业务合同审核与签订流程工具.docVIP

业务合同审核与签订流程工具指南

一、业务合同审核与签订工具的适用场景

本工具适用于企业各类业务合作场景中合同的全生命周期管理，具体包括但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等合作合同的签订；

销售类合同：产品销售、服务提供、客户定制等业务合同的签订；

合作类合同：联合研发、渠道代理、品牌授权等合作协议的签订；

服务类合同：咨询、设计、物流、信息技术支持等专业服务合同的签订；

其他类合同：租赁、委托、保密、劳动合同等相关协议的签订。

本工具覆盖企业内部多部门协作（如业务部门、法务部门、财务部门、管理层），保证合同从发起、审核、审批到签署、归档的标准化管理，降低法律风险与运营成本。

二、业务合同审核与签订全流程操作指南

（一）合同发起与资料准备

责任部门/人：业务部门（合同发起人，如销售经理、采购专员）

操作步骤：

明确合作需求：根据业务合作内容，确定合同标的、合作期限、核心条款（如价格、数量、质量标准、付款方式等），与合作方初步达成合作意向。

收集基础资料：

合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人身份证明，若为授权签署需提供授权委托书）；

业务背景资料（如合作方案、技术协议、报价单、项目建议书等）；

企业内部需求文件（如采购申请单、销售订单、审批单等）。

起草合同文本：使用企业标准合同模板（或参考行业范本），结合合作需求填写具体条款，保证内容完整、表述清晰。合同文本应至少包含以下核心要素：

合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系方式）；

合同标的（名称、规格、型号、数量等）；

权利义务条款（双方主要职责、交付标准、验收方式等）；

价格与支付条款（金额、计价方式、付款条件、账户信息等）；

履行期限、地点和方式；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；

保密条款、知识产权条款、不可抗力等特殊约定（如适用）。

（二）内部审核流程

责任部门/人：业务部门初审→法务部门审核→财务部门审核→管理层审批（根据合同金额/类型分级）

操作步骤：

1.业务部门初审

审核重点：

合同内容与业务需求的一致性（如标的、数量、价格是否与报价单、订单匹配）；

合作主体信息准确性（名称、社会信用代码等与证明文件是否一致）；

履行可行性（交付周期、质量标准是否符合企业实际能力）；

条款完整性（是否遗漏核心要素，如违约责任、争议解决方式）。

输出：填写《合同评审表》“业务部门意见”栏，标注修改建议并确认通过后，提交至法务部门。

2.法务部门审核

审核重点：

合法性条款：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；

权利义务对等性：双方责任、风险分配是否公平，是否存在“霸王条款”；

法律风险点：违约责任是否明确、可执行，争议解决方式约定是否有效（如仲裁需明确仲裁机构），知识产权归属是否清晰；

文本规范性：条款表述是否无歧义，用词是否专业，格式是否统一。

输出：填写《合同评审表》“法务部门意见”栏，对存在风险的条款提出修改建议（如“建议增加逾期付款违约金计算标准”），审核通过后提交财务部门；若存在重大法律风险，退回业务部门重新修订。

3.财务部门审核

审核重点：

价格条款：定价是否合理，是否符合企业定价策略，是否存在价格虚高或低于成本风险；

支付条款：付款方式、进度、账户信息是否安全（如避免个人账户收款），税务处理方式（如发票类型、税率）是否合规；

财务风险：合同金额是否在企业预算范围内，付款条件是否与现金流匹配，是否存在大额预付款或长期垫资风险；

保证金/质保条款：保证金比例、返还条件是否合理，质保期限与质量风险是否匹配。

输出：填写《合同评审表》“财务部门意见”栏，标注财务审核结论（如“同意按30%预付款+70%验收款支付”），通过后提交管理层审批。

4.管理层审批

审批权限（根据企业分级授权制度示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元：总经理/总经理办公会审批。

审批重点：

合同战略符合性：是否与企业年度经营目标、战略规划一致；

资源配置合理性：是否涉及人力、资金、技术等资源投入，是否具备履约能力；

综合风险评估：结合业务、法务、财务审核意见，最终决策是否签署合同。

输出：管理层在《合同评审表》“审批意见”栏签署审批结论（如“同意签署，按法务修订意见修改”），审批通过后进入签署环节。

（三）合同签署与生效

责任部门/人：业务部门（对接签署）、行政部/法务部（印章管理）

操作步骤：

文本最终确认：业务部门根据各审核部门修改意见完成合同文本终稿，与合作方沟通确认无误后，打印一式X份（根据合同份数需求，如一式三份：双方各执一份，企业存档一份）。

签署准备：

确认签署人身