节表述时，一级标题用黑体，二级标题用楷体

一、放假时间2024年2月9日至2月17日放假调休，共9天。2月4日（星期日）、2月18日（星期日）上班。

附件说明

下方，空2行，左空2字符，三号仿宋体字，标注“附件：”后加附件名称及份数

附件：1.2024年春节值班表.docx（1份）2.节前安全检查通知.pdf（1份）

发文机关署名

成文日期上方，右空4字符，三号仿宋体字（联合行文时主办机关在前）

公司办公室

成文日期

发文机关署名下方，右空4字符，三号仿宋体字，采用阿拉伯数字（年、月、日齐全）

2024年1月20日

印章

盖在成文日期上，骑年盖月，清晰完整

（加盖公司公章）

页码

页脚居中，四号宋体字，页码前加“-”

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四、撰写与审核关键注意事项

（一）撰写注意事项

内容准确性：涉及数据、时间、人员、部门名称等关键信息需反复核对，保证与实际情况一致，避免因信息错误导致工作延误或误解。

语言规范性：使用书面语，避免口语化、网络用语及模糊表述（如“大概”“可能”），专业术语需准确无误，必要时附解释说明。

逻辑结构清晰：内容按“总-分”“背景-目的-措施-要求”等逻辑展开，层次分明，条款之间衔接紧密，避免重复或矛盾。

格式要素齐全：