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会议记录整理操作规程

一、会议记录整理操作规程概述

会议记录整理是确保会议信息准确传达和有效存档的关键环节。本规程旨在规范会议记录的整理、审核、归档等操作流程，提高工作效率和信息准确性。通过标准化操作，确保会议记录内容完整、格式规范、存储安全，为后续工作提供可靠依据。

二、会议记录整理操作步骤

（一）会议记录收集与初步整理

1.收集会议记录原文：从会议主持人、记录人处获取完整的会议记录手写稿或电子文档。

2.检查记录完整性：核对会议记录是否包含会议基本信息（如会议名称、时间、地点、参会人员等）、讨论要点、决议事项等。

3.初步整理内容：对记录原文进行排序，确保发言顺序正确，删除无关内容（如重复表述、与会议主题无关的闲聊等）。

（二）会议记录审核与修订

1.审核记录准确性：对照会议录音或参会人员反馈，核对记录中的数据、人名、事件描述等是否准确无误。

2.修订语言表达：将口语化表述转换为书面语，确保语句通顺、逻辑清晰。例如，将“这个方案挺好的”改为“该方案具有可行性”。

3.补充遗漏信息：如发现记录中存在遗漏的关键讨论点或决议事项，及时与记录人沟通补充。

（三）会议记录格式规范化

1.设置标题与页眉：在文档顶部添加“XX会议记录”作为标题，并在页眉处标注会议日期、编号等信息。

2.编排段落结构：按发言主题或时间顺序划分段落，使用编号或项目符号清晰呈现讨论要点。

3.统一格式要求：

-字体：使用宋体或黑体，字号为小四或五号。

-行距：1.5倍行距或固定值20磅。

-页边距：上下左右各2.5厘米。

（四）会议记录审核与签发

1.多级审核流程：

-初审：由记录部门负责人对记录内容进行初步审核。

-复审：由会议主办部门主管进行二次审核，确保无重大遗漏或错误。

2.签发确认：审核通过后，由主办部门负责人在会议记录末尾签字确认，注明签发日期。

（五）会议记录归档与存储

1.电子文档存储：

-将整理后的会议记录上传至公司文档管理系统。

-创建文件夹结构（如按年份/部门/项目分类），确保检索方便。

2.纸质文档归档：

-打印并装订会议记录，粘贴归档标签。

-按照档案管理规定，存放在指定档案室，做好防潮防火措施。

3.存档期限：根据公司档案管理制度，设定不同类型会议记录的保存期限（如一般会议记录保存3年，重要会议记录保存5年）。

三、注意事项

（一）保密性管理

1.涉及敏感信息的会议记录，需标注保密级别。

2.限制阅读权限，仅授权人员可访问高保密级别记录。

（二）版本控制

1.每次修订需记录修改人、修改时间及修改内容。

2.保留历史版本，以便追溯变更过程。

（三）定期维护

1.每季度对存档记录进行盘点，确保完整无损。

2.更新电子文档索引，优化检索功能。

四、附则

本规程自发布之日起执行，由行政部负责解释与修订。各部门需严格遵守操作流程，确保会议记录管理工作规范化、制度化。

**三、注意事项**

（一）保密性管理

1.涉密信息识别与标注：

(1)在收集和整理会议记录初稿阶段，记录人或审核人需特别注意识别可能包含敏感信息的内容。这些信息可能包括但不限于：内部战略规划、未公开的市场分析数据、详细的财务预测、人员调整初步方案、未正式发布的项目进展、技术秘密或创新思路、以及可能涉及商业合作谈判的敏感条款等。

(2)一旦识别出可能属于敏感信息的内容，应在记录整理的早期阶段进行标注，例如在文档首页或相关段落旁添加“内部资料，注意保密”或“阅后即焚”（针对临时性高度敏感文件）等标识，并初步判断其保密级别（如“一般内部”、“重要内部”、“高度保密”）。

2.访问权限控制与分级管理：

(1)根据标注的保密级别，严格设定和执行访问权限。一般内部会议记录可能仅限于参会人员及相关部门核心人员访问；重要内部会议记录可能需要更严格的审批流程才能获取；高度保密的会议记录则可能仅限于特定领导层或项目核心小组成员，且需履行严格的查阅登记手续。

(2)对于电子文档，需利用文档管理系统或权限设置工具（如文件夹权限、文件加密、水印添加等）实现访问控制。确保只有授权用户才能打开、阅读、复制或打印相应级别的会议记录。

(3)对于纸质文档，应存放于带锁的文件柜或专用档案室中，由指定人员管理钥匙或密码。非授权人员未经许可不得接触。

3.传递与销毁规范：

(1)在传递会议记录（无论是电子版还是纸质版）时，必须通过安全可靠的途径进行。电子版应通过内部加密邮件、受保护的企业云盘分享或内部通讯工具传递；纸质版应直接递送给授权接收人或在监控环境下传递。

(2)对于不再需要保存或达到保存期限的会议记录，特别是涉及高度敏感信息的记录，必须按照公司规定的废弃程序进行销毁。电子版应使用专业的文件销毁软件彻底删除，并记录删除操作；纸质版应