公司文件档案管理表格式及使用场景全方位覆盖版.docVIP

公司文件档案管理表格式及使用场景全方位覆盖版

一、适用范围与典型应用场景

本档案管理体系适用于企业各类文件的全生命周期管理，覆盖行政、人事、财务、项目、法务等多部门场景，具体包括但不限于：

行政类文件：公司制度、会议纪要、通知公告、办公资产记录等；

人事类文件：员工入职档案、劳动合同、培训记录、绩效考核表、离职证明等；

财务类文件：预算报表、费用报销单、审计报告、税务申报资料等；

项目类文件：项目立项书、进度计划、验收报告、成果交付文档等；

合同类文件：业务合同、协议、补充函、法律文书等。

典型场景示例：行政部门统筹年度制度归档、人事部门调取员工在职记录、项目组追溯文件版本历史、法务部门核查合同履行情况等，均需通过标准化档案表实现高效检索与规范管理。

二、标准化操作流程详解

步骤1：文件分类与编码规则制定

分类标准：按部门（如“行政-”“人事-”）+文件类型（如“制度-”“合同-”）+年度（如“2024”）组合分类，例如“人事-合同-2024”；

编码规则：在分类后加3位流水号，如“人事-合同-2024-001”，保证每份文件唯一编码，避免重复。

步骤2：档案信息填写与核对

依据《档案管理表单》（详见第三部分）逐项填写文件名称、编号、形成日期、责任人等核心信息，要求字迹清晰（电子档需统一字体格式），关键信息（如密级、存储位置）不得遗漏；

由部门负责人或指定经办人（*）核对信息准确性，签字确认后进入归档流程。

步骤3：归档与存储管理

纸质档归档：将文件按编码顺序装入档案袋，标注档案名称及编码，存放于指定文件柜，柜外张贴分类索引标签；

电子档归档：至公司指定电子档案系统（如OA系统、云盘），按分类创建文件夹，文件名与编码一致，系统内备注存储路径（如“人事部/合同/2024/人事-合同-2024-001”）。

步骤4：借阅与流转登记

借阅人（）填写《文件借阅申请表》，注明借阅事由、期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人审批后，档案管理员（）登记借阅记录（包括借阅时间、归还时间、经办人）；

涉密文件需经分管领导（*）签字同意，借阅时全程监督，原件不得带离档案室。

步骤5：定期盘点与更新

每季度末由档案管理员（*）牵头，各部门配合开展档案盘点，核对纸质档与电子档一致性，更新《档案台账》；

对已失效或过期的文件（如超保管期限的合同、旧版制度），按流程标记“待销毁”，经审批后统一处理。

步骤6：销毁与合规处理

超过保管期限且无留存价值的文件，由部门提交《档案销毁申请表》，经法务部（）审核、总经理（）审批后，由2人以上（含）监销，纸质档碎纸处理，电子档彻底删除并记录销毁日志。

三、档案管理表单模板及填写指引

（一）通用档案管理表单模板

基础信息

内容填写要求

档案名称

填写文件全称，如“2024年度员工绩效考核管理制度”

档案编号

按编码规则填写，如“行政-制度-2024-005”

文件分类

单选：行政/人事/财务/项目/合同/其他

密级

普通/内部/秘密（根据文件敏感度选择，默认“普通”）

形成部门

填写具体部门，如“人力资源部”

形成日期

格式：YYYY-MM-DD，如“2024-03-15”

责任人

填写文件主要经办人或负责人，如“*”

文件类型

单选：制度/合同/报告/记录/通知/其他

页数

纸质档填写总页数，电子档填写“1”（以存储单位为准）

存储位置

纸质档：“行政部文件柜-第2层-03号”；电子档：“OA系统/行政部/制度”

关联项目/合同编号

如无关联，填写“-”；例如“P2024-003”（项目编号）

备注

其他需说明事项，如“替代旧版文件：行政-制度-2023-002”

管理记录

内容填写要求

归档日期

格式：YYYY-MM-DD，如“2024-03-20”

归档人

档案管理员签字，如“*”

最近借阅日期

如未借阅，填写“-”；格式：YYYY-MM-DD

最近借阅人

如未借阅，填写“-”；如“*”

销毁日期

如未销毁，填写“-”；格式：YYYY-MM-DD

销毁审批人

如未销毁，填写“-”；如“*”

（二）填写示例（以人事类合同档案为例）

基础信息：档案名称“劳动合同”，档案编号“人事-合同-2024-012”，文件分类“人事”，密级“内部”，形成部门“人力资源部”，形成日期“2024-01-10”，责任人“*”，文件类型“合同”，页数“5”，存储位置“人事部档案柜-第1层-05号”，关联项目/合同编号“-”，备注“无”；

管理记录：归档日期“2024-01-15”，归档人“”，最近借阅日期“2024-03-01”，最近借阅人“法务部”，销毁日期“-”，销毁审批人“-”。

四、关键执行要点与常见问题规避

分类一致性：所有文件必须严格按部门+类型+年度分类，禁止跨类别混放（如将项目会议纪要归入行政类），保证检索逻辑清